Dodawanie wielu użytkowników z osobnymi NIP-ami i integracją KSeF
Opis sytuacji
Zagadnienie dotyczy scenariusza, w którym w ramach jednego konta Fakturowni ma być prowadzona sprzedaż dla wielu firm lub osób fizycznych prowadzących działalność — każda z własnym NIP-em i własnym certyfikatem KSeF.
Dodawanie użytkowników do konta — podstawowe informacje
Plan Pro Plus umożliwia dodanie do 10 użytkowników, z których każdy posiada własne dane logowania.
Przy dodawaniu użytkownika zalecane jest odznaczenie checkboxa „Stwórz użytkownika od razu”.
Po założeniu konta każdy użytkownik powinien samodzielnie:
- Zweryfikować adres e-mail
- Włączyć dwustopniową weryfikację (SMS lub aplikacja uwierzytelniająca)
Dodatkowe opcje zarządzania użytkownikami
- Możliwość ograniczenia wglądu i tworzenia dokumentów do wybranego działu lub firmy
- Możliwość tworzenia własnych ról (funkcjonalność dostępna w wersji beta)
- Możliwość monitorowania aktywności wszystkich użytkowników
Wielu podatników z własnymi NIP-ami i certyfikatami KSeF — ważne ograniczenia
Jeśli każda z osób posiada własny NIP i własny certyfikat KSeF, należy wziąć pod uwagę następujące ograniczenia:
- Każdy użytkownik musi samodzielnie wgrać swój certyfikat do Fakturowni
- Wgranie certyfikatu jest możliwe wyłącznie dla użytkowników z rolą: Właściciel konta, Administrator lub Księgowy
- Roli Administrator nie można ograniczyć do działu/firmy — oznacza to, że wszyscy użytkownicy z tą rolą będą widzieć wszystkie dokumenty wystawiane na koncie, także te należące do innych podatników
Opcja przekazania certyfikatu właścicielowi konta — NIEZALECANA ⚠️
Użytkownicy mogliby wygenerować certyfikaty w Aplikacji Podatnika i przekazać je administratorowi konta do ręcznego wgrania. Jest to opcja niezalecana — ze względów bezpieczeństwa nie należy przekazywać ani przechowywać certyfikatów i haseł innych osób.
Rekomendowane rozwiązanie
Zalecanym podejściem jest utworzenie osobnego konta w Fakturowni dla każdej z firm/osób. Każde konto:
- podlega osobnej opłacie abonamentowej
- samodzielnie konfiguruje integrację z KSeF (własnym certyfikatem)
Zarządzanie wieloma kontami z jednego miejsca
Jeśli obsługujesz faktury w imieniu tych osób (np. jako pełnomocnik lub biuro rachunkowe), możliwe jest powiązanie wielu kont i przełączanie się między nimi przy użyciu jednych danych logowania — za pomocą linku z zaproszeniem dla księgowego.
Przydatne materiały — integracja KSeF z Fakturownia
- Kluczowe informacje o integracji KSeF
- Autoryzacja automatyczna (bez certyfikatów)
- Autoryzacja manualna (gdy certyfikaty były już generowane lub obsługujesz kilka firm)
- Nadawanie uprawnień pracownikom i wskazanie właściciela certyfikatu
- Tryb hybrydowy (dla przedsiębiorców bez obowiązku KSeF)
- Wysyłanie faktur do KSeF oraz FAQ wysyłki
- Najczęstsze przyczyny błędów połączenia z KSeF
- Odbiór faktur kosztowych w Fakturowni