Duplikaty dokumentów - przyczyny i rozwiązania
Duplikaty faktur, paragonów lub potwierdzeń sprzedaży najczęściej wynikają z jednoczesnego działania dwóch integracji, które równolegle wystawiają dokumenty dla tych samych zamówień. Poniżej opisujemy typowe scenariusze i sposoby ich rozwiązania.
Dwie aktywne integracje z WooCommerce
Najczęstsza przyczyna dublowania dokumentów przy integracji z WooCommerce to jednoczesne działanie dwóch integracji: wbudowanej integracji Fakturowni (dostępnej w Ustawienia - Integracje i dodatki - E-commerce - WooCommerce) oraz zewnętrznej wtyczki zainstalowanej po stronie sklepu, np. WPdesk, Base, Apilo lub SellIntegro.
Obie integracje reagują na te same zdarzenia w sklepie i każda z nich osobno wystawia dokument - stąd duplikaty.
Wbudowana integracja Fakturowni ma zabezpieczenie, które blokuje wystawienie kolejnego dokumentu dla zamówienia, które już je posiada. Nie ma jednak kontroli nad tym, co robi zewnętrzna wtyczka.
Rozwiązanie: należy wybrać jedną integrację i wyłączyć drugą.
- Jeśli chcesz korzystać z wbudowanej integracji Fakturowni, wyłącz lub skonfiguruj zewnętrzną wtyczkę tak, żeby nie generowała dokumentów automatycznie (usuń statusy zamówień, które wyzwalają wystawianie faktur w tej wtyczce).
- Jeśli wolisz korzystać z zewnętrznej wtyczki (np. ze względu na personalizację wiadomości e-mail), odinstaluj naszą integrację: Ustawienia - Integracje i dodatki - WooCommerce - Odinstaluj. Dokumenty wystawiane przez wtyczkę będą nadal widoczne w Fakturowni w zakładce Przychody.
Po odinstalowaniu naszej integracji upewnij się, że zewnętrzna wtyczka ma przywrócone ustawienia generowania dokumentów (np. ponownie przypisany status “Zrealizowane”).
Paragony wystawiają się podwójnie
Mechanizm jest identyczny jak przy fakturach. Jeśli masz skonfigurowaną integrację z WooCommerce w Fakturowni i jednocześnie aktywną zewnętrzną integrację (np. przez Base, Apilo, SellIntegro lub inną wtyczkę), każde zamówienie może generować dwa paragony - a w przypadku drukarki fiskalnej oznacza to też podwójny wydruk.
Rozwiązanie jest takie samo: zostaw jedną aktywną integrację i wyłącz drugą.
Co zrobić ze zduplikowanymi dokumentami, które już powstały?
Dokumenty niewyslane do KSeF
Możesz je usunąć. Pamiętaj jednak, że usunięcie dokumentów zaburzy numerację - powstaną luki w numerach. Kolejne dokumenty trzeba będzie ręcznie przeedytować, zmieniając ich numery.
Bezpieczniejszą opcją, szczególnie jeśli chodzi o rozliczenie danego miesiąca, jest wystawienie do każdego zduplikowanego dokumentu całkowitej faktury korygującej do zera. To nie zaburza numeracji i jest czytelne dla księgowości.
Dokumenty wysłane do KSeF
Dokumentów wysłanych do KSeF nie można edytować ani usunąć z Fakturowni. Jedynym możliwym działaniem jest wystawienie całkowitej faktury korygującej do jednego z dwóch zdublowanych dokumentów.
Wybór konkretnego podejścia - usunięcie czy korekta - warto skonsultować z księgową lub doradcą podatkowym. Fakturownia umożliwia wykonanie obu czynności, ale ocena która opcja jest właściwa w danej sytuacji wymaga wiedzy księgowej.
Instrukcja tworzenia korekty do faktury jest dostępna w TYM artykule.