Błędna numeracja faktur - jak wrócić do właściwego ustawienia
Numer faktury zależy od daty jej wystawienia, nie daty sprzedaży. Przy tworzeniu nowej faktury system sprawdza wszystkie faktury wystawione w danym miesiącu, wybiera najwyższy numer i dodaje do niego 1.
Jeśli więc jeden z dokumentów otrzymał błędny (np. za wysoki) numer, system będzie kontynuował numerację od tego miejsca dla wszystkich kolejnych faktur w tym miesiącu.
Częstą przyczyną problemu jest wystawienie faktury z datą wystawienia w bieżącym miesiącu, ale z datą sprzedaży w miesiącu poprzednim. System przypisuje numer na podstawie daty wystawienia - dlatego taka faktura “wchodzi” do bieżącej numeracji i przesuwa licznik.
Podobna sytuacja zdarza się, gdy numer faktury zostaje ręcznie zmieniony na wyższy niż kolejny w serii - system od razu zaczyna kontynuować od tego wyższego numeru.
Dostępne rozwiązania
1. Usunięcie błędnie ponumerowanych faktur
Jeśli faktury z błędnym numerem nie zostały jeszcze wysłane do KSeF ani przekazane klientom, można je usunąć. Po usunięciu system wróci do właściwej numeracji w bieżącym miesiącu.
2. Tymczasowa zmiana formatu numerowania
Można chwilowo zmodyfikować format numerowania w ustawieniach - wystarczy drobna zmiana, np. dodanie spacji do obecnego formatu. System potraktuje to jako nowy schemat i zacznie numerację od 1.
Następnie:
- Ręcznie popraw numer pierwszej faktury wystawionej po zmianie na właściwy (uwzględniając nowy format).
- Kolejne faktury system będzie numerował już poprawnie.
- Po zakończeniu miesiąca możesz wrócić do poprzedniego formatu numerowania.
3. Ręczna korekta numeru na każdej fakturze
Do końca miesiąca, w którym wystąpił błąd, można ręcznie poprawiać numer na każdej nowo wystawionej fakturze. To rozwiązanie nie naprawia przyczyny - system nadal będzie proponował błędny numer, a każdą fakturę trzeba będzie poprawić z osobna.
4. Poczekaj do nowego miesiąca
Jeśli żadne z powyższych rozwiązań nie jest wygodne, numeracja zresetuje się automatycznie od 1 wraz z początkiem nowego miesiąca, zgodnie z ustawionym schematem.
Zmienna nr-m zamiast nr - numeracja resetuje się co miesiąc
Jeśli w Twoim formacie numeracji używasz zmiennej ‘nr’ (np. ABC nr/mm/yyyy), numer porządkowy nigdy nie resetuje się - system kontynuuje go bez końca, miesiąc po miesiącu.
Żeby numeracja zaczynała się od 1 z początkiem każdego nowego miesiąca, zmień w formacie zmienną ‘nr’ na ‘nr-m’. Przykład: ABC nr-m/mm/yyyy.
Ustawienie to znajdziesz w: Ustawienia > Dane firmy - edytuj odpowiedni dział i zaktualizuj pole Format numerowania faktur VAT. Jeśli prowadzisz kilka typów dokumentów, sprawdź i zaktualizuj format dla każdego z nich.
Korekta numeracji przez wystawienie faktur korygujących
Jeśli faktury z błędnymi numerami zostały już wysłane do KSeF lub przekazane klientom, jedyną opcją jest wystawienie korekt.
W polu Prawidłowy numer korygowanego dokumentu wpisz właściwą numerację. Jeśli korekta dotyczy tylko numeru (nie kwot), w pozycjach dokumentu nic nie zmieniaj - korekta będzie miała wartość 0.
Pamiętaj, że wystawienie korekty nie zwalnia oryginalnego numeru. Jeśli kolejne faktury dojdą do numeru, który był już użyty (nawet błędnie), system poinformuje, że ten numer jest zajęty.
Zobacz także:
Numerowanie faktur
Wiele schematów numeracji faktur w ramach jednego konta
Oddzielna numeracja faktur dla różnych działów
Jak utworzyć korektę do faktury