Zarządzanie fakturami kosztowymi i zakupowymi na przykładzie sieci aptek - podział na działy

FAQ: Zarządzanie fakturami kosztowymi i zakupowymi w sieci aptek — podział na działy i automatyzacja

Opis problemu

Niniejszy wpis dotyczy firm posiadających wiele lokalizacji (np. sieci aptek), które:

• otrzymują dużą liczbę faktur dziennie (zakupowe i kosztowe),
• działają na kilku numerach NIP (lub na jednym, wspólnym numerze NIP dla wielu lokalizacji),
• chcą automatycznie przypisywać dokumenty do konkretnych oddziałów/działów,
• potrzebują filtrowania i raportowania kosztów według jednostek organizacyjnych.

Klasyfikacja dokumentów w systemie

Wszystkie faktury zakupowe (np. z hurtowni farmaceutycznych) oraz faktury kosztowe (np. za media: prąd, gaz, wodę) są w Fakturowni klasyfikowane jako wydatki i trafiają do zakładki Wydatki.

Jeśli potrzebujesz rozróżnienia między typami dokumentów, możesz skorzystać z kategorii:

1. Na liście dokumentów zaznacz checkboxy obok wybranych faktur.
2. Z menu u góry wybierz Zmień > Kategoria.
3. Przypisz odpowiednią kategorię.

Kategorie umożliwiają zbiorcze oznaczanie dokumentów i późniejsze filtrowanie.

Pobieranie faktur z KSeF — czy można pobierać tylko wybrane faktury?

Nie ma możliwości pobierania z KSeF wyłącznie wybranych typów faktur (np. tylko kosztowych z pominięciem zakupowych). Wszystkie faktury trafiają do zakładki Wydatki.

Możliwe jest natomiast:

• ręczne przypisywanie faktur do działów (poprzez zaznaczenie checkboxów na liście > Zmień > Dział),
• filtrowanie dokumentów według kategorii po ich wcześniejszym oznaczeniu,
• filtrowanie według NIP-u kontrahenta.

Podział struktury organizacyjnej — działy i pododdziały

System nie obsługuje pododdziałów, jednak można utworzyć osobne działy dla każdej lokalizacji — nawet jeśli działają na tym samym numerze NIP.

Jak to zrobić:

1. Przejdź do Ustawienia > Dane firmy.
2. Dodaj nowy dział z tymi samymi danymi (NIP), ale inną nazwą i nazwą skróconą odpowiadającą konkretnej aptece/lokalizacji.
3. Powtórz dla każdej jednostki.

Szczegółowe wskazówki dotyczące dodawania działów znajdziesz w dokumentacji Fakturowni.

Automatyczne przypisywanie faktur do działów

Dla wydatków pobieranych z KSeF system przypisuje dział, sprawdzając kolejno następujące kryteria (do kolejnego kryterium przechodzi, gdy dokument nie pasuje do kryterium z kroku wcześniejszego):

1. NIP i nazwa działu,
2. NIP i nazwa skrócona działu,
3. sam NIP,
4. sama nazwa działu,
5. sama nazwa skrócona działu.

System przypisuje dokument do pierwszego działu spełniającego kryteria dopasowania. Jeżeli dla danego kryterium wymagane dane nie są dostępne (np. na fakturze brakuje numeru NIP), kryterium to jest pomijane, a system przechodzi do kolejnego — dzięki temu brak NIP nie blokuje prawidłowego przypisania faktury.

Jeśli na koncie istnieje kilka działów spełniających te same kryteria dopasowania, pierwszeństwo ma dział oznaczony jako główny (a nie po prostu najstarszy). Dział główny możesz zmienić w zakładce Ustawienia > Dane firmy > edycja działu (ikona koła zębatego).

Więcej informacji: Jak pobierać faktury kosztowe (wydatki) z KSeF do Fakturowni.

Uwaga: dla faktur pobranych przed 20.04.2026 obowiązywał inny, wcześniejszy schemat dopasowania (nazwa → nazwa skrócona → NIP → dział główny, z pierwszeństwem najstarszego działu przy remisie). Jeśli analizujesz przypisanie starszych dokumentów, może ono wynikać z tamtej, wcześniejszej logiki.

Wewnętrzne numery ID aptek / oddziałów — Identyfikator wewn. z NIP (IDWew)

W przypadku sieci aptek działających na jednym, wspólnym numerze NIP dla wielu lokalizacji, samo dopasowanie po nazwie czy NIP może nie wystarczyć do jednoznacznego rozpoznania konkretnej apteki. Rozwiązaniem jest Identyfikator wewnętrzny z NIP (IDWew) — 5-cyfrowy identyfikator nadawany w KSeF dla jednostek wewnętrznych podmiotu (oddziałów, zakładów, punktów sprzedaży).

Jak skonfigurować:

1. Przejdź do Ustawienia > Dane firmy > edycja działu (ikona koła zębatego).
2. W formularzu działu odszukaj pole „Identyfikator wewn. z NIP” (widoczne tylko przy aktywnej integracji z KSeF).
3. Wpisz tam 5-cyfrowy identyfikator wewnętrzny nadany przez KSeF dla danej apteki/lokalizacji.

Gdy faktura kosztowa z KSeF zawiera w danych Podmiotu3 kombinację NIP-IDWew, system najpierw wyszukuje działy z danym NIP-em, a następnie weryfikuje identyfikator wewnętrzny — jeśli znajdzie dokładne dopasowanie, przypisuje dokument do właściwej apteki jednoznacznie, nawet gdy wszystkie lokalizacje mają identyczny NIP i podobną nazwę.

Ograniczenie: ten mechanizm działa tylko dla dokumentów, w których dostawca (np. hurtownia farmaceutyczna) faktycznie umieścił IDWew w swoim dokumencie KSeF. Jeśli dostawca wystawia faktury bez tego oznaczenia (samo NIP, bez identyfikatora jednostki), system nadal kwalifikuje dokument według ogólnych kryteriów opisanych w sekcji powyżej.

Jako uzupełnienie (dla dokumentów bez IDWew po stronie dostawcy) wciąż warto zadbać o to, by nazwa i nazwa skrócona każdego działu były unikalne i rozpoznawalne na podstawie danych zawartych na fakturze.

Więcej informacji: Identyfikator wewn. z NIP (IDWew) w danych firmy — jak działa?

Raportowanie kosztów według działów i kategorii

W zakładce Raporty > Lista raportów dostępne są m.in.:

• Kategorie przychodów i wydatków,
• Kategorie przychodów i wydatków (kategorie produktów).

Raporty te umożliwiają analizę kosztów z podziałem na przypisane kategorie.

Dodatkowe wskazówki konfiguracyjne

Format NIP w ustawieniach firmy
Upewnij się, że NIP we wszystkich działach jest zapisany jako ciągła liczba, bez myślników i spacji (np. 1234567890). Zapis z myślnikami może powodować błędy przy tworzeniu korekt faktur.

Automatyczne dodawanie produktów do bazy
Jeśli otrzymujesz wiele faktur kosztowych (np. za media), rozważ zmianę ustawień w Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Produkty:

• Wyłącz opcję automatycznego dodawania produktów do bazy.
• Włącz opcję „Wybierz na fakturze zakupowej, czy chcesz dodać produkt do bazy”.

Pozwoli to kontrolować, które pozycje trafiają do bazy produktów.

Podsumowanie