FAQ: Faktura końcowa w Fakturowni, gdy faktura zaliczkowa była wystawiona w innym programie
Problem
Klient wystawił fakturę zaliczkową poza systemem Fakturownia (w innym programie księgowym). Teraz chce wystawić fakturę końcową w Fakturowni, pomniejszoną o wcześniej zapłaconą zaliczkę — jednak faktura zaliczkowa nie istnieje w systemie.
Rozwiązanie
System Fakturownia może uwzględnić na fakturze końcowej tylko te faktury zaliczkowe, które istnieją w systemie. Zaliczki wystawione w innym programie muszą zostać najpierw odwzorowane w Fakturowni.
Ważne: Przed wdrożeniem poniższego schematu warto skonsultować się z księgowością, aby upewnić się, że przyjęty sposób postępowania jest zgodny z przyjętą polityką rachunkową firmy.
Schemat postępowania
Wariant 1 – Pełny schemat (zalecany)
-
Utwórz Zamówienie w Fakturowni:
- Zamówienie to dokument nieksięgowy — nie trzeba go przekazywać wysyłać do KSeF.
- Wypełnij je jak fakturę, podając całkowite wartości towarów/usług.
-
Odwzoruj fakturę zaliczkową z innego programu:
- Z poziomu podglądu zamówienia kliknij „Więcej opcji” > „Wystaw zaliczkową”.
- Wprowadź tę samą datę i kwoty, które widnieją na oryginalnej fakturze zaliczkowej.
- Nie wysyłaj tej faktury zaliczkowej do KSeF (zaliczka była już wystawiona wcześniej w innym systemie).
-
Wystaw fakturę końcową:
- Z poziomu podglądu faktury zaliczkowej kliknij „Więcej opcji” > „Wystaw końcową”.
- Fakturę końcową wyślij do KSeF — zawiera ona wszystkie informacje o zaliczce i zamówieniu.
Wariant 2 – Skrócony schemat (nowsza opcja)
- Utwórz dokument Faktura zaliczkowa (bez wcześniejszego tworzenia zamówienia).
- Pod pozycjami na fakturze zaliczkowej dodaj Zamówienie.
- Faktury zaliczkowej ani zamówienia nie wysyłaj do KSeF.
- Do faktury zaliczkowej wystaw fakturę końcową i wyślij ją do KSeF.
Ważne informacje dotyczące KSeF
- Faktura zaliczkowa odwzorowana z innego programu → ❌ nie wysyłamy do KSeF
- Zamówienie → ❌ nie wysyłamy do KSeF
- Faktura końcowa → ✅ wysyłamy do KSeF
Aby uniknąć przypadkowego wysłania dokumentów do KSeF, warto tymczasowo wyłączyć automatyczną wysyłkę:
Ustawienia → Ustawienia KSeF → Ustawienia
Sytuacja standardowa (zaliczka i końcowa wystawiane na bieżąco w Fakturowni)
Jeśli zarówno zamówienie, faktury zaliczkowe, jak i faktura końcowa są wystawiane bezpośrednio w Fakturowni, wszystkie faktury (zaliczkowe i końcowa) mogą być wysyłane do KSeF w normalnym trybie.