Uwierzytelnienie manualne – wgranie certyfikatów (uwierzytelniający i offline) z KSeF do Fakturowni
Utworzono:
2026-01-21
Ostatnia aktualizacja: 2026-02-24
Ostatnia aktualizacja: 2026-02-24
Liczba odwiedzin posta: 53306
Uwierzytelnienie manualne to rozwiązanie przeznaczone przede wszystkim dla osób, które chcą korzystać z więcej niż jednego programu zintegrowanego z KSeF (np. Fakturownia + inne narzędzie księgowe/ERP) i potrzebują zarządzać certyfikatami centralnie oraz bardzo często dla osób posiadających w obrębie jednego konta w Fakturowni kilka firm np. spółka + jdg.
W Fakturowni są dwa sposoby uwierzytelnienia z KSeF: uwierzytelnienie manualne i uwierzytelnienie automatyczne dedykowane dla osób posiadających jedną firmę i chcących połączyć KSeF wyłącznie z Fakturownią. Korzystając z automatycznej opcji, Fakturownia w Twoim imieniu generuje certyfikaty w KSeF, ale jeśli integrujesz KSeF równolegle w kilku różnych programach, to musisz skorzystać z uwierzytelnienia manualnego i wygenerować certyfikaty po stronie KSeF, czyli w Aplikacji Podatnika, a następnie wgrać ten sam zestaw certyfikatów do wybranych narzędzi.
Spis treści
W KSeF obowiązują restrykcyjne limity certyfikatów narzucone przez Ministerstwo Finansów. Limity te nie zależą od Fakturowni – wynikają z zasad działania KSeF.
Najczęściej spotykane ograniczenia:
Aby sprawdzić stan certyfikatów i limity, zaloguj się bezpośrednio do Aplikacji Podatnika KSeF i przejdź do zakładki Certyfikaty.
Jeżeli przekroczysz limit generowania certyfikatów, KSeF zablokuje Ci na 30 dni od daty wygenerowania ostatniego certyfikatu, możliwość stworzenia kolejnych certyfikatów. Nie da się tego obejść po stronie Fakturowni. W takiej sytuacji należy kontaktować się z zespołem technicznym KSeF lub odczekać 30 dni, aż blokada minie.
Jeżeli limity nie są przekroczone, a problemem są aktywne certyfikaty:
To zależy od sposobu uwierzytelniania i identyfikatora, z którym certyfikat jest powiązany:
Podpis/pieczęć kwalifikowana powiązana z NIP (typowe dla spółek): KSeF dopuszcza generowanie wielu certyfikatów, którym można nadać własne nazwy i wykorzystywać je w różnych systemach lub na różnych stanowiskach.
Profil Zaufany / certyfikat powiązany z PESEL (częste w JDG): w praktyce KSeF wymaga spójnego używania tej samej aktywnej pary certyfikatów dla danego NIP. To oznacza, że jeśli korzystasz z kilku systemów, najlepiej wygenerować certyfikaty w Aplikacji Podatnika i wgrać ten sam zestaw do wszystkich narzędzi integrujących się z KSeF.
Ta metoda polega na tym, że:
Potrzebujesz łącznie czterech plików:
Pamiętaj! Poczekaj aż certyfikat się wygeneruje i od razu pobierz go na komputer (nie zamykaj okna przeglądarki). Wygenerowane pliki pokazują się tylko raz i nie ma możliwości wygenerowania tego samego certyfikatu ponownie - należy je pobrać na komputer i nie usuwać. W razie usunięcia trzeba przejść proces od nowa dezaktywując stare certyfikaty.
Po pobraniu pierwszej pary certyfikatów: certyfikat uwierzytelniający: .crt + klucz prywatny .key, musisz pobrać drugą parę, czyli certyfikat offline: offline.crt + offline.key.
Pamiętaj! Poczekaj aż certyfikat się wygeneruje i od razu pobierz go na komputer (nie zamykaj okna przeglądarki). Wygenerowane pliki pokazują się tylko raz i nie ma możliwości wygenerowania tego samego certyfikatu ponownie - należy je pobrać na komputer i nie usuwać. W razie usunięcia trzeba przejść proces od nowa dezaktywując stare certyfikaty.
