E-paragony i moduł Paragony.pl – najczęstsze pytania

E-paragony i moduł Paragony.pl – najczęstsze pytania

Czym jest moduł Paragony.pl?

Moduł Paragony.pl to dodatek do Fakturowni służący do fiskalizacji paragonów za pomocą drukarki fiskalnej. Wcześniej funkcjonował pod nazwą Fiskator - jeśli szukasz Fiskatora w integracji i dodatkach, znajdziesz go właśnie jako Paragony.pl.

Moduł można przetestować przez 30 dni bezpłatnie, a następnie wymaga osobnej opłaty, niezależnie od posiadanego planu w Fakturowni. Aktualny cennik oraz listę obsługiwanych drukarek znajdziesz na stronie paragony.pl.

Czy e-paragony działają bez drukarki fiskalnej (np. z kasą wirtualną)?

Nie. Fakturownia nie obsługuje kas fiskalnych (ani fizycznych, ani wirtualnych) i nie oferuje fiskalizacji wyłącznie w chmurze. Do wystawiania e-paragonów wymagana jest fizyczna drukarka fiskalna podłączona do komputera (Windows, Linux lub Mac OS) za pośrednictwem modułu Paragony.pl.

Obsługiwane protokoły drukarek to: Posnet, Novitus oraz STX/Elzab. Protokół Thermal nie jest obsługiwany dla e-paragonów.

E-paragon różni się od zwykłego wydruku tym, że drukarka przesyła dane do HUBa paragonowego Fakturowni, a paragon trafia do klienta mailem - papier nie jest drukowany.

Jak ustawić e-paragon jako domyślny sposób fiskalizacji?

Jeśli paragony fiskalizują się jako wydruki papierowe zamiast e-paragonów, sprawdź ustawienia drukarki:

1. Przejdź do Ustawienia > Drukarki fiskalne
2. Kliknij ikonę koła zębatego przy swojej drukarce i wybierz Edytuj
3. W polu Domyślny sposób wydruku wybierz E-paragon
4. Zapisz zmiany

Warunkiem wystawienia e-paragonu jest uzupełniony adres e-mail nabywcy na paragonie - bez niego fiskalizacja zostanie zablokowana.

Jak włączyć automatyczną fiskalizację e-paragonów?

Jeśli paragony trafiają do Fakturowni przez API (np. z Apilo, Selmo, Allegro, Shoper lub innej integracji), możesz ustawić ich automatyczną fiskalizację:

1. Przejdź do Ustawienia > Ustawienia konta
2. Przewiń do sekcji Inne
3. Zaznacz opcję Automatyczna fiskalizacja paragonów po utworzeniu przez API
4. Opcjonalnie zaznacz Automatyczne wysyłanie e-paragonów emailem
5. Zapisz zmiany

Po tej konfiguracji każdy paragon przesłany przez integrację będzie automatycznie fiskalizowany jako e-paragon (pod warunkiem, że drukarka ma ustawiony e-paragon jako domyślny sposób wydruku - patrz wyżej).

Jak aktywować funkcję e-Paragonów na koncie?

1. Przejdź do Ustawienia > Ustawienia konta
2. Przewiń do sekcji Inne na dole strony
3. Zaznacz checkbox przy opcji e-Paragony
4. Zapisz zmiany

Czy można wystawić fakturę do paragonu?

Tak. Po zafiskalizowaniu paragonu możesz wystawić do niego fakturę:

• Otwórz paragon i wybierz Więcej opcji > Utwórz fakturę do paragonu

Faktura otrzymuje automatycznie oznaczenie FP i jest powiązana z paragonem - sprzedaż nie zostanie policzona podwójnie ani w raportach, ani w pliku JPK_V7.

Ważne: kolejność ma znaczenie. Nie można zafiskalizować paragonu, jeśli do tej samej transakcji została już wcześniej wystawiona faktura. W takim przypadku należy usunąć fakturę (o ile nie była wysłana do KSeF), wystawić paragon, zafiskalizować go, a następnie wystawić fakturę do paragonu.

Jak wygląda raport sprzedaży paragonowej dla księgowości?

Do celów księgowych podstawowym dokumentem jest miesięczny raport fiskalny drukowany bezpośrednio z drukarki fiskalnej.

Jeśli potrzebujesz przekazać księgowości zestawienie e-paragonów w formie elektronicznej z podziałem na stawki VAT, skorzystaj z raportu Wykaz sprzedaży VAT:

1. Przejdź do Raporty > Lista raportów
2. Rozwiń Więcej opcji
3. Ustaw: Jakie dokumenty uwzględniać = paragon oraz Rodzaj uwzględnianych dokumentów fiskalnych = paragon
4. Wygeneruj raport - do pobrania w formacie XLS lub PDF

Dlaczego paragon nie drukuje się na drukarce fiskalnej?

