Faktury wysyłane z Fakturowni trafiają do spamu lub nie dochodzą do odbiorców
To częsty problem, który wynika ze sposobu wysyłki wiadomości. Poniżej wyjaśnienie przyczyn i dostępne rozwiązania.
Dlaczego wiadomości trafiają do spamu?
W trybie domyślnym Fakturownia wysyła faktury ze swoich serwerów pocztowych. W polu “od” widoczny jest adres wyglądający jak firmowy adres klienta, ale wiadomość faktycznie pochodzi z serwera Fakturowni. Filtry antyspamowe - w szczególności Gmail - mogą zakwalifikować taką wiadomość jako podejrzaną.
Ważna uwaga: status “Dostarczone” w Fakturowni oznacza, że serwer pocztowy odbiorcy odebrał wiadomość. Nie oznacza to, że wiadomość trafiła do skrzynki odbiorczej - mogła wylądować w folderze Spam, Oferty lub innej zakładce, albo zostać odfiltrowana przez reguły skrzynki odbiorcy.
Co sprawdzić w pierwszej kolejności
Poproś klientów, którzy nie widzą faktury, żeby sprawdzili:
- folder Spam
- zakładkę Oferty (w Gmailu)
- inne zakładki kategoryzujące pocztę
Jeśli wiadomość tam nie jest, a status w Fakturowni to “Dostarczone”, problem leży po stronie serwera lub filtrów pocztowych odbiorcy i nie ma na to bezpośredniego wpływu od strony Fakturowni.
Jak ograniczyć trafianie wiadomości do spamu?
Są trzy podejścia - od najprostszego do najskuteczniejszego.
1. Poproś klientów o dodanie adresu do zaufanych nadawców
Szybkie i niewymagające żadnej konfiguracji. Klienci powinni dodać adres noreply@fakturownia.pl do listy zaufanych nadawców w swojej skrzynce pocztowej. To obejście - nie eliminuje przyczyny, ale działa natychmiastowo.
2. Skonfiguruj własną nazwę nadawcy z rekordami DKIM (plan Pro i Pro Plus)
To rozwiązanie znacząco poprawia dostarczalność. Konfiguracja DKIM sprawia, że serwery odbiorców mogą zweryfikować autentyczność wiadomości.
Jak to zrobić:
- Przejdź do Ustawienia - Ustawienia konta - Wysyłanie e-mailem.
- Wybierz opcję “Użyj własnej nazwy adresu e-mail” i wpisz firmowy adres.
- Kliknij “Ustawienia DKIM”, wpisz domenę, a następnie dodaj wskazane rekordy CNAME i TXT w panelu zarządzania swoją domeną (u dostawcy hostingu).
- Po dodaniu rekordów wróć do Fakturowni i kliknij “Weryfikuj”.
Szczegółowa instrukcja: Wysyłanie faktur z mojego własnego adresu e-mail (ustawienie DKIM)
Uwaga: sama opcja “Użyj własnej nazwy adresu e-mail” bez skonfigurowanych rekordów DKIM i SPF może zwiększyć ryzyko trafiania do spamu, zamiast je zmniejszyć.
3. Wysyłka przez własną skrzynkę pocztową - SMTP (plan Pro i Pro Plus)
Najskuteczniejsze rozwiązanie. Faktury wychodzą bezpośrednio z Twojego serwera pocztowego, a nie z serwerów Fakturowni. Status wysyłki jest wtedy widoczny po stronie Twojej skrzynki pocztowej.
Konfigurację znajdziesz w: Ustawienia - Ustawienia konta - Wysyłanie e-mailem - Wysyłaj przez własną skrzynkę pocztową.
Szczegółowa instrukcja: Wysyłka wiadomości e-mail poprzez własny serwer
Przy konfiguracji SMTP skontaktuj się ze swoim dostawcą hostingu lub domenowym - oni podadzą właściwe dane serwera, port i dane logowania.
Który sposób wybrać?
Jeśli korzystasz z opcji domyślnej i tylko sporadycznie zdarzają się problemy - poproś klientów o dodanie adresu do zaufanych nadawców. Jeśli problem dotyczy dużej części odbiorców, warto rozważyć konfigurację DKIM lub wysyłkę przez własną skrzynkę pocztową.