Po autoryzacji, czyli połączeniu się z KSeF, decydujesz, w jaki sposób Twoje faktury mają być wysyłane i pobierane z KSeF. Decyzji dokonujesz odrębnie zarówno dla wysyłki faktur sprzedażowych, jak i dla pobierania faktur wydatkowych.
Pobieranie:
Instrukcja z przykładami + statusy i filtry: Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?
Wysyłanie:
Instrukcja z przykładami + statusy i filtry: Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF
Wideo: Film instruktażowy – ustawienia wysyłki automatyczne czy ręczne
Tryb hybrydowy w okresie 01.02 do 31.03, a od 01.04.2026 r. ustawienia indywidualne
To rozwiązanie „przejściowe”, które stworzyliśmy dla wszystkich użytkowników, których obowiązek wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF zaczyna się od 01.04.2026r. Ten tryb pomaga łagodnie wejść w KSeF tym podmiotom, które nie mają jeszcze obowiązku wysyłania dokumentów do KSeF.
O co chodzi w skrócie?
Aby odinstalować (czyli odłączyć) KSeF, należy: usunąć połączenie w Fakturowni i unieważnić certyfikaty w Aplikacji Podatnika KSeF.
Odłącz KSeF w Fakturowni
W Fakturowni są dwa sposoby uwierzytelnienia z KSeF: uwierzytelnienie manualne i uwierzytelnienie automatyczne dedykowane dla osób posiadających jedną firmę i chcących połączyć KSeF wyłącznie z Fakturownią. Korzystając z automatycznej opcji, Fakturownia w Twoim imieniu generuje certyfikaty w KSeF, ale jeśli integrujesz KSeF równolegle w kilku różnych programach, to musisz skorzystać z uwierzytelnienia manualnego i wygenerować certyfikaty po stronie KSeF, czyli w Aplikacji Podatnika, a następnie wgrać ten sam zestaw certyfikatów do wybranych narzędzi.
Spis treści
- Limity certyfikatów po stronie KSeF
- Czy jedna firma może używać wielu certyfikatów KSeF?
- Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni
- Część I – wygeneruj i pobierz certyfikaty w Aplikacji Podatnika KSeF
- Certyfikat uwierzytelniający .crt + klucz prywatny .key
- Certyfikat offline: offline.crt + offline.key
- Część II – wgraj certyfikaty do Fakturowni
- Ustawienia integracji: pobieranie i wysyłanie dokumentów do KSeF w Fakturowni – tryb automatyczny i ręczny
- Jak odinstalować KSeF 2.0 w Fakturowni
- Jak unieważnić certyfikaty w Aplikacji Podatnika
- Najczęstsze problemy z konfiguracją integracji z KSeF
- FAQ - pytania i odpowiedzi
Limity certyfikatów po stronie KSeF
W KSeF obowiązują restrykcyjne limity certyfikatów narzucone przez Ministerstwo Finansów. Limity te nie zależą od Fakturowni – wynikają z zasad działania KSeF.
Najczęściej spotykane ograniczenia:
- maksymalnie 2 aktywne certyfikaty jednocześnie (w praktyce: aktywna para certyfikatów do uwierzytelniania + offline),
- dodatkowo obowiązuje limit generowania certyfikatów w okresie 30 dni:
- przy autoryzacji opartej o Profil Zaufany (JDG/PESEL): do 6 certyfikatów na 30 dni (czyli maks. 3 pary),
- przy podpisie kwalifikowanym / pieczęci kwalifikowanej (spółki i inne podmioty): do 100 certyfikatów na 30 dni (czyli maks. 50 par).
Aby sprawdzić stan certyfikatów i limity, zaloguj się bezpośrednio do Aplikacji Podatnika KSeF i przejdź do zakładki Certyfikaty.
Jeżeli przekroczysz limit generowania certyfikatów, KSeF zablokuje Ci na 30 dni od daty wygenerowania ostatniego certyfikatu, możliwość stworzenia kolejnych certyfikatów. Nie da się tego obejść po stronie Fakturowni. W takiej sytuacji należy kontaktować się z zespołem technicznym KSeF lub odczekać 30 dni, aż blokada minie.
Jeżeli limity nie są przekroczone, a problemem są aktywne certyfikaty:
- dezaktywuj aktywne certyfikaty w KSeF,
- przejdź ponownie proces autoryzacji w Fakturowni.
