Migracja z innego programu do Fakturowni - import danych i automatyczne wystawianie faktur
Import danych z innego programu fakturowego
Fakturownia nie oferuje bezpośredniego importu danych z zewnętrznych programów księgowych (takich jak iBiznes Firmatec czy innych). Nie ma też usługi, w ramach której pracownicy Fakturowni wykonaliby import w imieniu klienta - wynika to z przepisów RODO, ponieważ pliki importu zawierają dane osobowe kontrahentów.
Jeśli Twój dotychczasowy program potrafi wyeksportować dane do pliku CSV lub XLS, możesz je zaimportować do Fakturowni samodzielnie. Dotyczy to:
- faktur sprzedażowych
- wydatków
- klientów
- produktów
Uwaga: dokumentów magazynowych nie można importować. W Fakturowni powstają one automatycznie lub ręcznie na podstawie ruchów magazynowych, zgodnie z metodą FIFO.
Jak przygotować plik do importu
Najłatwiej zacząć od eksportu przykładowych danych z Fakturowni - otrzymasz gotowy szablon z właściwą strukturą kolumn. Następnie wystarczy skopiować do niego dane z poprzedniego programu lub przerobić własny plik eksportu tak, żeby pasował do tej struktury.
Żeby wyeksportować przykładowy plik:
- Przejdź do listy faktur.
- Wybierz opcję eksportu do CSV/XLS z pozycjami (dostępna w górnej części listy).
Import przebiega przez: Ustawienia - Import - wybór pliku - weryfikacja podglądu i przypisanie kolumn - potwierdzenie.
Szczegółowe instrukcje:
- Jak wyeksportować faktury
- Jak zaimportować faktury
- Jak zaimportować wydatki
- Jak importować klientów i produkty
Codzienne wystawianie wielu faktur na podstawie pliku zamówień
Import z pliku CSV/XLS to import odtworzeniowy - w pliku muszą znajdować się gotowe wartości: ceny jednostkowe, kwoty, stawki VAT. System nie pobiera automatycznie cen z cennika podczas importu.
Jeśli codziennie wystawiasz kilkadziesiąt faktur na podstawie pliku z zamówieniami (nazwa klienta, produkt, ilość, numer zamówienia) i oczekujesz, że program sam “złoży” fakturę pobierając ceny z cennika - ten scenariusz obsługuje API Fakturowni.
Dzięki API możliwa jest pełna automatyzacja: wystarczy przesłać dane klienta (wyszukiwanie po nazwie lub NIP), nazwę produktu i ilość, a system sam dobierze cenę z cennika i wystawi fakturę. Wymaga to jednak integracji technicznej lub skryptu, który będzie wysyłał dane z pliku do API.