Wykaz wydatków - raport faktur kosztowych w Fakturowni

Raport Wykaz wydatków w Fakturowni pozwala sprawdzić zestawienie faktur kosztowych zarejestrowanych w systemie dla wybranego okresu. Dla każdej faktury prezentowane są wartości netto, VAT i brutto oraz kwota opłacona i pozostała do zapłaty. Raport umożliwia również filtrowanie danych według wybranych parametrów i eksport wyników do pliku XLS.

Co zawiera raport Wykaz wydatków?

Raport Wykaz wydatków wyświetla listę faktur kosztowych z wybranego okresu. Każdy wiersz zestawienia zawiera:

• liczbę porządkową, datę wystawienia, numer dokumentu i dane kontrahenta,
• kategorię - kolumna widoczna na ekranie tylko wtedy, gdy masz włączoną funkcję kategorii na koncie; w eksporcie XLS kolumna Kategoria jest zawsze obecna (pusta, jeśli faktura nie ma przypisanej kategorii),
• opis - dla faktury z jedną pozycją pokazuje pełną nazwę tej pozycji - dla faktury z wieloma pozycjami wyświetla pierwsze 6 znaków nazwy każdej pozycji, połączone przecinkami (np. Usługa, Towar, Dostaw…) - wartość jest generowana automatycznie i nie można jej ręcznie zmienić,
• wartości netto, VAT i brutto faktury,
• kwotę opłąconą - kwota już zapłacona, uzupełniana przy częściowej płatności,
• do zapłaty - wartość brutto faktury pomniejszona o kwotę opłaconą - przy fakturach walutowych system liczy różnicę w oryginalnej walucie faktury i przelicza ją jednym historycznym kursem zapisanym na fakturze, niezależnie od daty wpłaty.

Jak wygenerować raport Wykaz wydatków w Fakturowni?

Przed wygenerowaniem raportu ustaw filtry zgodnie z potrzebami. Raport nie ma limitu liczby wierszy - wyświetli wszystkie pasujące faktury kosztowe z wybranego okresu. Aby przygotować zestawienie:

1. przejdź do zakładki Raporty > Lista raportów i w sekcji Finanse wybierz Wykaz wydatków, 
2. w polach Data od i Data do ustaw zakres czasowy, który ma być wzięty pod uwagę w raporcie,
3. w polu Szukaj po dacie wybierz, czy raport ma uwzględniać datę sprzedaży, wystawienia czy płatności - domyślny filtr to data wpływu dokumentu - jeśli na koncie aktywna jest księgowość online do wyboru pojawią się również opcje data rozliczania podatku VAT i podatku dochodowego,, 
4. przycisk ↓ więcej opcji pozwala na ustawienie szczegółowych filtrów w tym kategorii, typu dokumentu, statusu czy użytkownika, 
5. kliknij Generuj raport, aby wyświetlić zestawienie faktur kosztowych.

Jak filtrować faktury kosztowe po statusie, walucie i kontrahencie?

Kliknij  ↓ więcej opcji, aby rozwinąć dodatkowe filtry raportu:

• typ dokumentu - wybierz rodzaj dokumentów uwzględnianych w raporcie: wszystkie dokumenty księgowe, faktury VAT, faktury zaliczkowe, faktury marża i inne. Domyślnie filtr ustawiony jest na wszystkie księgowe, co wyklucza faktury anulowane i wydatki odrzucone w procesie akceptacji, zmień go na wszystkie, żeby zobaczyć te dokumenty,
• status - ogranicz raport do faktur o wybranym statusie (np. otrzymana, zatwierdzona, opłacona, nieopłacona, częściowo opłacona, opłacona po terminie, nieopłacona przeterminowana), domyślnie filtr statusu nie jest aktywny i raport obejmuje wszystkie statusy,
• użytkownik - filtruj faktury kosztowe wprowadzone przez konkretnego użytkownika - filtr obejmuje też dokumenty wgrane przez API (przypisane do właściciela tokenu) i zaimportowane przez CSV (przypisane do użytkownika, który uruchomił import),
• kraj nabywcy - w tym raporcie oznacza kraj sprzedawcy - pozwala zawęzić zestawienie do kontrahentów z wybranego kraju, jeśli kraj jest określony na karcie klienta,
• waluta - wybierz konkretną walutę, żeby zobaczyć kwoty w oryginalnej walucie faktury (przeliczanie wyłączone) lub wybierz Dowolna (z konwersją na walutę główną konta), żeby wszystkie kwoty przeliczyć kursem zapisanym na każdej fakturze na walutę główną konta - mechanizm działa niezależnie od tego, czy walutą konta jest PLN, EUR czy inna,
• klient - wpisz kilka liter nazwy klienta i wybierz kontrahenta z listy podpowiedzi, aby wygenerować wykaz wydatków tylko dla tego jednego kontrahenta,
• kategorie - jeśli na koncie masz utworzoną przynajmniej jedną kategorię, w raporcie pojawi się pole do filtrowania po kategorii przypisanej do dokumentu - filtr sprawdza kategorię ustawioną bezpośrednio na fakturze kosztowej - jeśli kategoria nie została przypisana do samej faktury, dokument nie pojawi się po filtrowaniu, nawet gdy kategorię ma przypisaną produkt lub usługa na jej pozycji - można zaznaczyć kilka kategorii naraz (raport pokaże faktury pasujące do dowolnej z nich) oraz wybrać opcję brak kategorii, aby zobaczyć dokumenty bez przypisanej kategorii.

Jak wyeksportować wykaz wydatków do XLS lub wydrukować?

Po wygenerowaniu raportu użyj przycisków widocznych nad tabelą:

• Eksport do XLS - pobiera plik z tymi samymi wierszami co widok ekranowy; eksport nie ma limitu liczby wierszy, kolumna kategoria jest zawsze obecna w pliku XLS, nawet jeśli nie używasz kategorii na koncie,
• Wydruk - otwiera widok raportu przygotowany do druku, z poziomu okna wydruku możesz zlecić pobranie raportu do PDF.