Jaką kwotę wpisać na zamówieniu, jeśli nie jest ona znana podczas tworzenia zamówienia?

FAQ: Faktura zaliczkowa — dodatkowe opisy i zaliczka bez znajomości kwoty końcowej

Problem 1: Dodatkowe linie opisowe z zamówienia nie pojawiają się na fakturze zaliczkowej

Opis sytuacji

Na zamówieniu dodano dodatkowe linie opisowe do pozycji. Po utworzeniu faktury zaliczkowej powiązanej z tym zamówieniem (na 100%) na fakturze widnieje tylko jedna pozycja zbiorcza — bez dodatkowej linii opisu.

Wyjaśnienie

Jest to prawidłowe zachowanie systemu. Na fakturze zaliczkowej automatycznie tworzona jest jedna pozycja zbiorcza o nazwie:

Zaliczka na wykonanie zamówienia [numer zamówienia]

Dodatkowe linie opisowe przypisane do pozycji w zamówieniu nie są automatycznie przenoszone na fakturę zaliczkową.

Pełne szczegóły zamówienia, wraz ze wszystkimi pozycjami i opisami, są widoczne na źródłowym zamówieniu .

Rozwiązanie

Jeśli chcesz, aby konkretna treść pojawiła się bezpośrednio na fakturze zaliczkowej, możesz to zrobić na dwa sposoby:

1. Podczas tworzenia faktury zaliczkowej — dodaj odpowiednią treść w polu „Uwagi” dostępnym w formularzu zaliczki.
2. Dodaj potrzebne informacje w nazwie pozycji w momencie tworzenia zamówienia — nazwa pozycji (z zamówienia) znajdzie się w podglądzie zaliczki na dole dokumentu.

⚠️ Po zapisaniu i powiązaniu faktury zaliczkowej z zamówieniem edycja zamówienia nie jest możliwa.

Problem 2: Tworzenie zaliczki, gdy końcowa kwota zamówienia nie jest jeszcze znana

Opis sytuacji

Znana jest wyłącznie kwota zaliczki — finalna wartość usługi lub produktu zostanie określona dopiero po zakończeniu prac. Tworzenie zamówienia z nazwą zawierającą słowo „zaliczka”, a następnie wystawianie faktury zaliczkowej, skutkuje nieprofesjonalnym podwójnym wystąpieniem słowa „zaliczka” na dokumencie.

Rozwiązanie

1. Utwórz zamówienie na szacowaną kwotę — wprowadź przybliżoną wartość końcową usługi lub produktu. Nie używaj słowa „zaliczka” w nazwie pozycji na zamówieniu, ponieważ faktura zaliczkowa automatycznie zawiera odpowiedni opis.

2. Wystaw fakturę zaliczkową powiązaną z tym zamówieniem na właściwą kwotę zaliczki.

3. Po zakończeniu prac, gdy znana jest już finalna kwota — przed wystawieniem faktury końcowej — skorzystaj z opcji Modyfikacja zamówienia, aby zaktualizować wartość do rzeczywistej kwoty końcowej.

4. Następnie wystaw fakturę końcową powiązaną ze zmodyfikowanym zamówieniem — system automatycznie uwzględni wcześniej zapłaconą zaliczkę.

📌 Szczegółowy opis procedury modyfikacji zamówienia znajdziesz w instrukcji: Modyfikacja zamówienia.