Czy jedna firma może używać wielu certyfikatów KSeF?
To zależy od sposobu uwierzytelniania i identyfikatora, z którym certyfikat jest powiązany:
Podpis/pieczęć kwalifikowana powiązana z NIP (typowe dla spółek): KSeF dopuszcza generowanie wielu certyfikatów, którym można nadać własne nazwy i wykorzystywać je w różnych systemach lub na różnych stanowiskach.
Profil Zaufany / certyfikat powiązany z PESEL (częste w JDG): w praktyce KSeF wymaga spójnego używania tej samej aktywnej pary certyfikatów dla danego NIP. To oznacza, że jeśli korzystasz z kilku systemów, najlepiej wygenerować certyfikaty w Aplikacji Podatnika i wgrać ten sam zestaw do wszystkich narzędzi integrujących się z KSeF.
Uwierzytelnienie manualne – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni
Ta metoda polega na tym, że:
- generujesz certyfikaty w Aplikacji Podatnika KSeF,
- pobierasz je na komputer,
- wgrywasz do Fakturowni (w dwóch etapach: uwierzytelniający i offline).
Co przygotować?
Potrzebujesz łącznie czterech plików:
- certyfikat uwierzytelniający: .crt + klucz prywatny .key,
- certyfikat offline: offline.crt + offline.key,
- oraz haseł do kluczy prywatnych (.key), które ustawiasz podczas generowania w KSeF.
Bezpieczeństwo! Plik .key i jego hasło to dane wrażliwe. Przechowuj je bezpiecznie i nie udostępniaj nieuprawnionym osobom.
Część I – wygeneruj i pobierz certyfikaty w Aplikacji Podatnika KSeF
Certyfikat uwierzytelniający .crt + klucz prywatny .key
- W Aplikacji Podatnika wejdź w Certyfikaty > Wnioskuj o certyfikat,
- Podczas generowania: ustaw nazwę certyfikatu np. Certyfikat uwierzytelniający,
- wpisz i potwierdź hasło (zgodnie z wymaganiami),
- kliknij Generuj,
- wybierz przeznaczenie certyfikatu: Uwierzytelnienie w systemie KSeF
- następnie kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu,
- po komunikacie powodzenia, kliknij Pobierz certyfikat
Pamiętaj! Poczekaj aż certyfikat się wygeneruje i od razu pobierz go na komputer (nie zamykaj okna przeglądarki). Wygenerowane pliki pokazują się tylko raz i nie ma możliwości wygenerowania tego samego certyfikatu ponownie - należy je pobrać na komputer i nie usuwać. W razie usunięcia trzeba przejść proces od nowa dezaktywując stare certyfikaty.
Certyfikat offline: offline.crt + offline.key,
Po pobraniu pierwszej pary certyfikatów: certyfikat uwierzytelniający: .crt + klucz prywatny .key, musisz pobrać drugą parę, czyli certyfikat offline: offline.crt + offline.key.
- Możesz zacząć od ostatniego kroku i wybrać Wnioskuj o kolejny certyfikat lub zacząć od początku i w Aplikacji Podatnika wejść w Certyfikaty > Wnioskuj o certyfikat,
- Podczas generowania: ustaw nazwę certyfikatu np. Certyfikat offline,
- wpisz i potwierdź hasło (zgodnie z wymaganiami),
- kliknij Generuj,
- wybierz przeznaczenie certyfikatu: Podpis linku do weryfikacji wystawcy
- następnie kliknij Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu,
- po komunikacie powodzenia, kliknij Pobierz certyfikat
Pamiętaj! Poczekaj aż certyfikat się wygeneruje i od razu pobierz go na komputer (nie zamykaj okna przeglądarki). Wygenerowane pliki pokazują się tylko raz i nie ma możliwości wygenerowania tego samego certyfikatu ponownie - należy je pobrać na komputer i nie usuwać. W razie usunięcia trzeba przejść proces od nowa dezaktywując stare certyfikaty.
