FAQ: Faktury dla kontrahentów zagranicznych a KSeF
Problem
Wystawiam faktury na kontrahentów zagranicznych i nie mogę ich wysłać ani pobrać bez wcześniejszego nadania numeru KSeF. Czy faktury zagraniczne nie powinny być wyłączone z systemu KSeF?
Wyjaśnienie
Jeśli wystawiają Państwo fakturę jako polski podatnik (z polskim NIP) i jest to faktura w rozumieniu polskich przepisów VAT, wówczas podlega ona wysyłce do KSeF – również w przypadku WDT (wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów) lub eksportu.
Kontrahent zagraniczny nie odbierze takiej faktury bezpośrednio z KSeF, dlatego dokument należy dodatkowo przekazać mu poza systemem, np. w formie pliku PDF – tak jak dotychczas.
Rozwiązanie — konfiguracja numerów identyfikacyjnych
Aby poprawnie wystawić fakturę zgodną ze strukturą KSeF dla kontrahenta zagranicznego, należy odpowiednio skonfigurować słowniki numerów identyfikacyjnych.
Krok 1 — Dodanie odpowiednich numerów identyfikacyjnych
- Przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Słowniki
- Znajdź rubrykę „Numery identyfikacyjne”
- Dodaj pozycje:
- NIP
- Nr. id. podatkowej lub VAT UE
- Zapisz zmiany
Krok 2 — Wystawianie faktury dla kontrahenta zagranicznego
Podczas wystawiania faktury z zagranicznym numerem identyfikacyjnym:
- W polu numeru identyfikacyjnego wybierz „Nr. id. podatkowej” lub „VAT UE” (zamiast „NIP”)
- Wprowadź numer identyfikacyjny kontrahenta
- Zapisz dokument
Dodatkowe informacje
- Faktura zostanie wysłana do KSeF zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Kontrahentowi zagranicznemu przekaż dokument poza KSeF, np. jako plik PDF.
📄 Powiązana instrukcja: Jak dodać inny niż domyślny numer identyfikacyjny
⚠️Fakturownia nie udziela porad księgowych ani prawnych. W przypadku wątpliwości dotyczących prawidłowego postępowania w konkretnej sytuacji zalecamy konsultację z księgowym lub doradcą podatkowym.