Podział faktur z KSeF – produkty magazynowe vs. pozostałe wydatki
Problem
Firma handlowa połączona z KSeF poprzez Fakturownię sprzedaje dwa towary. Przy wyłączonej opcji automatycznego dodawania produktów do magazynu z faktur zakupowych pojawia się następujący problem: faktura powiększa wartość remanentu, ale w magazynie produkt widoczny jest bez ilości i wartości.
Pytanie: Czy faktury automatycznie importowane z KSeF można podzielić tak, aby:
- pozycje powiązane z produktem w magazynie były traktowane jako zakup towaru,
- pozycje niepowiązane z produktem w magazynie były traktowane jako pozostałe wydatki?
Rozwiązanie
Tak, opisane działanie jest możliwe do uzyskania poprzez odpowiednią konfigurację ustawień. Poniżej przedstawiamy zalecaną konfigurację.
Krok 1 – Konfiguracja dodawania produktów z faktur zakupowych
Przejdź do: Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Produkty
W sekcji Produkty na fakturach zakupowych:
- Wybierz opcję: NIE dodawaj automatycznie do bazy produktów z faktury
- Zaznacz checkbox: Wybierz na fakturze zakupowej, czy chcesz dodać produkt do bazy
Krok 2 – Konfiguracja automatycznego tworzenia dokumentów PZ
Przejdź do: Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Magazyny
Wybierz opcję: Automatyczne tworzenie dokumentów przyjęcia – Tworzenie PZ przy wystawianiu faktury kosztowej
Jak to działa w praktyce?
Po zastosowaniu powyższej konfiguracji, podczas wprowadzania faktury kosztowej pod każdą pozycją/produktem, którego nie ma jeszcze w bazie, pojawi się checkbox „Dodaj produkt do bazy”.
- Jeśli zaznaczysz checkbox – produkt zostanie dodany do bazy i uwzględniony na PZ.
- Jeśli nie zaznaczysz checkboxa – produkt zostanie pominięty przy tworzeniu PZ.
Przykład
Na fakturze znajdują się produkty A, B i C:
- Produkty A i B są już w bazie produktów
- Produkt C jest nowym produktem – checkbox nie zostaje zaznaczony
Efekt:
- PZ zostanie utworzone dla produktów A i B
- Produkt C zostanie pominięty na PZ i potraktowany jako pozostały wydatek
Alternatywne rozwiązanie – ręczne tworzenie PZ
Możliwe jest również całkowite wyłączenie automatycznego tworzenia PZ:
Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Magazyny > Automatyczne tworzenie dokumentów przyjęcia > Wyłączone
W takim przypadku dokumenty PZ można dodawać ręcznie z poziomu wybranej faktury kosztowej i samodzielnie dopasować nazwy produktów do tych już wprowadzonych w magazynie.