Część II – wgraj certyfikaty do Fakturowni
- W Fakturowni przejdź do: Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Kliknij Aktywuj
- Przejdź do wyboru metody i wybierz Autoryzacja manualna (zaawansowana)
- Wybierz Numer NIP firmy
- Na ekranie widnieje Etap 1 z 2, gdzie wgrasz Certyfikat uwierzytelniający pobrany z KSeF
- Krok 1 - dodaj we wskazanym polu Certyfikat uwierzytelniający (plik) .crt,
- Kliknij Dalej
- Krok 2 - dodaj we wskazanym polu klucz prywatny certyfikatu uwierzytelniającego (PEM) – plik .key,
- W polu Hasło do klucza uwierzytelniającego (.key) wpisz hasło ustawione w Aplikacji Podatnika KSeF
- Następnie kliknij przycisk Przejdź do certyfikatu offline
- Na ekranie widnieje teraz Etap 2 z 2, gdzie wgrasz Certyfikat offline pobrany z KSeF
- Krok 1 - dodaj we wskazanym polu Certyfikat offline (plik) .crt
- Kliknij Dalej,
- Krok 2 - dodaj we wskazanym polu klucz prywatny certyfikatu offline (PEM) – plik .key,
- W polu Hasło do klucza offline (.key) wpisz hasło ustawione w Aplikacji Podatnika KSeF
- Na koniec kliknij Zapisz certyfikaty
- Po poprawnym wgraniu zobaczysz komunikat „Autoryzacja zakończona pomyślnie!” – oznacza to, że połączenie dla wybranego NIP jest aktywne.
Ustawienia integracji: pobieranie i wysyłanie dokumentów do KSeF w Fakturowni – tryb automatyczny i ręczny
Po autoryzacji, czyli połączeniu się z KSeF, decydujesz, w jaki sposób Twoje faktury mają być wysyłane i pobierane z KSeF. Decyzji dokonujesz odrębnie zarówno dla wysyłki faktur sprzedażowych, jak i dla pobierania faktur wydatkowych.
Pobieranie:
Instrukcja z przykładami + statusy i filtry: Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?
Wysyłanie:
Instrukcja z przykładami + statusy i filtry: Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF
Wideo: Film instruktażowy – ustawienia wysyłki automatyczne czy ręczne
Tryb hybrydowy w okresie 01.02 do 31.03, a od 01.04.2026 r. ustawienia indywidualne
To rozwiązanie „przejściowe”, które stworzyliśmy dla wszystkich użytkowników, których obowiązek wysyłki faktur sprzedażowych do KSeF zaczyna się od 01.04.2026r. Ten tryb pomaga łagodnie wejść w KSeF tym podmiotom, które nie mają jeszcze obowiązku wysyłania dokumentów do KSeF.
O co chodzi w skrócie?
- w trybie hybrydowym system pobiera dokumenty kosztowe (Wydatki) z KSeF,
- a dokumenty sprzedażowe wysyłasz do KSeF tylko wtedy, kiedy chcesz (wybierasz je ręcznie) – dzięki temu faktury, których nie wysyłasz do KSeF, nadal możesz edytować i wysyłać e-mailem na dotychczasowych zasadach.
Jak odinstalować KSeF 2.0 w Fakturowni
Aby odinstalować (czyli odłączyć) KSeF, należy: usunąć połączenie w Fakturowni i unieważnić certyfikaty w Aplikacji Podatnika KSeF.
Odłącz KSeF w Fakturowni
- Wejdź w Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia > Szczegóły (znajdują się przy aktywnym połączeniu NIP)
- Kliknij Usuń połączenie
- Wróć do Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF i wybierz Odinstaluj
Unieważnij certyfikaty w Aplikacji Podatnika KSeF
1. W jakich sytuacjach może być potrzebne hasło użyte podczas generowania certyfikatu?
Hasło do klucza prywatnego jest potrzebne przede wszystkim podczas wgrywania certyfikatów i kluczy do Fakturowni (import plików .key). Może być również potrzebne, jeśli korzystasz z tych samych certyfikatów do integracji KSeF z innym programem.
Ważne: hasło dotyczy kluczy prywatnych i należy je przechowywać bezpiecznie — bez niego nie da się poprawnie użyć certyfikatu.
2. Czy można wgrać tylko certyfikat „online” (bez certyfikatu offline)?
Nie. W przypadku autoryzacji manualnej należy wgrać komplet plików, czyli łącznie 4 pliki:
certyfikat uwierzytelniający: .crt + klucz prywatny .key
certyfikat offline: offline.crt + offline.key
Bez kompletu plików autoryzacja manualna nie zostanie zakończona poprawnie.
