Faktura zbiorcza z dokumentów WZ powiązanych z aktywnymi zamówieniami
Problem
Przy realizacji zamówień przetargowych, w ramach których przez cały miesiąc wystawiane są dokumenty dostawy (WZ), na koniec okresu rozliczeniowego może pojawić się problem z wystawieniem zbiorczej faktury VAT.
Objaw: System blokuje przekształcenie wybranych dokumentów WZ w fakturę zbiorczą, wskazując że są one powiązane z aktywnymi (nie w pełni zrealizowanymi) zamówieniami.
Konsekwencje dotychczasowego obejścia (usuwanie niezamkniętych zamówień):
- duży nakład pracy związany z ponownym wprowadzaniem zamówień,
- ryzyko błędów (duplikacja pozycji, problemy z numeracją),
- utrata ciągłości i powiązań z numerami zamówień klientów.
Rozwiązanie
Jak wystawić fakturę zbiorczą z wielu WZ
Faktura zbiorcza z wielu dokumentów WZ jest dostępna w systemie. Aby ją wystawić:
- Przejdź do Magazyn → Dokumenty magazynowe.
- Zaznacz wybrane dokumenty WZ za pomocą checkboxów.
- Kliknij przycisk „Wystaw fakturę”.
Mechanizm ten działa niezależnie od zamówień i pozwala dowolnie wybrać, które dokumenty WZ mają wejść do faktury zbiorczej.
Dlaczego mimo to pojawia się blokada?
W obecnej wersji systemu dokumenty WZ powiązane z niezamkniętym zamówieniem blokują możliwość wystawienia faktury zbiorczej — dopóki zamówienie nie zostanie zamknięte lub usunięte.
⚠️ Nie istnieje ustawienie konfiguracyjne, które pozwalałoby zmienić to zachowanie.
Zalecane obejście — bez utraty numerów zamówień klientów
Aby uniknąć utraty numerów zamówień nadanych przez klientów (kluczowych dla ich systemów przyjęć), zalecamy następujące podejście:
- Przed zamknięciem zamówienia zduplikuj je przy użyciu opcji „Dodaj podobne” dostępnej z poziomu podglądu zamówienia.
- W kopii zamówienia zachowaj numer klienta — w polu uwag lub w numerze dokumentu.
- Zamknij oryginalne zamówienie — umożliwi to wystawienie miesięcznej faktury zbiorczej.
- Realizację w kolejnym miesiącu kontynuuj na podstawie kopii zamówienia z zachowanym numerem klienta.
Takie podejście pozwala zachować ciągłość realizacji zamówień i ograniczyć pracę ręczną, przy jednoczesnym spełnieniu wymagań systemu.