Nie można wysłać faktury zaliczkowej do KSeF – komunikat „wysyłka do KSeF jest zablokowana”
Problem
Klient nie może wysłać faktury zaliczkowej do KSeF. Faktura końcowa została już wysłana, a przy próbie wysyłki faktury zaliczkowej pojawia się komunikat:
„Wysyłka do KSeF jest zablokowana”
Przyczyna
Wynika to ze sposobu działania KSeF w zakresie powiązania faktur zaliczkowych z fakturą końcową.
Na fakturze końcowej przekazywane są informacje o wszystkich fakturach zaliczkowych wystawionych w ramach danej transakcji:
- Jeśli faktura zaliczkowa była wysłana do KSeF — na fakturze końcowej umieszczany jest jej numer KSeF.
- Jeśli faktura zaliczkowa nie była wysłana do KSeF — na fakturze końcowej pojawia się specjalny znacznik informujący, że zaliczka została wystawiona poza KSeF.
Po wysłaniu faktury końcowej do KSeF nie ma możliwości „dosłania” faktury zaliczkowej — dane o zaliczce są już zapisane w KSeF jako część faktury końcowej i nie mogą zostać zmienione.
Rozwiązanie
Blokada wysyłki faktury zaliczkowej jest zachowaniem poprawnym i zgodnym z przepisami. Jeśli faktura końcowa została już wysłana do KSeF, wysłanie powiązanej z nią faktury zaliczkowej nie jest możliwe i nie należy tego wymuszać.
Jak uniknąć tego problemu w przyszłości?
Aby zachować pełną zgodność z KSeF, należy przestrzegać właściwej kolejności wysyłki dokumentów:
- Najpierw wyślij do KSeF fakturę zaliczkową.
- Dopiero po jej wysłaniu i uzyskaniu numeru KSeF wystaw i wyślij fakturę końcową.