Wystawianie faktur w imieniu kontrahentów (KSeF) - korporacje taksówkowe i pośrednicy
Jeśli prowadzisz działalność polegającą na pośrednictwie (np. korporacja taksówkowa) i potrzebujesz wystawiać faktury w imieniu zewnętrznych kontrahentów, którzy nadali Ci uprawnienia w KSeF - ten artykuł dotyczy właśnie Ciebie.
Czego dotyczy problem
Korporacje taksówkowe i podobne podmioty pośredniczące często potrzebują wystawiać faktury sprzedażowe w imieniu kierowców lub firm partnerskich, które faktycznie wykonują usługę. Kontrahenci mogą nadać uprawnienia w KSeF bez zakładania konta w Fakturowni - i tu pojawia się ograniczenie.
Jak działa integracja z KSeF w Fakturowni (i kiedy działa dobrze)
Obsługa wielu firm z jednego konta w Fakturowni oraz integracja z KSeF dla każdej z nich jest w pełni możliwa - ale najlepiej działa w konkretnym scenariuszu: gdy ta sama osoba lub ten sam podmiot jest właścicielem tych firm albo posiada do nich uprawnienia administracyjne w KSeF. Wtedy dokumenty wysyłane do KSeF podpisywane są danymi osoby, która przeprowadziła autoryzację, i całość działa sprawnie z jednego konta.
Dlaczego status połączenia pokazuje “autoryzacja w toku”
Każde połączenie KSeF pod danym NIP-em wymaga autoryzacji przez osobę lub podmiot posiadający uprawnienia do działania w kontekście tego NIP-u. Samo posiadanie uprawnień pośrednich nadanych przez kontrahenta w systemie KSeF Ministerstwa Finansów nie wystarczy - Fakturownia potrzebuje, żeby autoryzacja odbyła się bezpośrednio w jej interfejsie.
Fakturownia w obecnej wersji nie obsługuje natywnie scenariusza, w którym jeden podmiot wystawia faktury w imieniu wielu zewnętrznych kontrahentów (z ich NIP-em jako sprzedawcy) bez angażowania tych kontrahentów w proces konfiguracji.
Jedyne dostępne obejście
Istnieje rozwiązanie techniczne, które może zadziałać w tym scenariuszu:
- Każdy kontrahent (kierowca lub firma partnerska) generuje dla siebie certyfikat KSeF w Aplikacji Podatnika MF.
- Kontrahent przekazuje Ci ten certyfikat wraz z hasłem do klucza prywatnego.
- Wgrywasz go ręcznie w Fakturowni dla każdego NIP-u osobno.
- Faktury wysyłane są wówczas z certyfikatu kontrahenta - czyli prawidłowo, jako wystawione przez właściwy podmiot.
Ważne zastrzeżenie: Przekazywanie certyfikatów i haseł rodzi pytania o bezpieczeństwo. Ministerstwo Finansów nie zaleca udostępniania swoich danych uwierzytelniających innym osobom. Każdy kontrahent powinien być świadomy, że przekazuje dane wrażliwe.
Podsumowanie
| Scenariusz | Czy działa w Fakturowni? |
|---|---|
| Wiele własnych firm lub firm, do których masz uprawnienia administracyjne w KSeF | Tak, bez ograniczeń |
| Wystawianie faktur w imieniu zewnętrznych kontrahentów bez ich udziału | Nie jest natywnie obsługiwane |
| Wystawianie faktur z certyfikatem przekazanym przez kontrahenta | Technicznie możliwe, ale wymaga ręcznej konfiguracji i wiąże się z kwestiami bezpieczeństwa |