Najczęstsze przyczyny:

• Pozycja z ceną 0 zł - drukarki fiskalne nie przyjmują pozycji ze stawką VAT zrabatowaną do 0 zł na fakturze imiennej. Jeśli sprzedaż dotyczy osoby prywatnej, właściwym dokumentem jest paragon (nie faktura). Na życzenie klienta możesz potem wystawić fakturę do paragonu z oznaczeniem FP.

• Darmowa dostawa za 0 zł (np. w integracji z Shoper) - w ustawieniach integracji ustaw opcję Kiedy dostawa ma widnieć jako dodatkowa pozycja na dokumencie? na Zawsze, jeśli nie jest darmowa (Ustawienia > Integracje i dodatki > Shoper > Ustawienia > Szczegóły). Już wystawione paragony z pozycją dostawy za 0 zł należy edytować, usunąć tę pozycję i dopiero zafiskalizować.

• Błąd schodka podatkowego - drukarki fiskalne nie pozwalają na wydruk tego samego produktu (tej samej nazwy) ze stawką VAT niższą niż ta, z którą był wcześniej fiskalizowany. Jeśli pojawia się komunikat w stylu “można wydrukować z PTU nie wyższym niż 8%”, zmień nazwę produktu (wystarczy jeden znak w pierwszych 40 znakach nazwy) lub włącz opcję wstawiania oznaczenia literowego stawki VAT w nazwie produktu przesyłanej do fiskalizacji.

Dlaczego wartość brutto na paragonie zmienia się po zapisaniu?

Drukarki fiskalne obliczają wartość brutto na podstawie ceny jednostkowej. Jeśli cena jednostkowa po podzieleniu wymaga zaokrąglenia, system musi dostosować łączną kwotę, żeby była zgodna z obliczeniami drukarki - inaczej drukarka odrzuci fiskalizację.

Przykład: 25 sztuk za łączną kwotę 1254,91 zł daje cenę jednostkową 50,1964 zł, która po zaokrągleniu wynosi 50,20 zł. Łączna kwota po przeliczeniu przez drukarkę to 25 × 50,20 = 1255,00 zł - i taka wartość zostanie zapisana.

Jeśli zależy Ci na dokładnej kwocie końcowej, możesz zastosować rabat kwotowy na pozycji (np. -0,09 zł), żeby uzyskać pożądaną wartość brutto zgodną z obliczeniami drukarki.

Więcej na ten temat w artykule: Wyliczanie kwot w pozycjach faktury

Jak działa przekazywanie linku do e-paragonu do Allegro?

Jeśli korzystasz z integracji Fakturowni z Allegro i dokumenty są wystawiane w ramach tej integracji, link do e-paragonu może być automatycznie przekazywany do Allegro przez API.

Jeśli natomiast dokumenty są tworzone poza integracją (np. przez BaseLinker lub inne API zewnętrzne), Fakturownia nie może przekazać linku do e-paragonu do Allegro w Twoim imieniu. W takim przypadku przekazywanie linków należy obsłużyć po stronie używanego systemu zewnętrznego.

Automatyczne dołączanie e-paragonu jako pliku PDF do wiadomości (zamiast linku) nie jest obecnie dostępne w Fakturowni.

Czy do wystawiania paragonów i fiskalizacji potrzebny jest dostęp administratora?

Nie. Uprawnienia administratora są potrzebne tylko raz - przy generowaniu tokena API w zakładce Drukarki fiskalne. Po skonfigurowaniu aplikacji Paragony.pl z tym tokenem, fiskalizację może zlecić każdy użytkownik konta, z dowolnego stanowiska.

Aplikacja komunikuje się z Fakturownią przez token API, a nie przez uprawnienia konkretnego użytkownika. Oznacza to, że pracownik z ograniczonym dostępem (bez wglądu w raporty finansowe czy przychody) może bez przeszkód wystawiać i fiskalizować paragony.

Blokada fiskalizacji faktur

Czy można zablokować drukowanie faktur na drukarce fiskalnej?

Nie. Aktualnie nie ma możliwości zablokowania fiskalizacji faktur VAT ani ukrycia tej opcji w interfejsie. Wystawienie paragonu do faktury (lub faktury na drukarce fiskalnej) jest funkcją opcjonalną i nie można jej wyłączyć po stronie ustawień konta.

