Połączenie Fakturowni z KSeF dla jednostki samorządu terytorialnego (podmiot trzeci – wystawca)
Opis problemu
Jednostki samorządu terytorialnego (np. zespoły szkolno-przedszkolne prowadzone przez gminę) działające jako podmiot trzeci – wystawca faktur w imieniu gminy mogą napotkać trudności przy konfiguracji połączenia Fakturowni z KSeF.
Sytuacja wygląda następująco:
- Faktury są wystawiane w imieniu sprzedawcy, którym jest Gmina
- Fizycznym wystawcą jest jednostka (np. zespół szkolno-przedszkolny) posiadająca własny NIP
- Certyfikaty KSeF są pozyskane przez jednostkę i powiązane z jej NIP-em
- W Fakturowni głównym NIP-em jest NIP Gminy (sprzedawcy)
Pytanie: Czy certyfikaty z KSeF zadziałają, gdy NIP-y po obu stronach są różne?
Rozwiązanie
Tak — taka konfiguracja jest możliwa. Poniżej przedstawiamy kroki, które należy wykonać, aby poprawnie skonfigurować połączenie.
Krok 1 – Nadanie uprawnień przez Gminę
Gmina w Aplikacji Podatnika KSeF (AP) nadaje jednostce (szkole) uprawnienia do wystawiania faktur w jej imieniu. Uprawnienia są przypisywane do NIP-u szkoły.
Krok 2 – Pobranie certyfikatów przez szkołę
Szkoła loguje się w Aplikacji Podatnika na swój NIP i pobiera certyfikaty KSeF.
Alternatywnie szkoła może przeprowadzić integrację bezpośrednio w Fakturowni, również na swój NIP.
Krok 3 – Utworzenie działu z danymi Gminy
Szkoła tworzy w swoim koncie Fakturowni dział zawierający dane Gminy (w tym NIP Gminy).
Krok 4 – Konfiguracja połączenia KSeF dla NIP-u Gminy
Po dodaniu działu z danymi Gminy, w ustawieniach integracji z KSeF pojawi się NIP Gminy z możliwością skonfigurowania dla niego osobnego połączenia.
Krok 5 – Przypisanie NIP-u Gminy do certyfikatu szkoły
W ustawieniach integracji KSeF szkoła korzysta z funkcji „Przypisz kolejne NIP-y do swojego certyfikatu” i przypisuje NIP Gminy do certyfikatu pobranego na NIP szkoły.
Krok 6 – Wystawianie faktur
Przy wystawianiu faktury:
- Szkoła wskazuje dział z danymi Gminy jako sprzedawcę
- Dane szkoły uzupełnia na fakturze jako wystawcę (podmiot trzeci)
Podsumowanie
Certyfikaty KSeF powiązane z NIP-em szkoły mogą obsługiwać faktury wystawiane w imieniu Gminy, pod warunkiem że Gmina wcześniej nada odpowiednie uprawnienia w Aplikacji Podatnika, a szkoła prawidłowo skonfiguruje integrację w Fakturowni — przypisując NIP Gminy do swojego certyfikatu.