3. Wygenerowałem/am certyfikaty w Aplikacji Podatnika, ale nie widzę plików na komputerze — jak mam je wgrać?
Do autoryzacji manualnej musisz posiadać fizyczne pliki certyfikatów i kluczy na komputerze. Sam komunikat w Aplikacji Podatnika, że certyfikaty zostały wygenerowane, nie wystarczy.
Jeśli nie masz plików .crt / .key, zaloguj się do Aplikacji Podatnika, unieważnij poprzednie certyfikaty i wygeneruj nowe, a następnie od razu pobierz pliki na komputer.
Ważne: wygenerowane pliki certyfikatów są dostępne do pobrania tylko podczas procesu generowania, dlatego najlepiej zapisać je od razu i nie usuwać.
4. Dlaczego integracja działa na certyfikatach, a nie na tokenach?
Nasza integracja z KSeF opiera się wyłącznie na certyfikatach, ponieważ tokeny są rozwiązaniem wygaszanym przez Ministerstwo Finansów. Zgodnie z aktualnymi zasadami tokeny funkcjonują przejściowo, natomiast docelowo integracje mają działać w oparciu o certyfikaty KSeF.
5. Czy certyfikat daje „pełny dostęp do wszystkiego”?
Nie, sam certyfikat nie decyduje o wszystkim. Kluczowe są także uprawnienia nadane w KSeF (role i zakresy dla konkretnego podmiotu/NIP). Oznacza to, że nawet przy pracy na certyfikatach możesz zarządzać dostępem zgodnie z uprawnieniami nadanymi w Aplikacji Podatnika.
6. Jak sprawdzić, czy konto Fakturowni jest poprawnie połączone z KSeF?
Wejdź w:Ustawienia → Integracje i dodatki → KSeF → Ustawienia
W sekcji z połączeniami (przy Twoim numerze NIP) zobaczysz status:
✅ Połączone (zielony status / zielony ptaszek) — konto jest poprawnie połączone z KSeF
✖ Niepołączone (czarny krzyżyk) — połączenie nie zostało zakończone poprawnie i należy dokończyć autoryzację
7. Czy można mieć podpięty KSeF na dwóch kontach, na których mam te same NIPy?
Tak, w celu połączenia dwóch osobnych kont z tym samym NIPem, należy skorzystać z opcji manualnej wgrywania certyfikatów na obu kontach w Fakturowni.
Masz pytania? Wątpliwości? Skorzystaj z zakładki Kontakt.
Sprawdź również:
KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku
KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić
KSeF w Fakturowni – kluczowe informacje
Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?
Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży do 1.04.2026
Tryby awaryjne offline i offline24
Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF?
Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF
KSeF a wygląd faktury w Fakturowni: kod QR, link weryfikacyjny i numer KSeF (PDF/wydruk)
Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?
Jak połączyć Fakturownię z KSeF (DEMO) – autoryzacja integracji krok po kroku
- Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF
- Przejdź do: Certyfikaty> Lista certyfikatów
- Zaznacz certyfikaty powiązane z Fakturownią (np. AUTH / OFFLINE)
- Kliknij Unieważnij i wybierz powód unieważnienia
Najczęstsze problemy z konfiguracją integracji z KSeF
- błąd: Autoryzacja KSeF nie powiodła się. Konto przekroczyło limit dostępnych certyfikatów
- błąd 415 (brak uprawnień)
- obsługa wielu firm w ramach jednego konta i przekroczone limity
- błąd 400 - Exception: Brak podpisu
- błąd "exceptionCode":21115,"exceptionDescription":"Nieprawidłowy certyfikat
- błąd 21111 "Nieprawidłowe wyzwanie autoryzacyjne."
- błąd [{"exceptionCode" => 9103, "exceptionDescription" => "Przekroczona liczba dozwolonych podpisów."}]
- czy można mieć podpięty KSeF na dwóch kontach, na których mam te same NIPy?
- błąd 403
- mam obowiązek korzystania z KSeF dopiero od 1 kwietnia, a nie mogę wysyłać faktur mailem do klientów
WAŻNE! Błędy wymagające działań po stronie Fakturowni i bezpośredniego kontaktu!
