Automatyczne łączenie płatności z fakturami - jak działa i jakie są ograniczenia
Automatyczne łączenie importowanych płatności z fakturami opiera się na trzech kryteriach, które muszą być spełnione jednocześnie:
- Numer faktury musi pojawić się w tytule przelewu
- Kwota przelewu musi być zgodna z kwotą na fakturze
- Waluta przelewu musi być zgodna z walutą na fakturze
Jeśli choć jeden z tych warunków nie jest spełniony, system nie połączy płatności z dokumentem automatycznie.
Dlaczego przelew z innymi danymi lub stałe zlecenie bez numeru faktury nie zadziała
Jeśli kontrahent ma ustawione stałe zlecenie, w którym wpisał np. imię dziecka zamiast numeru faktury, system nie jest w stanie powiązać takiego przelewu z konkretnym dokumentem. Identyfikator klienta z jego karty w systemie również nie jest obecnie obsługiwany jako kryterium dopasowania.
Innymi słowy: samo ID klienta w tytule przelewu nie wystarczy - system rozpoznaje wyłącznie numer faktury.
Co można zrobić w praktyce
Jeśli klienci regularnie płacą stałymi zleceniami bez podawania numeru faktury, najskuteczniejsze rozwiązanie to:
- poinformowanie klientów, żeby w tytule przelewu wpisywali numer faktury lub numer kolejnej faktury z góry
- ręczne przypisywanie płatności do faktur po ich zaimportowaniu do systemu
Czy to się zmieni
Na ten moment nie ma w planach rozbudowy mechanizmu automatycznego łączenia płatności o dodatkowe kryteria (jak ID klienta czy inne dane z karty kontrahenta).