Jak wystawić więcej niż jedną modyfikację zamówienia?
Problem
Modyfikacja zamówienia powiązanego z fakturą zaliczkową może zostać utworzona tylko raz. Jeśli klient zmienia zamówienie kolejny raz, system nie pozwala na wystawienie drugiej modyfikacji zamówienia.
Ważna informacja
Zamówienie jest dokumentem nieksięgowym — co do zasady można je edytować i poprawiać bezpośrednio. Jednak po powiązaniu zamówienia z fakturą zaliczkową jego bezpośrednia edycja nie jest już możliwa — dokument zostaje zablokowany.
Dostępne rozwiązania
1. Modyfikacja zamówienia (możliwa tylko raz)
Do zamówienia powiązanego z fakturą zaliczkową można utworzyć tylko jedną modyfikację zamówienia. Można ją jednak wielokrotnie edytować, o ile nie została jeszcze zakończona lub powiązana z kolejnymi dokumentami.
💡 Wskazówka: Modyfikację zamówienia najlepiej tworzyć dopiero wtedy, gdy klient finalnie określi, jaki produkt chce kupić. Dzięki temu unikniesz konieczności wystawiania korekty całkowitej.
2. Korekta całkowita — przy kolejnej zmianie produktu
Jeśli modyfikacja zamówienia została już wystawiona i klient ponownie zmienia produkt, należy:
- Wystawić korektę całkowitą zerującą transakcję.
- Wystawić nowe, poprawne dokumenty od początku — na właściwy produkt.
Korekta dotycząca zmiany produktu powinna zawierać:
- Stary produkt: przed korektą ilość 1, po korekcie ilość 0
- Nowy produkt: przed korektą ilość 0, po korekcie ilość 1
Dlaczego faktura zaliczkowa wymaga powiązania z zamówieniem?
Wynika to bezpośrednio z art. 106f ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, zgodnie z którym faktura zaliczkowa musi zawierać dane dotyczące zamówienia lub umowy, w tym m.in. nazwę towaru lub usługi, ilość i wartość zamówionych towarów oraz stawki podatku.
Wymóg ten został również uwzględniony w strukturze logicznej KSeF dla faktur zaliczkowych (pole ‘RodzajFaktury’ = ‘ZAL’ oraz wypełniony element ‘Zamowienie’).
Podsumowanie
| Sytuacja | Zalecane działanie |
|---|---|
| Pierwsza zmiana produktu po wystawieniu zaliczki | Utwórz modyfikację zamówienia |
| Kolejna zmiana — modyfikacja już istnieje | Edytuj istniejącą modyfikację zamówienia |
| Kolejna zmiana — modyfikacja już zakończona/powiązana | Wystaw korektę całkowitą i zacznij od nowa |