Jeśli wskazane w tej rubryce błędy dotyczą Twojego konta, prześlij zgłoszenie mailowe na adres wsparcie.integracje@fakturownia.pl z informacjami odnośnie konta tj. URL konta, czyli adres widoczny w pasku przeglądarki po zalogowaniu do konta lub widoczny w polu Adres konta w systemie po przejściu do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta.
Błędy autoryzacji z KSeF
- błąd 401
- błąd „autoryzacja w trakcie”
- AppStore and InConnector must be active! ERROR: Client/Account already instaled on appstore!!! {“code”:[“zostało już zajęte”]}
Błąd wysyłki faktury do KSeF
- Błąd wysyłania do KSeF - nieprawidłowy token API, skontaktuj się z obsługą klienta
Jeśli wskazane w tej rubryce błędy dotyczą Twojego konta, prześlij zgłoszenie mailowe na adres wsparcie.integracje@fakturownia.pl z informacjami odnośnie konta tj. URL konta, czyli adres widoczny w pasku przeglądarki po zalogowaniu do konta lub widoczny w polu Adres konta w systemie po przejściu do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta.
Błędy autoryzacji z KSeF
- błąd 401
- błąd „autoryzacja w trakcie”
- AppStore and InConnector must be active! ERROR: Client/Account already instaled on appstore!!! {“code”:[“zostało już zajęte”]}
Błąd wysyłki faktury do KSeF
- Błąd wysyłania do KSeF - nieprawidłowy token API, skontaktuj się z obsługą klienta
FAQ - pytania i odpowiedzi
1. W jakich sytuacjach może być potrzebne hasło użyte podczas generowania certyfikatu?
Hasło do klucza prywatnego jest potrzebne przede wszystkim podczas wgrywania certyfikatów i kluczy do Fakturowni (import plików .key). Może być również potrzebne, jeśli korzystasz z tych samych certyfikatów do integracji KSeF z innym programem.
Ważne: hasło dotyczy kluczy prywatnych i należy je przechowywać bezpiecznie — bez niego nie da się poprawnie użyć certyfikatu.
2. Czy można wgrać tylko certyfikat „online” (bez certyfikatu offline)?
Nie. W przypadku autoryzacji manualnej należy wgrać komplet plików, czyli łącznie 4 pliki:
certyfikat uwierzytelniający: .crt + klucz prywatny .key
certyfikat offline: offline.crt + offline.key
Bez kompletu plików autoryzacja manualna nie zostanie zakończona poprawnie.
3. Wygenerowałem/am certyfikaty w Aplikacji Podatnika, ale nie widzę plików na komputerze — jak mam je wgrać?
Do autoryzacji manualnej musisz posiadać fizyczne pliki certyfikatów i kluczy na komputerze. Sam komunikat w Aplikacji Podatnika, że certyfikaty zostały wygenerowane, nie wystarczy.
Jeśli nie masz plików .crt / .key, zaloguj się do Aplikacji Podatnika, unieważnij poprzednie certyfikaty i wygeneruj nowe, a następnie od razu pobierz pliki na komputer.
Ważne: wygenerowane pliki certyfikatów są dostępne do pobrania tylko podczas procesu generowania, dlatego najlepiej zapisać je od razu i nie usuwać.
4. Dlaczego integracja działa na certyfikatach, a nie na tokenach?
Nasza integracja z KSeF opiera się wyłącznie na certyfikatach, ponieważ tokeny są rozwiązaniem wygaszanym przez Ministerstwo Finansów. Zgodnie z aktualnymi zasadami tokeny funkcjonują przejściowo, natomiast docelowo integracje mają działać w oparciu o certyfikaty KSeF.
5. Czy certyfikat daje „pełny dostęp do wszystkiego”?
Nie, sam certyfikat nie decyduje o wszystkim. Kluczowe są także uprawnienia nadane w KSeF (role i zakresy dla konkretnego podmiotu/NIP). Oznacza to, że nawet przy pracy na certyfikatach możesz zarządzać dostępem zgodnie z uprawnieniami nadanymi w Aplikacji Podatnika.