Jeśli faktura została zafiskalizowana pomyłkowo, konieczne będzie ujęcie tej transakcji w rejestrze zwrotów i pomyłek. Szczegóły tej procedury warto skonsultować z księgowością.

Od 2027 roku blokada fiskalizacji faktur oraz faktur uproszczonych (paragonów z NIP do 450 zł) będzie obowiązywała z mocy prawa - drukarki fiskalne same odmówią przyjęcia takiego zlecenia.

Numer zamówienia na paragonie fiskalnym

Czy można automatycznie drukować numer zamówienia na papierowym paragonie z drukarki fiskalnej?

Nie. Dodatkowy tekst na paragonie fiskalnym jest definiowany raz dla całego raportu dobowego i jest jednakowy dla wszystkich paragonów z danego dnia. Nie ma możliwości wstawiania zmiennych ani unikalnych treści osobno dla każdego dokumentu.

Numer zamówienia można jednak powiązać z paragonem w inny sposób:

• Na paragonie wewnątrz Fakturowni (zakładka Przychody > Paragony) - włącz opcję “Czy przepisywać stary Nr zamówienia (oid) do węzła Ksef: WarunkiTransakcji::Zamówienia::NrZamówienia” w Ustawienia > Ustawienia konta > Wydruki. Na wydruku papierowym pojawi się numer systemowy, po którym łatwo odnajdziesz paragon w Fakturowni i sprawdzisz przypisany do niego numer zamówienia.
• Na e-paragonie wysyłanym do klienta - ta sama opcja co powyżej pozwala umieścić numer zamówienia na e-paragonie.

Więcej informacji: artykuł “Numer zamówienia na fakturze”.

Kaucje na paragonie fiskalnym

Czy można dodać informację o kaucji na paragonie fiskalnym?

Obecnie nie ma możliwości przekazania kaucji bezpośrednio na paragon fiskalny z poziomu Fakturowni i modułu Paragony.pl. Funkcja ta wymaga zmian po stronie obu systemów i nie jest jeszcze dostępna.

W Fakturowni dostępny jest moduł rozliczeń, który pozwala na dodanie kaucji np. na fakturze zakupowej dotyczącej towarów z kaucją. Na potrzeby zaewidencjonowania kaucji można w tym celu wystawić Notę księgową obciążeniową na kwotę opakowań zwrotnych.

Dwie drukarki fiskalne - jak to obsłużyć?

Czy jeden moduł Paragony.pl obsługuje dwie drukarki jednocześnie?

Nie. Jedna instalacja modułu Paragony.pl (na jednym komputerze) może być w danym momencie połączona tylko z jedną drukarką. Nie ma też możliwości zainstalowania dwóch egzemplarzy aplikacji na tym samym komputerze.

Jeśli potrzebujesz obsługiwać dwie drukarki, masz dwie opcje:

• Dwa komputery - na każdym instalujesz osobny moduł Paragony.pl, każdy podłączony do swojej drukarki. Oba działają jednocześnie, a zlecenia fiskalizacji możesz wysyłać z dowolnego miejsca. To zalecane rozwiązanie przy pracy dwustanowiskowej.
• Jeden komputer z przełączaniem - możliwe jest ręczne przełączanie między drukarkami: kliknij “Rozłącz” w module, zmień port lub adres IP w konfiguracji na dane drugiej drukarki, a następnie połącz się ponownie. Drukarki nie działają wtedy równocześnie.

W ramach jednego abonamentu Paragony.pl można obsługiwać wiele drukarek - nie są potrzebne osobne subskrypcje dla każdej z nich. Przy konfiguracji wielostanowiskowej warto przypisać drukarki do działów i ustawić drukarki domyślne, żeby uniknąć pomyłek przy fiskalizacji.

Rozwiązywanie problemów z aktywacją e-paragonów

E-paragony widnieją jako nieaktywne mimo przejścia przez konfigurację (dla drukarek Novitus) - co zrobić?

Jeśli po przejściu pełnej konfiguracji w aplikacji Paragony.pl i wymuszeniu pobrania zadań z poziomu drukarki (Serwis > Repozytorium > Wymuś pobranie zadań) e-paragony nadal nie są aktywne, sprawdź kolejno:

1. Zamknij aplikację całkowicie - kliknij prawym przyciskiem myszy ikonę Paragony.pl w zasobniku systemowym (prawy dolny róg ekranu) i wybierz opcję zamknięcia.
2. Uruchom aplikację ponownie i połącz się z drukarką - przy nawiązaniu połączenia aplikacja powinna automatycznie ustawić na drukarce adres URL serwera e-paragonów.
3. Sprawdź połączenie drukarki z internetem - drukarka pobiera ustawienia z repozytorium przy każdym raporcie dobowym lub na żądanie. Jeśli drukarka nie ma dostępu do internetu, aktualizacja konfiguracji nie dojdzie do skutku.

