Faktury proforma – najczęstsze pytania
Jak sprawdzić, które faktury proforma zostały zrealizowane (przekształcone w fakturę VAT)?
Nie ma dedykowanego filtru na liście dokumentów, który pokazuje, które proformy zostały zrealizowane. Możesz to sprawdzić na trzy sposoby:
- W podglądzie proformy lub faktury VAT - pod dokumentem widoczna jest sekcja z powiązanymi dokumentami.
- Włącz opcję automatycznego wpisywania numeru proformy na fakturze VAT - dzięki temu numer proformy będzie widoczny bezpośrednio na fakturze.
- Włącz dodatkową kolumnę ‘Wystawiono fakturę” w sekcji “Dostosowanie wyświetlania kolumn”.
Jak włączyć automatyczne wpisywanie numeru proformy na fakturze VAT?
- Przejdź do Ustawienia > Ustawienia konta > Wydruki.
- Zaznacz opcję “Wstaw numer faktury proforma do faktury”.
- Kliknij Zapisz na dole strony.
Od tej chwili numer proformy będzie automatycznie widoczny na każdej fakturze VAT wystawionej z proformy. Ustawienie działa dla: Faktury VAT, Faktury MP, Faktury Marża, Rachunku, WDT i Eksportu towarów.
Wstaw numer faktury proforma do faktury
Czy numer powiązanej proformy jest dostępny jako kolumna na liście faktur?
Nie. Kolumna z numerem powiązanej proformy nie jest dostępna w opcji “Dostosuj wyświetlanie kolumn” na liście faktur.
Jak wyeksportować faktury z informacją o powiązanej proformie?
Standardowy eksport do XLS nie zawiera tej informacji. Masz dwie możliwości:
- Utwórz własny format eksportu i użyj w nim parametru ‘{{proforma}}’ - instrukcja tworzenia własnego formatu eksportu dostępna jest w bazie wiedzy.
- Jeśli chcesz korzystać ze standardowego eksportu, wpisuj numer proformy ręcznie w polu “Uwagi” na fakturze.
Czy istnieje proforma marża?
Nie. W Fakturowni nie ma typu dokumentu “proforma marża”. Proforma jest dokumentem nieksięgowym i nie obsługuje procedury VAT marża. Możesz wystawić zwykłą proformę albo fakturę VAT marża - ale nie kombinację obu.
Faktura wystawiona z proformy jest automatycznie oznaczona jako opłacona - jak to zmienić?
Kiedy tworzysz fakturę VAT na podstawie proformy oznaczonej jako opłacona, system automatycznie proponuje status “opłacona”. Możesz to zmienić przed zapisaniem dokumentu - w sekcji Płatności na dole formularza ustaw status na “do zapłaty” lub usuń wpis o płatności.
Jeśli faktura została już zapisana i wysłana do KSeF, zmiana statusu nie jest możliwa bez wystawienia korekty.
Proforma a magazyn - problem z blokadą wystawiania faktur przy zerowym stanie
Jeśli masz włączoną opcję “Nie pozwalaj wystawiać faktur na produkty, których nie ma w magazynach”, a wcześniej wystawiłeś do proformy dokument WZ, który wyzerował stan produktu - wystawienie faktury będzie zablokowane.
System nie obsługuje schematu Proforma → WZ → Faktura z zachowaniem powiązań między wszystkimi dokumentami przy włączonej blokadzie stanów magazynowych.
Jedyne dostępne rozwiązanie w tej sytuacji:
- Wystaw proformę.
- Wystaw WZ do proformy.
- Odłącz WZ od proformy - z poziomu podglądu WZ kliknij Faktury > Odłącz od faktury.
- Wystaw fakturę z poziomu WZ - kliknij Faktury > Wystaw fakturę.
W tym schemacie faktura wystawiona z WZ nie wpłynie ponownie na stan magazynowy i można ją zapisać. Wadą jest brak bezpośredniego powiązania między fakturą a proformą.
Czy do proformy można automatycznie wystawić dokument magazynowy (rezerwację)?
Nie. System nie wystawia automatycznie dokumentów magazynowych (w tym rezerwacji) przy tworzeniu proformy.
Czy proforma jest wysyłana do KSeF?
Nie. Proformy nie są fakturami VAT w rozumieniu polskich przepisów - to dokumenty handlowe bez charakteru podatkowego. Z tego powodu nie podlegają wysyłce do KSeF i nie mają takiej opcji. Do KSeF trafiają wyłącznie dokumenty wymienione w TYM artykule.
Jeśli wystawisz fakturę VAT na podstawie proformy, ta faktura będzie już podlegać wysyłce do KSeF.
Po opłaceniu proformy przez Szybki Przelew faktura VAT wystawiła się automatycznie - jak to wyłączyć?
Przejdź do Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Płatności. W sekcji Płatności, przy zaznaczonym checkboxie “Szybki przelew na fakturach”, w polu “Co wystawiać po opłaceniu dokumentu nieksięgowego?” wybierz “Wyłącz” i kliknij Zapisz.
Jak automatycznie wystawiać Faktury po opłaceniu Proformy
Czy można usunąć odrzucone / niepoprawne proformy?
Tak, odrzucone proformy można usunąć. Proforma jest dokumentem nieksięgowym, więc jej usunięcie jest możliwe - wystarczy wejść w podgląd danej proformy i wybrać opcję Usuń