6. Jak sprawdzić, czy konto Fakturowni jest poprawnie połączone z KSeF?
Wejdź w:Ustawienia → Integracje i dodatki → KSeF → Ustawienia
W sekcji z połączeniami (przy Twoim numerze NIP) zobaczysz status:
✅ Połączone (zielony status / zielony ptaszek) — konto jest poprawnie połączone z KSeF
✖ Niepołączone (czarny krzyżyk) — połączenie nie zostało zakończone poprawnie i należy dokończyć autoryzację
7. Czy można mieć podpięty KSeF na dwóch kontach, na których mam te same NIPy?
Tak, w celu połączenia dwóch osobnych kont z tym samym NIPem, należy skorzystać z opcji manualnej wgrywania certyfikatów na obu kontach w Fakturowni.
Masz pytania? Wątpliwości? Skorzystaj z zakładki Kontakt.
Sprawdź również:
KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku
KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić
KSeF w Fakturowni – kluczowe informacje
Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?
Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży do 1.04.2026
Tryby awaryjne offline i offline24
Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF?
Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF
KSeF a wygląd faktury w Fakturowni: kod QR, link weryfikacyjny i numer KSeF (PDF/wydruk)
Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?
Jak połączyć Fakturownię z KSeF (DEMO) – autoryzacja integracji krok po kroku
Powrót
Komentarze
Agnieszka
2026-02-01 15:42
Patryk
2026-02-01 20:13
ewelinarychlik
Czy jak juz wygenerowalem wczesniej certyfikaty dla mojego ksiegowego, to czy moge je tez użyc w fakturownia.pl czy musze wygenerowac kolejne nowe dla was ?
Tak może Pan je wgrać o ile jest to zestaw offline + certyfikat uwierzytelniający tak jak opisuje to instrukcja.
Pozdrawiam,
Ewelina
2026-02-01 21:01
ewelinarychlik
jak wydrokowac i wyslac faktura do klienta od diszaj sie to zmenilo w sistemie
Proszę zapoznać się z artykułem https://pomoc.fakturownia.pl/200701733-Tryb-hybrydowy-KSeF-w-Fakturowni-odbior-kosztow-i-dobrowolna-wysylka-sprzedazy-do-1-04-2026 oraz https://pomoc.fakturownia.pl/199488736-Jak-wysylac-faktury-z-Fakturowni-do-KSeF-DEMO-#kiedy
Pozdrawiam,
Ewelina
2026-02-01 21:47
ewelinarychlik
Wszystko przebiegło sprawnie, dziękuję za tak precyzyjny opis. Szkoda, że wcześniej nie trafiłam na informację, że jeśli wcześniej zintegrowałam ksef na próbę z e-Mikrofirma, to już będę mieć wyskakujący "błąd" przy próbie integracji z apką w telefonie czy Fakturownią. Ale wpadłam na to, dzięki Państwa dokładnym informacjom, że być może muszę w tej sytuacji przeprowadzić zaawansowane wgranie certyfikatów. Jak rozumiem te certyfikaty, które pobrałam teraz, będą też działać przy innych apkach? Powinnam wtedy z nich skorzystać, a nie generować nowe, tak?
Odpowiedź:
Tak, jeśli ma PAni JDG to należy korzystać z tych samych certyfikatów w innych systemach.
W przypadku spółek KSeF dopuszcza generowanie wielu certyfikatów, którym można nadać własne nazwy i wykorzystywać je w różnych systemach lub na różnych stanowiskach.
W JDG KSeF wymaga używania tej samej aktywnej pary certyfikatów dla danego NIP. To oznacza, że jeśli korzystasz z kilku systemów, najlepiej wygenerować certyfikaty w Aplikacji Podatnika i wgrać ten sam zestaw do wszystkich narzędzi integrujących się z KSeF.
Pozdrawiam,
Ewelina
2026-02-01 21:54
ewelinarychlik
Ponieważ Fakturownia generuje certyfikaty automatycznie nie mam możliwości użycia ich w innej instancji (mam DG oraz Sp. z o.o.) ponieważ nie znam hasła którym zaszyfrowane są certyfikaty. Odkryłem też że limit na 30 dni generowania certyfikatów w KSEF to 6 więc obecnie utknąłem tylko z jednym aktywnym certyfikatem. Gdzie w Fakturowni mogę użyć funkcjonalności tokenów bo nigdzie nie mogę jej znaleźć?
