Import faktur z pliku Excel (XLS/CSV) – najczęstsze pytania i problemy

Import faktur z pliku Excel (XLS/CSV) – najczęstsze pytania i problemy

Poniżej zebrano odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące importu dokumentów z pliku Excel lub CSV do Fakturowni.

Jak zaimportować faktury z pliku?

1. Przejdź do Ustawienia > Import > Importuj faktury.
2. Kliknij Wybierz plik i wskaż plik z danymi, następnie kliknij Dalej.
3. Po wczytaniu danych kliknij Przejrzyj dane i importuj.
4. Jeśli plik zawiera wiersz z nazwami kolumn, zaznacz opcję Plik posiada nagłówek - dzięki temu system pominie ten wiersz przy imporcie.
5. W kroku 2 przypisz kolumny z pliku do odpowiednich zmiennych systemowych (np. numer, waluta, stawka VAT).
6. Kliknij Importuj dane, a następnie Gotowe.

Import faktur – jak to zrobić?

Dopasowanie kolumn do zmiennych przy imporcie

System przy wgrywaniu pliku stara się automatycznie dopasować kolumny do odpowiednich pól, ale nie zawsze robi to poprawnie. Przed kliknięciem “Importuj dane” warto przejrzeć podgląd pliku i sprawdzić, czy zmienne są przypisane do właściwych kolumn.

Jeśli raz skonfigurujesz poprawne mapowanie, możesz je zapisać i wykorzystać przy kolejnych importach. W tym celu na liście importów (Ustawienia > Import) kliknij “kopiuj konf. pól” przy poprzednim imporcie z poprawnym dopasowaniem, a następnie wgraj nowy plik. Konfiguracja zostanie przeniesiona, pod warunkiem że kolejny plik ma takie same kolumny w tej samej kolejności.

Kojarzenie klientów i produktów przy imporcie faktur

Przy imporcie faktur przez interfejs (plik XLS/CSV) klienci i produkty są kojarzeni z bazą po nazwie. Plik musi zawierać pełną nazwę kontrahenta i nazwę produktu - samo ID nie wystarczy jako klucz łączący.

Jeśli nazwa produktu lub klienta zmieniła się od czasu wystawienia oryginalnej faktury, system może nie skojarzyć ich z istniejącym rekordem i utworzyć nowy wpis.

Jak importować faktury korygujące?

Każda faktura korygująca zajmuje w pliku co najmniej dwa wiersze:

• Wiersz z wartością ‘correction_before’ (lub ‘korekta_przed’) w kolumnie rodzaj pozycji - zawiera pełne dane nagłówkowe faktury oraz stan pozycji przed korektą.
• Wiersz z wartością ‘correction_after’ (lub ‘korekta_po’) - zawiera dane pozycji po korekcie; pozostałe komórki w tym wierszu pozostają puste.

System łączy oba wiersze w jeden dokument na podstawie identycznego numeru w kolumnie numer. Wzorcowy plik importu korekt możesz pobrać z panelu importu lub poprosić o niego wsparcie techniczne.

Korekta do faktury sprzed KSeF

Korekty do faktur wystawionych przed wdrożeniem KSeF można importować. W pliku należy ustawić:

• typ dokumentu: korekta
• pole invoice_id: wewnętrzne ID faktury pierwotnej w systemie Fakturowni
• pole gov_corrected_invoice_number: pozostawić puste (brak numeru KSeF faktury pierwotnej)
• dane nabywcy identyczne jak na fakturze pierwotnej

Korekta do faktury wysłanej do KSeF

Tak samo jak wyżej, plus pole gov_corrected_invoice_number musi zawierać numer KSeF faktury pierwotnej. Numer ten można znaleźć w Aplikacji Podatnika MF (aplikacja.ksef.podatki.gov.pl), jeśli faktury były wystawiane w innym systemie. Fakturownia nie uzupełnia tego pola automatycznie przy imporcie zewnętrznym.

Ważne: aby zaimportować korektę, faktura pierwotna musi istnieć w systemie. Jeśli oryginał nie był wcześniej importowany, należy go najpierw wgrać, uzyskać jego wewnętrzne ID, a dopiero potem importować korektę z tym ID.

