Jak przekazać pełny opis czynności do KSeF?
Problem
Przy wystawianiu faktury za usługę serwisową (np. naprawa samochodu) szczegółowy opis wykonanych czynności wpisany w polu „Opis” pozycji jest widoczny na wydruku PDF, jednak klient otrzymujący fakturę przez KSeF widzi jedynie krótką nazwę pozycji (np. „naprawa samochodu”) wraz z ceną.
Przyczyna
W strukturze XML KSeF pole nazwy pozycji (P_7) przesyła wyłącznie nazwę produktu lub usługi i obsługuje maksymalnie 256 znaków. Rozbudowany opis wpisany w dedykowane pole „Opis” przy pozycji faktury w Fakturowni pojawia się na wydruku PDF, ale nie jest automatycznie przenoszony do XML KSeF jako osobne pole — stąd odbiorca widzi w swoim systemie tylko tytuł pozycji.
Rozwiązanie
Istnieją dwa sposoby przekazania pełnego opisu czynności do KSeF:
Opcja 1 – Sekcja „Uwagi” z przypisaniem do numeru pozycji (zalecana)
W sekcji Uwagi na fakturze można powiązać treść z konkretną pozycją faktury poprzez wskazanie numeru wiersza (“NrWiersza”). Dzięki temu opis trafia do XML KSeF jako informacja przypisana do danej pozycji.
Jak to zrobić:
- Przejdź do sekcji Uwagi na fakturze.
- W polu „Rodzaj informacji” wpisz np. “Zakres prac”.
- W polu „Treść informacji” wpisz pełny opis wykonanych czynności.
- Wskaż numer wiersza pozycji, której dotyczy opis.
Opcja 2 – Opis bezpośrednio w nazwie pozycji
Zamiast krótkiej nazwy wpisz pełną nazwę wraz z opisem czynności bezpośrednio w polu „Nazwa” pozycji faktury.
- Limit wynosi 256 znaków, co w większości przypadków jest wystarczające dla opisu serwisowego.
- Przykład: zamiast “Naprawa samochodu” wpisz “Naprawa samochodu - wymiana tarcz i klocków hamulcowych, łączników stabilizatora” .
Podsumowanie
| Metoda | Widoczność w PDF | Widoczność w KSeF (XML) |
|---|---|---|
| Pole „Opis” przy pozycji | ✅ Tak | ❌ Nie |
| Sekcja „Uwagi” z nr wiersza | ✅ Tak | ✅ Tak |
| Pełna nazwa pozycji | ✅ Tak | ✅ Tak |