Właśnie doczytałem w jednym z postów że integracji z tokenami nie będzie ... czyli co przez 30 dni nie mogę ani wystawiać ani księgować faktur zarówno w spółce jak w DG?
Odpowiedź:
Dlaczego nie da się użyć w innym systemie certyfikatów wygenerowanych automatycznie w Fakturowni?
Certyfikaty generowane w ramach autoryzacji automatycznej są tworzone i przechowywane w sposób zabezpieczony pod konkretny podmiot NIP w Fakturowni. Nie udostępniamy hasła do klucza prywatnego (.key), żeby nie „wyprowadzać” klucza z bezpiecznego procesu i nie zwiększać ryzyka nadużyć.
Jeżeli potrzebuje Pan firmę np. JDG zintegrować z innym systemem niż Fakturownia to właściwą ścieżką jest, wygenerować certyfikaty bezpośrednio w KSeF, a następnie wgrać je do każdego systemu przez autoryzację manualną (zaawansowaną).
Co ważne dla JDG i dla spółki musi Pan dokonać połączenia osobno, bo każdy z tych podmiotów ma osobne konto w KSeF - tu zapraszam do zapoznania się z artykułem https://pomoc.fakturownia.pl/200767698-KSeF-w-Fakturowni-od-czego-zaczac-prosto-i-krok-po-kroku
Z tego co Pan pisze chce Pan jednym certyfikatem połączyć JDG i spółkę, tak się nie da zrobić, certyfikaty są przypisane do NIP (podmiotu) i dopiero dalej do przedstawiciela tego podmiotu.
Pozdrawiam,
Ewelina
2026-02-01 22:18
Edyta
2026-02-08 17:29
Michał
czy zamierzają Państwo wprowadzić integrację z KSEF tylko na podstawie nadanych uprawnień w MCU?
Wgrywanie certyfikatów wraz z kluczem prywatnym i hasłem do niego jest moim zdaniem sprzeczne z szeroko pojętym cyberbezpieczeństwem. Osoba wgrywająca takie dane musi zaufać, że są u Państwa bezpieczne. Wyciek takich danych mógłby pewnie zrujnować nie jedną firmę.
Korzystając z uprawnień nadanych przez użytkowników w MCU całkowicie problem przechowywania certyfikatów znika.
2026-02-10 23:24
daniels
Czy mogę w późniejszym terminie zmieni ustawienia w KSeF na wysyłkę automatyczną faktur do KSEF? Czy muszę to zrobić od razu przy integracji?
Zmianę ustawień możecie Państwo wykonywać wedle swoich preferencji tylko należy pamiętać, że będzie miało to swoje konsekwencje w działaniu integracji na danym koncie w Fakturowni.
Pozdrawiam
2026-02-11 16:47
daniels
czy zamierzają Państwo wprowadzić integrację z KSEF tylko na podstawie nadanych uprawnień w MCU?
Wgrywanie certyfikatów wraz z kluczem prywatnym i hasłem do niego jest moim zdaniem sprzeczne z szeroko pojętym cyberbezpieczeństwem. Osoba wgrywająca takie dane musi zaufać, że są u Państwa bezpieczne. Wyciek takich danych mógłby pewnie zrujnować nie jedną firmę.
Korzystając z uprawnień nadanych przez użytkowników w MCU całkowicie problem przechowywania certyfikatów znika.
Przy wyborze połączenia integracji poprzez własny certyfikat (wgranie ręczne)
-
-
- komunikaty o błędach (np. nieprawidłowe hasło, brak autoryzacji, błąd klucza) są bezpośrednią odpowiedzią API KSeF, a nie komunikatem generowanym przez nasz system. My jedynie przekazujemy odpowiedź KSeF w niezmienionej formie.
- Takie działanie wynika z wymogów bezpieczeństwa KSeF oraz dobrych praktyk kryptograficznych – hasło do klucza prywatnego nie jest przechowywane przez system pośredniczący.
Pozdrawiamcertyfikat i hasło są przekazywane do API KSeF,
weryfikacja poprawności certyfikatu oraz hasła odbywa się wyłącznie po stronie KSeF,
2026-02-11 16:56
Dodaj komentarz