Jak biuro rachunkowe może wysyłać faktury do KSeF w imieniu klienta?
Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe i chcesz wystawiać oraz wysyłać faktury do KSeF w imieniu klienta-firmy, potrzebujesz kilku rzeczy: uprawnień w KSeF, osobnego konta klienta w Fakturowni i jego certyfikatu. Poniżej opisujemy cały proces krok po kroku.
Krok 1 - Uprawnienia w KSeF po stronie klienta
To warunek konieczny do całego procesu. Klient musi nadać Twojemu biuru rachunkowemu (NIP biura) uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF. Robi to samodzielnie, logując się do systemu KSeF - biuro rachunkowe nie składa w tym celu ZAW-FA.
Dopiero po nadaniu tego uprawnienia biuro może wystawiać i wysyłać faktury w imieniu klienta.
Krok 2 - Konto klienta w Fakturowni
Klient-firma musi mieć własne konto w Fakturowni. Faktury muszą być wystawiane w kontekście danych i NIP klienta, dlatego nie można ich wystawiać z konta biura rachunkowego.
Jeśli klient nie ma jeszcze konta - powinien je założyć.
Krok 3 - Dodanie biura jako użytkownika na koncie klienta
Po założeniu konta klient dodaje pracownika biura rachunkowego jako użytkownika z odpowiednią rolą (np. księgowy lub wystawiający faktury). Klient wysyła zaproszenie poprzez funkcję dodawania użytkowników w ustawieniach swojego konta.
Krok 4 - Certyfikat KSeF na koncie klienta
Na koncie klienta w Fakturowni należy wgrać certyfikat przypisany do NIP klienta. Certyfikat biura rachunkowego służy wyłącznie do wysyłki faktur własnej firmy - nie można go użyć do wysyłki w imieniu klienta.
Po wgraniu certyfikatu i zalogowaniu się na konto klienta, biuro rachunkowe może wystawiać faktury i wysyłać je do KSeF w jego imieniu.
Podsumowanie kolejności działań
- Klient nadaje uprawnienia w KSeF dla NIP biura rachunkowego.
- Klient zakłada konto w Fakturowni (jeśli jeszcze nie posiada).
- Klient wgrywa swój certyfikat KSeF na swoim koncie w Fakturowni.
- Klient dodaje pracownika biura jako użytkownika konta.
- Biuro loguje się na konto klienta i wystawia faktury z wysyłką do KSeF.
Przydatne materiały
- Kluczowe informacje o integracji KSeF z Fakturownią
- Autoryzacja automatyczna (jeśli nie posiadasz certyfikatów)
- Autoryzacja manualna (jeśli certyfikaty były już generowane lub obsługujesz kilka firm)
- Nadawanie uprawnień pracownikom i wskazanie właściciela certyfikatu
- Tryb hybrydowy (dla przedsiębiorców bez obowiązku KSeF)
- Wysyłanie faktur do KSeF oraz FAQ wysyłki
- Najczęstsze przyczyny błędów połączenia integracji
- Odbiór faktur kosztowych w Fakturowni
- Najczęstsze błędy przy wysyłce faktur do KSeF i sposoby ich rozwiązania