Faktury cykliczne - najczęstsze pytania i problemy

Faktury cykliczne - najczęstsze pytania i problemy

Jak działa faktura cykliczna - podstawowe zasady

Faktura cykliczna to automatycznie generowany dokument według ustalonego harmonogramu. System tworzy każdą kolejną fakturę na podstawie danych z dokumentu bazowego - proformy lub faktury VAT - w stanie aktualnym na chwilę wystawienia. Oznacza to, że jeśli zmienisz dane na dokumencie bazowym po tym, jak faktura cykliczna już się wygenerowała, zmiana nie wpłynie wstecznie na wystawione dokumenty - obowiązywać będzie dopiero przy następnym cyklu.

Jak tworzyć cykle - proforma czy faktura VAT?

Rekomendowanym sposobem jest tworzenie cyklu na podstawie proformy z zaznaczoną opcją “Wystawiaj faktury VAT”. Takie podejście ma kilka zalet:

• proformę można swobodnie edytować w każdej chwili (zmiana ceny, danych nabywcy, stawki VAT) - faktura bazowa cyklu oparta na fakturze VAT jest zablokowana do edycji
• zmiana na proformie wejdzie w życie przy następnym wygenerowaniu dokumentu z cyklu
• konfiguracja cyklu opartego na proformie oferuje więcej opcji

Jeśli potrzebujesz faktury cyklicznej z kilkoma pozycjami lub różnymi stawkami VAT, cykl na podstawie istniejącego dokumentu jest jedyną dostępną drogą - w trybie “Własna definicja” można dodać tylko jedną pozycję.

Stawka VAT na fakturach cyklicznych

Faktura cykliczna kopiuje stawkę VAT z dokumentu bazowego w momencie wystawienia. Jeśli na dokumencie bazowym zmienisz stawkę VAT, zmiana wartości faktury wynika z przeliczenia - system nie robi tego samowolnie, tylko reaguje na zmianę stawki.

Jeśli wystawiasz faktury ze stawką zwolnioną (zw), upewnij się, że:

• stawka “zw” jest wybrana z listy słownikowej (małe litery), a nie wpisana ręcznie
• określono podstawę zwolnienia z podatku VAT - to wymóg przy stawce zw
• w słowniku stawek VAT (Ustawienia > Dane firmy) masz poprawnie skonfigurowaną stawkę

Jeśli dana stawka ma być domyślna dla wszystkich dokumentów w firmie lub w konkretnym dziale, możesz ją ustawić w Ustawienia > Dane firmy w sekcji dotyczącej domyślnej stawki podatku.

Faktury cykliczne a KSeF

Zachowanie faktury cyklicznej względem KSeF zależy od ustawień automatycznej wysyłki (Ustawienia > Ustawienia KSeF):

• jeśli automatyczna wysyłka jest włączona, faktura wygenerowana z cyklu trafi do KSeF bez możliwości wcześniejszej weryfikacji
• jeśli chcesz sprawdzić lub poprawić fakturę przed wysłaniem do KSeF, wyłącz automatyczną wysyłkę - faktury będą się wystawiać, ale wysyłkę do KSeF zatwierdza się ręcznie
• alternatywą jest tworzenie cykli na podstawie proformy - proforma nie trafia do KSeF, więc możesz ją zweryfikować i dopiero przekształcić w fakturę do wysłania

Formularz tworzenia faktury cyklicznej aktualnie nie zawiera wszystkich pól wymaganych do wysyłki KSeF (np. pola podstawy zwolnienia VAT). Do czasu rozbudowania tego formularza konieczne jest tworzenie cyklu na podstawie istniejącego dokumentu.

Numer konta bankowego na fakturach cyklicznych

Numer konta na fakturach cyklicznych pobierany jest z dokumentu bazowego cyklu, nie z aktualnych ustawień konta. Jeśli w ustawieniach zmieniłeś główny numer konta, faktury cykliczne nadal będą używać konta przypisanego do dokumentu bazowego. Aby zmienić numer konta na kolejnych fakturach cyklicznych, zaktualizuj dokument bazowy (proformę).

Status płatności na fakturach cyklicznych

W ustawieniach każdego cyklu znajduje się opcja “Wystawiaj dokumenty utworzone z cyklu jako opłacone”. Jeśli jest zaznaczona, wszystkie faktury z tego cyklu będą tworzone ze statusem “Opłacona”. Wejdź w edycję cyklu i sprawdź, czy ta opcja jest wyłączona, jeśli chcesz, żeby faktury powstawały ze statusem “Wystawiona”.

Uwaga: przy ręcznym wystawianiu faktury VAT z proformy przez przycisk “Wystaw fakturę VAT” dokument domyślnie tworzy się ze statusem “Opłacona” - to celowe zachowanie systemu, wynikające z założenia, że proforma jest zwykle opłacana przed wystawieniem faktury właściwej. Status można zmienić na formularzu nowej faktury przed zapisem lub później w edycji dokumentu.

Zmienne w nazwach pozycji (np. miesiąc słownie)

W nazwach pozycji na fakturach cyklicznych można używać zmiennych, które system podstawia w momencie wystawienia dokumentu. Zmienna {{month_in_words}} wstawia nazwę miesiąca, w którym dokument jest wystawiany. Przykład: {{month_in_words+2}} wstawi nazwę miesiąca o dwa miesiące późniejszego.

Aktualnie zmienna zawsze wstawia miesiąc z wielkiej litery - nie ma możliwości wymuszenia zapisu małą literą. Rozróżnienie zapisu (mała/wielka litera) jest zgłoszone do działu rozwoju produktu, ale termin wdrożenia nie jest znany.

Godzina wystawiania faktur cyklicznych

Unikaj ustawiania godziny wystawienia między 24:00 a 2:00 w nocy - w tym czasie serwery mogą działać w innej strefie czasowej, co może powodować opóźnienia lub nieprawidłowe zachowanie systemu. Zalecana godzina to pora poranna.

Osobna numeracja faktur cyklicznych dla różnych użytkowników lub działów

Fakturownia umożliwia ustawienie osobnej numeracji dokumentów dla każdego działu. Nie muszą to być faktyczne działy firmy - działy można tworzyć wyłącznie w celu organizacji numeracji.

Aby ustawić osobną numerację:

1. Przejdź do Ustawienia > Dane firmy i kliknij “Nowy dział”.
2. Wypełnij dane działu i zaznacz opcję “Osobne ustawienia numeracji dokumentów”.
3. Ustaw format numeracji i zapisz.

Aby faktury cykliczne były wystawiane w ramach konkretnego działu, wybierz ten dział w polu “Sprzedawca” podczas tworzenia cyklu lub na dokumencie bazowym.

Hurtowe tworzenie faktur cyklicznych

Nie ma możliwości masowego przekształcenia wielu faktur w cykliczne w jednej operacji. Każdy cykl zakłada się osobno. Najszybszym sposobem jest skorzystanie z opcji dostępnej z poziomu podglądu faktury: Więcej opcji > Ustaw cykliczną - system przeniesie do formularza nowego cyklu z danymi już uzupełnionymi.

Załączniki na fakturach cyklicznych

Faktury generowane z cyklu nie kopiują załączników z dokumentu bazowego - nawet jeśli proforma ma podpięty załącznik widoczny dla klienta. Załącznik do każdej faktury cyklicznej należy dodać osobno po jej wystawieniu.

Błędne oznaczenie dodatkowego podmiotu na fakturach cyklicznych

Faktury cykliczne kopiują dane z dokumentu bazowego w stanie aktualnym na chwilę ich wystawienia. Jeśli po wygenerowaniu faktur zmienisz dane na proformie (np. oznaczenie dodatkowego podmiotu), zmiana nie zostanie przeniesiona wstecznie na już wystawione dokumenty - obowiązywać będzie dopiero przy kolejnym cyklu.

Jak włączyć faktury cykliczne?

Zanim zaczniesz tworzyć cykle, sprawdź czy funkcja jest aktywna na koncie. Przejdź do Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto, znajdź sekcję “Automatyczne wystawianie dokumentów cyklicznie” i zaznacz opcję “Dokumenty cykliczne”. Funkcja jest dostępna od planu Standard.

Faktura cykliczna z metodą kasową i zmiennymi w nazwie pozycji

Jeśli chcesz wystawiać cykliczne faktury kasowe (MP) ze zmiennymi automatycznie aktualizującymi miesiąc lub rok, stwórz cykl na podstawie dokumentu bazowego w odpowiednim typie:

1. Przejdź do Przychody > Faktury MP > Dodaj i utwórz nową fakturę.
2. W nazwie pozycji wpisz zmienne, np. “Usługa najmu za okres {{month}} {{year}}”. Na wystawionej fakturze cyklicznej pojawi się konkretna wartość, np. “Usługa najmu za okres 06 2026”.
3. Zapisz dokument, następnie w jego podglądzie wybierz Więcej opcji > Ustaw cykliczną i skonfiguruj ustawienia cyklu.

Zmienne na dokumencie bazowym wyświetlają się dosłownie (np. {{month}}). Właściwe wartości są podstawiane dopiero na fakturach generowanych przez cykl.

Jeśli chcesz przetestować działanie zmiennych, zmień datę w polu “Data wystawienia pierwszej faktury” na dzisiejszą - system od razu wygeneruje fakturę. W sekcji Wystawione faktury możesz sprawdzić poprawność i wrócić do edycji cyklu. Na etapie testów nie zaznaczaj opcji automatycznej wysyłki e-mailem, żeby przypadkowo nie wysłać testowej faktury do klienta.

Proforma jako dokument bazowy cyklu - dlaczego warto?

Standardowym i zalecanym podejściem jest tworzenie cyklu na podstawie faktury proforma, a nie faktury VAT. Proforma jest dokumentem nieksięgowym - można ją swobodnie edytować bez wpływu na już wystawione faktury. Jeśli dane na dokumencie bazowym wymagają aktualizacji (np. zmiana kwot czy jednostki miary), edytujesz proformę i od następnego cyklu zmiany są uwzględniane.

Jeśli cykl masz już oparty na fakturze VAT i chcesz go przepiąć na proformę:

1. Przejdź do podglądu faktury VAT, która jest podstawą cyklu.
2. Wybierz Więcej opcji > Wystaw podobną, zmień typ na Proforma i zapisz.
3. Wejdź w edycję cyklu i jako podstawę wskaż nowo utworzoną proformę.

Przy tworzeniu cyklu na podstawie proformy pojawia się checkbox Wystawiaj faktury VAT - zaznacz go, jeśli cykl ma generować faktury VAT, a nie kolejne proformy.

Cykl z własnym formatem numeracji dla różnych kontrahentów lub działów

Jeśli wystawiasz faktury dla różnych kontrahentów z oddzielną numeracją (np. 1/KRA/2026, 1/DUK/2026), dla każdego z nich tworzysz osobny cykl z odpowiednim formatem numerowania.

Konfiguracja:

1. Przejdź do Przychody > Faktury cykliczne > Nowa faktura cykliczna.
2. Wybierz opcję “Na podstawie faktury” i wskaż proformę bazową dla danego kontrahenta/działu.
3. Zaznacz opcję Inny od domyślnego format numerowania faktur.
4. Wpisz własny format, np. nr/KRA/yyyy, korzystając z dostępnych zmiennych (nr, yyyy, yy, mm itp.).
5. Zapisz cykl.

Faktury z tego cyklu będą miały niezależną numerację (2/KRA/2026, 3/KRA/2026 itd.), oddzieloną od pozostałych dokumentów.

Data sprzedaży - ostatni dzień poprzedniego miesiąca

W ustawieniach cyklu pole “Data sprzedaży na fakturze” oferuje kilka opcji. Opcja “ostatni dzień miesiąca” oznacza ostatni dzień miesiąca wystawienia faktury - jeśli faktura jest wystawiana 7 czerwca, data sprzedaży to 30 czerwca.

Jeśli potrzebujesz ostatniego dnia poprzedniego miesiąca, wybierz opcję “X dzień poprzedniego miesiąca” i wpisz 31. System automatycznie obsługuje krótsze miesiące - jeśli poprzedni miesiąc miał 28, 29 lub 30 dni, zostanie wybrany jego ostatni dzień. Przykłady:

• faktura wystawiona 7 marca - data sprzedaży: 28 lutego (lub 29 w roku przestępnym)
• faktura wystawiona 7 maja - data sprzedaży: 30 kwietnia
• faktura wystawiona 7 czerwca - data sprzedaży: 31 maja

Kod GTU na fakturach cyklicznych

Kod GTU możesz wpisać ręcznie w pozycji faktury, ale przy cyklach wygodniejsze jest przypisanie go do karty produktu. Wejdź w edycję produktu w sekcji Magazyn > Produkty, rozwiń “Dodatkowe opcje” i uzupełnij pole “Kod GTU”. Od tej pory kod będzie automatycznie przenoszony na każdą generowaną fakturę cykliczną.

Jak wskazać na fakturze, że obejmuje cały miesiąc?

W formularzu faktury bazowej uzupełnij pole “Data sprzedaży”. Możesz też wpisać odpowiednią informację w opisie pozycji lub w polu “Uwagi” - korzystając ze zmiennych, np. {{month_in_words}} {{year}}. W ustawieniach cyklu dostępna jest opcja “Data sprzedaży na fakturze”, która automatycznie podpowiada datę dla kolejnych faktur.

Faktury cykliczne a KSeF

Faktury cykliczne zachowują się tak samo jak zwykłe faktury pod kątem wysyłki do KSeF - nie ma możliwości wyłączenia wysyłki do KSeF tylko dla faktur cyklicznych.

• Jeśli masz włączoną automatyczną wysyłkę do KSeF - faktury cykliczne również trafią tam automatycznie.
• Jeśli masz ustawioną ręczną wysyłkę - faktura cykliczna wystawia się automatycznie, ale do KSeF musisz ją wysłać samodzielnie.

Problem: faktury cykliczne wysyłają się do klientów przed nadaniem numeru KSeF

Jeśli faktury trafiają do klientów od razu po wystawieniu, zanim otrzymają numer KSeF, sprawdź czy na koncie jest aktywny tryb hybrydowy KSeF. Tryb ten znosi blokadę wysyłki e-mail przed nadaniem numeru KSeF. Żeby przywrócić poprzednie zachowanie:

1. Przejdź do Ustawienia > Integracje i dodatki > KSeF > Ustawienia.
2. Znajdź opcję “Używaj trybu hybrydowego KSeF” i wyłącz ją.

Po wyłączeniu system wróci do poprzedniej kolejności: faktura się wystawia, czeka na nadanie numeru KSeF, a dopiero potem wysyła się mailem do klienta.

Brak jednostki miary na fakturach cyklicznych

Jeśli na fakturach cyklicznych pojawia się “(brak)” zamiast jednostki, sposób korekty zależy od tego, jak cykl został utworzony:

• Cykl na podstawie proformy - edytuj proformę i zmień jednostkę miary. Następna faktura cykliczna uwzględni zmianę.
• Cykl z własnej definicji - edytuj kartę produktu w Magazyn > Produkty i uzupełnij pole “Jednostka”. Następne faktury cykliczne pobiorą zaktualizowaną wartość.
• Cykl na podstawie faktury VAT wysłanej już do KSeF - faktura jest zablokowana do edycji. Zakończ bieżący cykl i utwórz nowy na podstawie proformy z prawidłowo uzupełnioną jednostką. Do faktur już wystawionych wystaw korekty częściowe z odpowiednią jednostką.

Zmiana kwot na dokumencie bazowym cyklu

Jeśli cykl jest oparty na fakturze VAT i chcesz zmienić kwoty na kolejnych fakturach, nie edytuj faktury VAT - spowoduje to problemy z rozliczeniami (faktura może wyglądać na nieopłaconą).

Prawidłowe postępowanie: przywróć oryginalne wartości na fakturze VAT, a następnie na jej podstawie utwórz proformę (Więcej opcji > Wystaw podobną > typ: Proforma). Edytuj cykl i jako podstawę wskaż nową proformę. Dalsze zmiany kwot robisz już tylko na proformie - jest to bezpieczne, bo proforma nie jest księgowana.