Pola KSeF przy imporcie

Podzielona płatność (MPP)

Pole split_payment przyjmuje wartość true lub false. Znacznik MPP (P_18A) w strukturze FA(3) pojawia się z wartością 1 wyłącznie wtedy, gdy faktura ma zaznaczoną podzieloną płatność i wartość brutto przekracza 15 000 PLN. Poniżej tego progu znacznik przyjmuje wartość 2 - to zachowanie zgodne ze schematem KSeF, nie jest błędem.

Kolumna “Oznaczenia dotyczące procedur” (procedure_designations) to osobny mechanizm - dla samego MPP można ją zostawić pustą.

Znacznik VAT-marża (P_PMarzyN)

Obecność P_PMarzyN=1 w XML faktur niemarżowych jest prawidłowa i zgodna ze schematem FA(3). Oznacza po prostu “faktura nie jest marżowa”. Schemat wymaga, żeby to pole lub jego odpowiednik (P_PMarzy=1 dla faktur marżowych) było zawsze obecne. Wartości podawane przy imporcie w polu rodzaju marży nie wpływają na treść tego znacznika - decyduje wyłącznie typ dokumentu.

Dodatkowe informacje do KSeF (DodatkowyOpis)

Sekcja DodatkowyOpis może zawierać wiele par klucz-wartość. Przy imporcie przez XLS należy dodać osobne kolumny dla każdej pary, np.:

• additional_fields[0][name], additional_fields[0][value]
• additional_fields[1][name], additional_fields[1][value]

Podgląd XML KSeF przed wysłaniem

W Fakturowni nie ma wbudowanego walidatora XML przed wysyłką. Można jednak pobrać plik XML faktury i sprawdzić go ręcznie - np. w Aplikacji Podatnika MF.

Aby pobrać XML, należy najpierw aktywować dodatek: Ustawienia > Integracje i dodatki > “Eksport KSeF XML [struktura fa(3)]”. Po aktywacji przy każdej fakturze pojawi się opcja pobrania pliku XML dokładnie w tym formacie, który trafia do KSeF.

Puste wiersze w eksportowanym pliku

Jeśli w pliku eksportowym widoczne są pozornie puste wiersze, najprawdopodobniej wynikają one z faktur zawierających kilka wierszy uwag. Każdy wiersz uwag tworzy osobny wiersz w pliku eksportu. Przesuń arkusz w prawo - w kolejnych kolumnach znajdą się dane przypisane do tych wierszy.

Brak terminów płatności w eksporcie

Jeśli na fakturze termin płatności jest ustawiony na “nie wyświetlaj”, pole to będzie puste w pliku eksportu. To zachowanie prawidłowe - brak wartości w kolumnie terminu płatności oznacza, że na fakturze celowo go nie umieszczono.

Import zdjęć produktów

Import produktów z pliku XLS/CSV nie obsługuje zdjęć ani linków do zdjęć. Zdjęcia można dodawać wyłącznie ręcznie, dla każdego produktu osobno:

1. Wejdź w Magazyn > Produkty i otwórz edycję wybranego produktu.
2. Kliknij “Dodaj załącznik”.
3. Wgraj plik w formacie .jpg, .png lub .bmp (do 10 MB).
4. Zapisz zmiany.

Dokumentacja pól importu

Listę dostępnych zmiennych znajdziesz w artykule: Zmienne do wykorzystania w imporcie danych.

Jakie typy dokumentów można importować i jak je wskazać w pliku?

Typ dokumentu określa kolumna o nazwie kind. Poniżej lista obsługiwanych wartości:

• ‘vat’ - faktura VAT
• ‘proforma’ - faktura proforma
• ‘correction’ - faktura korygująca
• ‘invoice_other’ - inna faktura
• ‘wdt’ - wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT)
• ‘wnt’ - wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT)
• ‘import_service’ - import usług
• ‘import_service_eu’ - import usług z UE
• ‘import_products’ - import towarów (procedura uproszczona)
• ‘export_products’ - eksport towarów
• ‘receipt’ - paragon
• ‘bill’ - rachunek
• ‘advance’ - faktura zaliczkowa
• ‘final’ - faktura końcowa
• ‘vat_margin’ - faktura marża
• ‘vat_mp’ - faktura MP
• ‘vat_rr’ - faktura RR
• ‘correction_note’ - nota korygująca
• ‘accounting_note’ - nota księgowa
• ‘dw’ - dokument wewnętrzny
• ‘kp’ - kasa przyjmie
• ‘kw’ - kasa wyda
• ‘estimate’ - zamówienie
• ‘client_order’ - dokument nieksięgowy

Więcej informacji: Importowanie dokumentów innych niż faktury.

