Zmiana terminu płatności na fakturze – branża transportowa (TSL)
Problem
W branży transportowej termin płatności liczony jest od daty dostarczenia dokumentów transportowych (oryginałów lub wysokiej jakości skanów) do klienta. W związku z tym często zachodzi potrzeba aktualizacji terminu płatności już po wystawieniu faktury.
Rozwiązanie
Obecne możliwości systemu pozwalają obsłużyć ten przypadek bez konieczności korygowania faktur – pod warunkiem że faktura nie została jeszcze wysłana do KSeF.
Ścieżka A – faktura jeszcze nie wysłana do KSeF
Faktura wystawiona w Fakturowni, która nie została przesłana do KSeF, pozostaje dokumentem roboczym i można ją swobodnie edytować – w tym zmieniać termin płatności oraz datę wystawienia.
Jak wygląda to w praktyce dla branży TSL:
- Utwórz fakturę w systemie i zapisz ją bez wysyłania do KSeF.
- Gdy dotrą dokumenty transportowe – zaktualizuj datę wystawienia oraz termin płatności do odpowiednich wartości.
- Dopiero wtedy wyślij fakturę do KSeF.
Ważne: Data wystawienia (pole P_1 w strukturze KSeF) nie może być późniejsza niż data faktycznej wysyłki do KSeF. Faktura musi zostać wysłana tego samego dnia co data wystawienia lub później.
Ścieżka B – faktura już wysłana do KSeF
Jeśli faktura trafiła już do KSeF, jedyną dostępną drogą jest wystawienie faktury korygującej. Po nadaniu numeru KSeF dokument nie podlega edycji – wymóg ten wynika bezpośrednio z przepisów.
- Zmiana samego terminu płatności nie wpływa na podstawę opodatkowania ani kwotę VAT.
- Korekta ma w takim przypadku charakter bezkwotowy.
Monitorowanie terminów płatności
Jeśli celem jest monitorowanie terminów płatności w systemie (z zachowaniem importu płatności z banku), rekomendowanym podejściem jest Ścieżka A – faktury zapisywane jako robocze, aktualizowane po otrzymaniu dokumentów transportowych i wysyłane do KSeF dopiero z właściwym terminem płatności.