Jeśli powyższe kroki nie pomogą, sprawdź w menu drukarki status repozytorium - może widnieć komunikat “oczekuje na pobranie przez urządzenie”, co oznacza, że drukarka jeszcze nie pobrała ustawień. W takim przypadku upewnij się, że drukarka ma aktywne połączenie z siecią i ponów wymuszenie pobrania zadań.

Jeśli problem nadal występuje, prześlij logi z modułu Paragony.pl do wsparcia technicznego - znajdziesz je w zakładce Rejestr zdarzeń > Otwórz katalog.

Wymagania systemowe i kompatybilność modułu Paragony.pl

macOS

Aktualna wersja modułu Paragony.pl wymaga systemu macOS 10.15 (Catalina) lub nowszego.

Jeśli po instalacji pojawia się komunikat “Aplikacja nie jest obsługiwana na tym Macu”, przyczyną może być jedna z dwóch rzeczy:

• Starszy procesor Intel - MacBooki z procesorami Intel (np. MacBook Air 2017) wymagają dedykowanej wersji aplikacji: Paragony.pl stable osx amd64. Standardowy instalator pobrany z panelu Fakturowni może nie działać na tej konfiguracji.
• System starszy niż macOS 10.15 - w takim przypadku ostatnią działającą wersją jest Fiskator 2.3. Skontaktuj się z supportem, podając model komputera i wersję systemu - otrzymasz odpowiedni plik.

Windows

Moduł działa na systemach Windows 10 i nowszych. Jeśli na stanowisku nadal działa Windows 7 lub 8.1, aktualizacja do najnowszego Paragony.pl może nie być możliwa - w takim przypadku skorzystaj ze starszej wersji modułu, aby otrzymać ostatnią zgodną wersję.

Linux

Moduł dla systemu Linux można pobrać TUTAJ

inne architektury (ARM)

Moduł Paragony.pl nie obsługuje architektury ARM (np. Raspberry Pi). Aktualnie nie przewiduje się wydania wersji na tę architekturę.

Przeniesienie modułu na nowy komputer

Instalator najnowszej wersji modułu Paragony.pl jest zawsze dostępny w: Ustawienia > Integracje i dodatki > Moduł Paragony.pl.

Wystarczy pobrać instalator, uruchomić go na nowym komputerze i zalogować się do konta Fakturowni. Konfiguracja drukarki jest przechowywana na koncie - nie trzeba niczego eksportować ze starego komputera.

Jeśli wcześniej korzystałeś z modułu pod starą nazwą Fiskator, przy okazji zmiany komputera warto zaktualizować się do najnowszej wersji Paragony.pl (chyba że na stanowisku działa starszy system operacyjny - wtedy skontaktuj się ze wsparciem).

Połączenie drukarki fiskalnej z modułem Paragony.pl

Drukarkę fiskalną można podłączyć do komputera z zainstalowanym Paragony.pl na dwa sposoby:

• kablem (USB lub RS232) - bezpośrednie połączenie fizyczne
• przez sieć lokalną (LAN lub Wi-Fi) - jeśli model drukarki obsługuje komunikację sieciową, drukarka i komputer z Paragony.pl muszą być w tej samej sieci

Moduł Paragony.pl musi działać tylko na tym komputerze, który ma dostęp do drukarki. Zlecenia fiskalizacji można wysyłać z dowolnego innego urządzenia - nawet z przeglądarki na telefonie.

Jedna drukarka fiskalna dla kilku działów lub lokalizacji

Drukarka fiskalna może obsługiwać sprzedaż z kilku działów lub nawet z różnych lokalizacji - o ile wszystkie działają w ramach jednego konta Fakturowni i drukarka ma dostęp do internetu.

Aplikacja Paragony.pl odpytuje konto o kolejkę zleceń fiskalizacji i realizuje je w kolejności wpływu - niezależnie od tego, z którego działu zlecenie pochodzi. Oznacza to, że jedna drukarka stojąca fizycznie np. na stacji benzynowej może obsługiwać także zlecenia fiskalizacji z obiektu noclegowego znajdującego się obok, jeśli oba działy rozliczane są w ramach tego samego konta.

