KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić

Gdzie mogę ustawić uprawnienia użytkowników w KSeF?
 

1. Wejdź w: Ustawienia > Integracje i dodatki >  KSeF > Ustawienia > Szczegóły połączenia z KSeF
2. W sekcji Kto może wysyłać dokumenty do KSeF?
3. Wybierz jedną z odpowiadających Ci opcji 

• Tylko właściciel i administrator konta
• Wybrani i zautoryzowani użytkownicy
• Wybrani użytkownicy

Ważne! Jeśli na koncie posiadasz kilka firm i każdy NIP masz osobno połączony z KSeF, to ustawienia użytkowników dotyczące wysyłki do KSeF ustawiasz osobno w szczegółach każdego połączenia NIP dla poszczególnej z firm. 

API 

Wszystkie dokumenty wystawione i przesłane do KSeF automatycznie po API (przez integrację zewnętrzną np. e-commerce) mają podpis osoby, która dokonała autoryzacji konta w Fakturowni z KSeF.

Tylko właściciel i administrator konta

Dokumenty do KSeF mogą wysyłać wyłącznie użytkownicy z najwyższymi uprawnieniami: właściciel konta oraz administrator.

Uwaga! Faktury przesłane przez tych użytkowników do KSeF mają podpis osoby, która dokonała autoryzacji konta w Fakturowni z KSeF.
 

Kiedy wybrać tę opcję?

• gdy chcesz maksymalnie ograniczyć dostęp do wysyłki do KSeF,

W tej sytuacji, jeśli masz aktywną automatyczną wysyłkę faktur do KSeF na koncie to tylko te faktury, które właściciel konta oraz administrator wystawią z automat zostaną przesłane do KSeF od razu.

Faktury wystawione przez pozostałych pracowników z rolą Użytkownik, Księgowy czy własną rolą zostaną zapisane na koncie ale nie zostaną przesłane do KSeF. Ich wysyłkę zlecić do KSeF ręcznie będzie musiał właściciel konta lub administrator, tak jak opisujemy to w sekcji Ręczna wysyłka faktur do KSeF

Dostęp do wydatków oraz możliwość ich pobierania z KSeF będzie miał każdy Użytkownik, który obecnie posiada dostęp do tej zakładki zgodnie z ogólnymi Uprawnieniami konta.

Wybrani i zautoryzowani użytkownicy

• nadano uprawnienie w Fakturowni, oraz
• wykonali indywidualną autoryzację do KSeF.

Jak to wygląda w praktyce?

1. Użytkownik z rolą Właściciel konta lub Administrator przechodzi do zakładki Ustawienia > Integracje i dodatki >  KSeF > Ustawienia > Szczegóły połączenia z KSeF
2. Przy wybranym adresie e-mail np. uzytkownik@domena.pl klika Nadaj uprawnienia
3. Następnie wskazuje jeden z identyfikatorów pracownika (PESEL, odcisk palca lub NIP) za pomocą, którego wskazany pracownik dokona autoryzacji
4. Teraz użytkownik o adresie uzytkownik@domena.pl po zalogowaniu się do Fakturowni ze swojego loginu i hasła przechodzi proces autoryzacji
5. Po prawidłowym wykonaniu autoryzacji, Fakturownia generuje certyfikat pracownika na koncie firmowych KSeF, który ważny jest 2 lata
6. Właściciel, Administrator jak i sam użytkownik może w każdym momencie anulować nadane uprawnienia i unieważnić certyfikat  

Kiedy wybrać?

• gdy chcesz, aby dokumenty przesłane do KSeF miały podpis nie osoby, która dokonała autoryzacji konta w Fakturowni z KSeF, a konkretnego pracownika lub przedstawiciela biura rachunkowego.

W tej sytuacji każdy użytkownik na koncie w przypadku nadanych uprawnień do KSeF może przesyłać dokumenty zgodnie z ustawieniami wysyłki dokumentów do KseF. 

Dostęp do wydatków oraz możliwość ich pobierania z KSeF będzie miał każdy Użytkownik, który obecnie posiada dostęp do tej zakładki zgodnie z ogólnymi Uprawnieniami konta.

Wybrani użytkownicy

Kiedy wybrać?

• gdy chcesz dopuścić wskazane osoby do wysyłki dokumentów do KSeF bez indywidualnej autoryzacji w KSeF każdej z nich,

Uwaga: Przy tej opcji dokumenty są wysyłane do KSeF z podpisem certyfikatu osoby, która wykonała pierwsze połączenie z KSeF.

Dostęp do wydatków oraz możliwość ich pobierania z KSeF będzie miał każdy Użytkownik, który obecnie posiada dostęp do tej zakładki zgodnie z ogólnymi Uprawnieniami konta.

Jak nadać / cofnąć uprawnienia użytkownikowi?

1. Wejdź w Ustawienia > Integracje i dodatki >  KSeF > Ustawienia > Szczegóły połączenia z KSeF
2. W sekcji Kto może wysyłać dokumenty do KSeF? wybierz właściwą opcję (jedną z trzech opisanych wyżej).
3. Na liście użytkowników:
4. kliknij Nadaj uprawnienie przy osobie, która ma mieć dostęp,
5. aby odebrać dostęp kliknij Cofnij uprawnienia (jeśli dostępne w danym trybie),
6. jeśli wystąpił błąd autoryzacji kliknij Spróbuj ponownie,
7. w razie potrzeby usuń autoryzację użytkownika przyciskiem Usuń połączenie.

Statusy na liście użytkowników – co oznaczają?

Na ekranie możesz zobaczyć m.in.:

• W trakcie
  Proces autoryzacji/połączenia użytkownika z KSeF trwa.

• Błąd (akcja: Spróbuj ponownie)
  Autoryzacja nie zakończyła się poprawnie. Kliknij Spróbuj ponownie i dokończ proces.

• Zautoryzowano pomyślnie (akcja: Usuń połączenie)
  Użytkownik ma poprawną autoryzację do KSeF (w trybie „Wybrani i zautoryzowani użytkownicy”).

• Uprawnienie wygasło (akcja: Nadaj uprawnienie)
  Uprawnienie/autoryzacja wymaga ponownego nadania lub odświeżenia. (w trybie „Wybrani i zautoryzowani użytkownicy”).

Najczęstsze pytania

1.Czy w Fakturowni jest dostępne samofakturowanie oraz wysyłanie faktur wystawionych przez Nabywcę w KSeF?

Nie, w Fakturowni to rozwiązanie nie jest dostępne.

Sprawdź również:
Komunikacja z księgowością pod fakturą kosztową – szybsze opisy i akceptacja wydatków
KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku
KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić
KSeF w Fakturowni – kluczowe informacje
Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?
Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży do 1.04.2026 
Tryby awaryjne offline i offline24
Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF?
Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF
KSeF a wygląd faktury w Fakturowni: kod QR, link weryfikacyjny i numer KSeF (PDF/wydruk)
Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?
Jak połączyć Fakturownię z KSeF (DEMO) – autoryzacja integracji krok po kroku
Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni