Komunikat “Faktura o takim numerze już istnieje” - co to oznacza i co zrobić
Jeśli przy próbie wystawienia faktury pojawia się komunikat, że dokument o danym numerze już istnieje, ale na liście go nie widać - numer jest prawdopodobnie zajęty z innego powodu niż istnienie samej faktury. Poniżej opisujemy najczęstsze przyczyny.
Najczęstsze przyczyny zajętego numeru
Korekta z wpisanym “prawidłowym numerem” korygowanego dokumentu
To najczęstszy przypadek. Przy wystawianiu faktury korygującej jedno z pól pozwala wpisać, jaki numer powinien mieć korygowany dokument. Jeśli wpisujesz tam np. 24/2026, system rezerwuje ten numer - nawet jeśli fizyczna faktura o takim numerze nie istnieje.
W efekcie numer 24/2026 jest zajęty i nie można go użyć dla nowej faktury. Ani system, ani KSeF nie pozwolą na istnienie dwóch dokumentów o tym samym numerze.
Numer został użyty przez inny typ dokumentu
Na koncie z aktywnym ustawieniem “Wspólna numeracja dokumentów o tym samym formacie” numery są wspólne dla wszystkich typów dokumentów - faktur VAT, korekt, proform. Jeśli np. korekta o numerze 5/06/2026 już istnieje, nie można wystawić faktury VAT o tym samym numerze, nawet jeśli są to różne rodzaje dokumentów.
Dotyczy to też sytuacji, gdy na koncie prowadzisz kilka firm - jeśli mają ten sam schemat numerowania, system traktuje numery jako wspólną pulę.
Faktura istnieje, ale jest trudna do znalezienia na liście
Zdarza się, że faktura jest na liście, ale lista jest posortowana według daty wystawienia, a dokument był wystawiony z datą wsteczną. Wtedy może pojawić się daleko od góry listy, między wcześniejszymi wpisami.
Żeby szybko sprawdzić, czy dany numer istnieje w systemie, użyj filtrów po lewej stronie listy faktur - w polu “Szukane słowo lub numer” wpisz pełny numer dokumentu i kliknij “Szukaj”.
Korekta numeru nie zwalnia numeru oryginalnego
Jeśli wystawiono fakturę o numerze 42/2026 i następnie skorygowano jej numer korektą - numer 42/2026 nadal pozostaje zajęty. Korekta zmienia to, co widnieje na dokumencie, ale nie usuwa oryginalnego numeru z systemu ani z KSeF.
Co możesz zrobić
- Zanim przyjmiesz, że numer jest wolny, wyszukaj go przez filtry na liście dokumentów.
- Jeśli numer jest zajęty przez pole “prawidłowy numer korygowanego dokumentu” w korekcie - numer ten jest trwale zarezerwowany. Musisz w takiej sytuacji użyć kolejnego wolnego numeru w swojej numeracji.
- Jeśli na koncie masz kilka firm i numeracja się miesza, wejdź w Ustawienia > Dane firmy i włącz opcję osobnych ustawień numeracji dla każdej firmy. Dla różnych typów dokumentów warto stosować różne prefiksy, np. FK dla korekt, P dla proform - dzięki temu każdy typ będzie miał niezależną ciągłość numeracji.