Warto jednak wziąć pod uwagę jeden praktyczny aspekt: jeśli w tym samym czasie do kolejki trafiają zarówno zlecenia papierowych paragonów (obsługiwane na żywo przy kasie), jak i zlecenia e-paragonów z innej lokalizacji, drukarka realizuje je po kolei. Klient stojący przy kasie może chwilę poczekać, jeśli przed jego zleceniem w kolejce są zadania z innego działu. Przy niewielkim natężeniu sprzedaży nie stanowi to problemu, ale przy większym ruchu warto rozważyć dwie drukarki.

Automatyczne ponowne łączenie z drukarką

Od wersji 3.3.0 modułu Paragony.pl dostępna jest opcja “Ponawiaj próby połączenia”. Po jej włączeniu moduł automatycznie próbuje przywrócić połączenie z drukarką w przypadku rozłączenia - bez konieczności ręcznej interwencji. Warto ją aktywować, zwłaszcza jeśli drukarka połączona jest przez sieć.

Szuflada kasowa nie otwiera się automatycznie po wydruku paragonu

Moduł Paragony.pl nie obsługuje automatycznego otwierania szuflady kasowej po fiskalizacji paragonu - niezależnie od wybranej formy płatności. Nie jest planowane wprowadzenie tej funkcji w najbliższym czasie.

Jeśli dotychczas korzystałeś z innego oprogramowania, które obsługiwało tę funkcję, konieczne będzie ręczne otwieranie szuflady lub skorzystanie z osobnego wyzwalacza podłączonego bezpośrednio do drukarki.

Zmiana formy wydruku paragonu - papierowy lub e-paragon

Ustawienie dotyczące wyboru między paragonem papierowym a elektronicznym (e-paragonem) odnosi się wyłącznie do paragonów wystawianych przez integrację API, gdy włączona jest automatyczna fiskalizacja.

Jeśli fiskalizujesz ręcznie z poziomu aplikacji, to ustawienie nie ma żadnego znaczenia. W widoku wystawiania dokumentu po prostu wybierasz:

• Drukuj > Paragony fiskalne - jeśli chcesz paragon papierowy
• Drukuj > e-paragon - jeśli chcesz paragon elektroniczny

Zmianę tę może wykonać każdy pracownik przy każdej transakcji, bez angażowania administratora.

Jeśli korzystasz z integracji API, możesz wyłączyć automatyczną fiskalizację w Fakturowni i przesyłać zlecenia fiskalizacji przez API, uzależniając sposób fiskalizacji od stanowiska lub innych kryteriów. Dokumentacja API dostępna jest pod adresem: https://github.com/e-paragony/api

Dostęp do ustawień drukarek fiskalnych pozostaje wyłącznie dla administratorów i nie jest planowana zmiana w tym zakresie.

Mapowanie form płatności do raportu dobowego drukarki fiskalnej

Fakturownia przesyła do drukarki fiskalnej oznaczenia płatności w następujący sposób:

• Gotówka, Karta, Przelew - są przekazywane do drukarki jako odpowiednie, standardowe oznaczenia i powinny poprawnie pojawiać się w rozbiciu na raporcie dobowym.
• Wszystkie inne, niestandardowe metody płatności (np. BLIK, płatności mieszane) są przesyłane w formacie: INNA (nazwa metody płatności).

Nie ma możliwości zmiany tego sposobu przekazywania niestandardowych metod płatności do drukarki.

To, czy drukarka grupuje zapisy INNA osobno (np. INNA (BLIK) i INNA (50% gotówka, 50% karta) jako oddzielne pozycje), czy łączy je w jednej pozycji, zależy od modelu i konfiguracji samej drukarki. W razie wątpliwości warto to skonsultować z producentem lub serwisantem drukarki.

Pole “Metoda NIP na paragonie” jest nieaktywne

To pole ma charakter wyłącznie informacyjny i nie można go edytować ręcznie. Jego wartość zależy od protokołu komunikacji używanego do połączenia z drukarką fiskalną:

• Jeśli protokół obsługuje dedykowane pole na NIP nabywcy, NIP jest przekazywany tym kanałem (metoda natywna).
• Jeśli protokół nie ma osobnego pola na NIP, jest on drukowany w polu przeznaczonym na nazwę kasjera.

Brak możliwości edycji tego pola jest zachowaniem prawidłowym.

Zobacz także:

Błędy z wydrukiem fiskalnym i konfiguracji modułu Paragony.pl
Druk paragonów fiskalnych
Paragony.pl 3.3.0 – moduł do wydruków fiskalnych – instalacja i czynności poinstalacyjne
E-Paragony w Fakturowni
Ograniczanie drukarek fiskalnych do działów