Jak zaimportować fakturę WDT (wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów)?

W kolumnie kind wpisz wartość ‘wdt’. Ważne: faktura WDT musi zawierać stawkę VAT 0% lub np (nie podlega). Import z inną stawką nie zostanie przetworzony poprawnie.

Przy WDT zwróć uwagę na numer VAT nabywcy - powinien być wpisany z prefiksem kraju UE (np. NL dla Holandii, DE dla Niemiec). Jeśli nabywca ma numer NIP bez prefiksu, system może zaimportować go jako krajowy NIP zamiast NIP UE.

Jak ustawić walutę na importowanych fakturach?

W pliku importu dodaj kolumnę (np. o nazwie Waluta) i wpisz w każdym wierszu odpowiednią wartość, np. PLN lub EUR. W kroku 2 importu przypisz tej kolumnie zmienną currency : Waluta.

Jeśli plik nie zawiera kolumny z walutą, system domyślnie zastosuje walutę ustawioną w konfiguracji konta.

Jak importować faktury ze stawką zw (zwolnione z VAT)?

W kolumnie ze stawką VAT wpisz wartość ‘zw’ i przypisz do niej zmienną position.tax : pozycja - Stawka VAT.

Podstawa zwolnienia (pole exempt_tax_kind) nie jest pobierana z pliku importu - system automatycznie stosuje wartość ustawioną w konfiguracji konta. Aby ją skonfigurować, przejdź do Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Faktury i dokumenty i uzupełnij pole Domyślna podstawa zastosowania stawki zw.

Jak importować faktury z odwrotnym obciążeniem i stawką np?

Plik musi zawierać:

• kolumnę ze stawką VAT z wartością ‘np’
• kolumnę określającą rodzaj dokonywanej sprzedaży - w kroku 2 przypisz do niej zmienną np_tax_kind : rodzaj dokonywanej sprzedaży
• kolumnę odwrotne obciążenie z wartością ‘1’ (wpisz jako ‘‘1’), przypisaną do zmiennej reverse_charge

Wartości dla kolumny rodzaju sprzedaży:

• Tylko oznaczenie “dostawa towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju” (npI w KSeF): wpisz ‘Dostawa towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju’ lub ‘export_service’
• Oba oznaczenia łącznie (npII w KSeF): wpisz ‘w tym świadczenie usług, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy’ lub ‘export_service_eu’

Szczegółowa instrukcja: Jak ustawić stawkę VAT na np.

Na fakturach po imporcie pojawiają się wartości z wieloma miejscami po przecinku

Przyczyną jest błąd zmiennoprzecinkowy w arkuszu Excel. Dzieje się tak, gdy wartości w komórkach są wynikiem formuł matematycznych, które zwracają np. 434.83000000000004 zamiast 434.83. Fakturownia importuje dokładnie to, co jest w komórce.

Rozwiązanie: w kolumnach z wartościami (cena netto, VAT, wartość brutto) zastosuj funkcję ZAOKR() z dokładnością do 2 miejsc po przecinku, np. ‘=ZAOKR(TWOJA_FORMUŁA;2)’. Samo formatowanie komórek jako “Liczba z 2 miejscami po przecinku” nie wystarczy - zmienia tylko wygląd, nie wartość.

W KSeF widoczne są dwie podstawy zwolnienia z VAT

Jeśli faktura ze stawką zw zostaje wysłana do KSeF i w wizualizacji widać dwa opisy zwolnienia, nie jest to błąd systemu. Wizualizacja udostępniana przez Ministerstwo Finansów zawsze wyświetla ogólny dopisek “Dostawa towarów lub świadczenie usług zwolnionych…” przy stawce zw, a poniżej pojawia się wskazana przez podatnika szczegółowa podstawa zwolnienia. Fakturą w KSeF jest plik XML, który zawiera wyłącznie prawidłowo wypełnione pola. Wygląd wizualizacji nie może być zmieniony, ponieważ jest określony przez Ministerstwo Finansów.

Gdzie znaleźć szablon pliku do importu?

Przykładowy plik importu jest dostępny bezpośrednio w panelu importu jako link na niebieskim tle.