Zarządzanie fakturami kosztowymi i zakupowymi na przykładzie sieci aptek - podział na działy

FAQ: Zarządzanie fakturami kosztowymi i zakupowymi w sieci aptek — podział na działy i automatyzacja

Opis problemu

Niniejszy wpis dotyczy firm posiadających wiele lokalizacji (np. sieci aptek), które:

• otrzymują dużą liczbę faktur dziennie (zakupowe i kosztowe),
• działają na kilku numerach NIP,
• chcą automatycznie przypisywać dokumenty do konkretnych oddziałów/działów,
• potrzebują filtrowania i raportowania kosztów według jednostek organizacyjnych.

Klasyfikacja dokumentów w systemie

Wszystkie faktury zakupowe (np. z hurtowni farmaceutycznych) oraz faktury kosztowe (np. za media: prąd, gaz, wodę) są w Fakturowni klasyfikowane jako wydatki i trafiają do zakładki Wydatki.

Jeśli potrzebujesz rozróżnienia między typami dokumentów, możesz skorzystać z kategorii:

1. Na liście dokumentów zaznacz checkboxy obok wybranych faktur.
2. Z menu u góry wybierz Zmień > Kategoria.
3. Przypisz odpowiednią kategorię.

Kategorie umożliwiają zbiorcze oznaczanie dokumentów i późniejsze filtrowanie.

Pobieranie faktur z KSeF — czy można pobierać tylko wybrane faktury?

Nie ma możliwości pobierania z KSeF wyłącznie wybranych typów faktur (np. tylko kosztowych z pominięciem zakupowych). Wszystkie faktury trafiają do zakładki Wydatki.

Możliwe jest natomiast:

• ręczne przypisywanie faktur do działów (poprzez zaznaczenie checkboxów na liście > Zmień > Dział),
• filtrowanie dokumentów według kategorii po ich wcześniejszym oznaczeniu,
• filtrowanie według NIP-u kontrahenta.

Podział struktury organizacyjnej — działy i pododdziały

System nie obsługuje pododdziałów, jednak można utworzyć osobne działy dla każdej lokalizacji — nawet jeśli działają na tym samym numerze NIP.

Jak to zrobić:

1. Przejdź do Ustawienia > Dane firmy.
2. Dodaj nowy dział z tymi samymi danymi (NIP), ale inną nazwą i nazwą skróconą odpowiadającą konkretnej aptece/lokalizacji.
3. Powtórz dla każdej jednostki.

Szczegółowe wskazówki dotyczące dodawania działów znajdziesz w dokumentacji Fakturowni.

Automatyczne przypisywanie faktur do działów

System automatycznie przypisuje faktury kosztowe do działów według następującego schematu (kolejność ma znaczenie):

1. Nazwa działu — system szuka działu o nazwie zgodnej z danymi na fakturze; jeśli znajdzie kilka pasujących, wybiera najstarszy.
2. Nazwa skrócona działu — jeśli krok 1 nie dał wyniku, system szuka po nazwie skróconej.
3. NIP działu — jeśli krok 2 nie dał wyniku, system szuka po numerze NIP.
4. Dział główny — jeśli żaden z powyższych kroków nie dopasował działu, faktura trafia do działu oznaczonego jako główny.

Wewnętrzne numery ID aptek

Obecnie nie ma możliwości wprowadzenia wewnętrznego numeru ID oddziału w ustawieniach działu w celu automatycznego dopasowania faktur.

W praktyce: aby system poprawnie przypisywał faktury do konkretnych aptek, zadbaj o to, by nazwa skrócona działu była unikalna i rozpoznawalna przez system na podstawie danych zawartych na fakturze.

Raportowanie kosztów według działów i kategorii

W zakładce Raporty > Lista raportów dostępne są m.in.:

• Kategorie przychodów i wydatków
• Kategorie przychodów i wydatków (kategorie produktów)

Raporty te umożliwiają analizę kosztów z podziałem na przypisane kategorie.

Dodatkowe wskazówki konfiguracyjne

Format NIP w ustawieniach firmy

Upewnij się, że NIP we wszystkich działach jest zapisany jako ciągła liczba, bez myślników i spacji (np. 1234567890). Zapis z myślnikami może powodować błędy przy tworzeniu korekt faktur.

Automatyczne dodawanie produktów do bazy

Jeśli otrzymujesz wiele faktur kosztowych (np. za media), rozważ zmianę ustawień w Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Produkty:

• Wyłącz opcję automatycznego dodawania produktów do bazy.
• Włącz opcję „Wybierz na fakturze zakupowej, czy chcesz dodać produkt do bazy”.

Pozwoli to kontrolować, które pozycje trafiają do bazy produktów.

Podsumowanie