Faktura nie może zostać pobrana ani wysłana do KSeF
Skąd ten problem?
Jeśli faktura wystawiona dla firmy zagranicznej nie trafia automatycznie do KSeF, prawdopodobnie masz włączoną opcję automatycznej wysyłki tylko dla firm z Polski. Możesz to sprawdzić w Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia.
Faktury dla kontrahentów zagranicznych wymagają w takiej konfiguracji ręcznej wysyłki do KSeF.
Dlaczego nie można pobrać ani wydrukować faktury?
Do momentu nadania numeru KSeF faktura nie może zostać pobrana, wydrukowana ani wysłana. To celowe zabezpieczenie systemu.
Wyjątkiem jest tryb hybrydowy - pomija on to zabezpieczenie, jednak powinny z niego korzystać wyłącznie podmioty, które nie mają obowiązku korzystania z KSeF.
Wysyłka faktury po terminie - co warto wiedzieć
Poniższe informacje mają charakter wyłącznie techniczny. Przed podjęciem jakichkolwiek działań skonsultuj się z księgowością, doradcą podatkowym lub Urzędem Skarbowym - żeby ustalić właściwą ścieżkę postępowania w konkretnym przypadku.
- Wysłanie faktury do KSeF po dacie wystawienia jest technicznie możliwe - KSeF taką fakturę przyjmie i oznaczy jako wystawioną w trybie offline. Może to jednak skutkować sankcjami za nieterminowe wystawienie dokumentu.
- Po wysłaniu faktura otrzyma numer KSeF i od tego momentu jest skutecznie wystawiona.
- Jeśli nabywca jest krajowym podatnikiem (ma NIP), faktura będzie dla niego widoczna w KSeF dopiero po nadaniu numeru - może to wpłynąć na jego termin odliczenia VAT.
- Warto sprawdzić, czy nabywca nie odliczał już VAT z tej faktury. Jeśli tak - data otrzymania (czyli data nadania numeru KSeF) może być późniejsza niż zakładał.
Jak ręcznie wysłać fakturę do KSeF
- Przejdź do podglądu faktury - kliknij jej numer na liście dokumentów.
- Kliknij przycisk KSeF widoczny w górnej części ekranu, po prawej stronie.
- Potwierdź wysyłkę.
System wyświetli komunikat, że dla tego dokumentu minął ustawowy termin wysyłki. Ponieważ data wystawienia jest wcześniejsza niż bieżąca data, faktura zostanie automatycznie zakwalifikowana jako dokument w trybie OFFLINE. Na dokumencie pojawią się dwa kody QR. Numer KSeF zostanie nadany przez serwery Ministerstwa Finansów po przetworzeniu dokumentu.
Dodatkowe materiały
Więcej informacji o integracji z KSeF znajdziesz w artykułach:
⚠️Fakturownia nie udziela porad księgowych ani prawnych. W przypadku wątpliwości dotyczących prawidłowego postępowania w konkretnej sytuacji zalecamy konsultację z księgowym lub doradcą podatkowym.