KSeF a wygląd faktury w Fakturowni: kod QR, link weryfikacyjny i numer KSeF (PDF/wydruk)

Sprawdź, jak integracja z KSeF wpływa na wygląd faktury w Fakturowni. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest link weryfikacyjny, jak działa kod QR KSeF, gdzie pojawia się numer KSeF oraz jak odróżnić QR KSeF od kodu do płatności na PDF i wydruku.

Krajowy System e-Faktur wpływa nie tylko na przepływ dokumentów, ale również na sam wygląd faktury. Integracja Fakturowni z KSeF ma więc również wpływ na dokumenty tworzone w ramach konta i ich wizualizację. Każda e-faktura w postaci PDF czy wydruku powinna zawierać link weryfikacyjny oraz jego wizualizację w postaci kodu QR. W tym artykule wskażemy szczegóły dotyczące wpływu integracji z KSeF na wygląd tworzonych w Fakturowni dokumentów. 

Wpływ integracji z KSeF na wygląd faktury

Faktury przesłane do KSeF w trybie online i wyświetlane jako PDF lub wydrukowane w tradycyjny sposób powinny być oznaczone linkiem weryfikacyjnym oraz jego wizualizacją w postaci kodu QR, pod którym widoczny będzie również numer KSeF.

Oznaczenie w postaci kodu QR i numeru KSeF pojawia się na wizualizacji faktury po skutecznym przesłaniu dokumentu do KSeF i nadaniu numeru KSeF. W trybach offline/offline24 (przed nadaniem numeru KSeF) stosowane są odrębne oznaczenia.

Oznaczenie kodem QR widoczne na PDF i wydruku faktury da możliwość weryfikacji czy faktura jest obecna w systemie KSeF. 

Czym jest link weryfikacyjny?

Link weryfikacyjny nadawany jest przez KSeF w celu powiązania dokumentu z systemem. Powinien mieć następujący format:

{environment_path}/web/common/verification/{ksefReferenceNumber}/{hash}, gdzie:

• .ksefReferenceNumber to unikalny numer faktury nadany przez system KSeF;
• hash to skrót oryginalnego dokumentu faktury w formacie XML obliczany przez algorytm. 

Kod QR na fakturze jako wizualizacja linku weryfikacyjnego

Kod QR widoczny na fakturze wystawionej w trybie online jest graficzną reprezentacją linku weryfikacyjnego. 

Zeskanowanie kodu QR KSeF, przenosi bezpośrednio do podglądu dokumentu w Krajowym Systemie e-Faktur. 

Kod widoczny na fakturze uwzględnia dodatkowo numer KSeF nadany przez system, jako dodatkowy tekst widoczny pod kodem QR. 



W przypadku faktur wystawionych w trybach offline/offline24 (zanim dokument otrzyma numer KSeF) na wizualizacji mogą pojawić się dodatkowe oznaczenia offline, które po nadaniu numeru KSeF są zastępowane standardowym widokiem (1 kod QR + numer KSeF).

Kod QR KSeF a kod QR do szybkich płatności 

Jeśli w ramach konta w Fakturowni korzystasz z kodów QR, które przekierowują z poziomu faktury do szybkich płatności, integracja z KSeF nie wpłynie na możliwość korzystania z tej funkcji.

Przy aktywnej integracji z KSeF na fakturze, która ma swój numer KSeF i uwzględnia kod QR do płatności, prawidłowo wyświetlą się obydwa kody. 

W celu rozróżnienia, który kod QR dotyczy KSeF, a który płatności, każdy z nich jest dodatkowo opisany.

QR KSeF opisany jest jako Sprawdź w KSeF oraz dodatkowo pod kodem widoczny jest numer nadany fakturze w systemie. Natomiast QR płatności jest opisany jako Opłać fakturę online. 

Tryby online i offline w KSeF a wygląd faktury

 

Tryb online – standardowa wysyłka do KSeF

Domyślnie faktury należy wystawiać i przekazywać do KSeF w trybie online, czyli z wysyłką do systemu w dniu wystawienia dokumentu (automatycznie lub ręcznie – zależnie od ustawień konta). W tym wariancie na PDF/wydruku faktury pojawia się link weryfikacyjny i kod QR KSeF, a pod kodem widoczny jest numer KSeF nadany dokumentowi.
 

Tryb offline i offline24 – gdy nie da się wysłać „od razu”

Przepisy przewidują tryby szczególne na wypadek problemów technicznych, które wpływają nie tylko na moment wysyłki, ale też na oznaczenia widoczne na fakturze.

W trybach offline/offline24 wizualizacja faktury może tymczasowo zawierać dodatkowe oznaczenia offline (np. dodatkowe kody/etykiety), a po nadaniu numeru KSeF wraca do standardowego widoku: 1 kod QR + numer KSeF.

Tryb offline (awaria/niedostępność KSeF ogłoszona przez MF)

Gdy Ministerstwo Finansów ogłosi niedostępność lub awarię KSeF, przedsiębiorca może wystawiać faktury poza systemem i dosłać je po przywróceniu działania KSeF (w terminie zależnym od rodzaju przerwy).
W tym czasie faktura może mieć oznaczenia offline – a finalnie, po nadaniu numeru KSeF, dokument zostaje powiązany z KSeF.
 

Tryb offline24 (problem po stronie podatnika, KSeF działa)

Jeśli KSeF działa prawidłowo, ale problem jest po Twojej stronie (np. brak internetu, kłopot techniczny z oprogramowaniem), możesz wysłać fakturę w trybie offline24, czyli najpóźniej do końca następnego dnia roboczego po dniu jej wystawienia.
Faktura zachowuje datę wystawienia wskazaną w strukturze i zostaje przesłana do KSeF później.

Pełen opis tego rozwiązania znajduje się w artykule Tryby awaryjne offline i offline24

Sprawdź również: 
KSeF w Fakturowni – od czego zacząć, prosto i krok po kroku
KSeF: Uprawnienia użytkowników w Fakturowni – kto może wysyłać dokumenty i jak to ustawić
KSeF w Fakturowni – kluczowe informacje
Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni?
Tryb hybrydowy KSeF w Fakturowni: odbiór kosztów i dobrowolna wysyłka sprzedaży do 1.04.2026 
Tryby awaryjne offline i offline24
Jak wysyłać faktury z Fakturowni do KSeF?
Wysyłka e-maila z fakturą przy włączonej integracji z KSeF
KSeF a wygląd faktury w Fakturowni: kod QR, link weryfikacyjny i numer KSeF (PDF/wydruk)
Czym jest numer KSeF i gdzie zobaczysz go na fakturze w Fakturowni?
Jak połączyć Fakturownię z KSeF (DEMO) – autoryzacja integracji krok po kroku
Autoryzacja manualna (zaawansowana) – wgranie certyfikatów z KSeF do Fakturowni
Szybkie płatności za pomocą QR kodu a integracja z KSeF
Eksport dokumentów z Fakturowni przy aktywnej integracji z KSeF