Eksport do Comarch ERP Optima - najczęstsze pytania i problemy
Poniżej zebraliśmy odpowiedzi na pytania, które najczęściej pojawiają się przy konfiguracji i korzystaniu z eksportu do Comarch ERP Optima.
Jak prawidłowo wyeksportować faktury do Optimy
Eksport ERP Optima jest dostępny po aktywacji w sekcji Ustawienia - Integracje i dodatki - Eksporty - Eksport ERP Optima.
Żeby wygenerować plik:
- Przejdź do sekcji Przychody lub Wydatki i otwórz listę faktur.
- Ustaw filtry (okres, dział, typ dokumentu).
- Zaznacz checkboxy przy fakturach, które chcesz wyeksportować.
- Kliknij Eksport/Wydruki i wybierz Eksport ERP Optima.
- W oknie, które się pojawi, wpisz identyfikatory baz danych zgodne z konfiguracją Optimy.
Eksport obsługuje maksymalnie 100 dokumentów jednorazowo. Jeśli masz więcej dokumentów, podziel eksport na kilka części.
Szczegółowa instrukcja dostępna jest w Bazie Wiedzy: Eksport pliku Fakturowni do formatu ERP Optima.
Co wpisać w polach z identyfikatorami baz danych?
Podczas eksportu pojawia się okno z polami na nazwy baz danych. Wpisywane tu wartości muszą być zgodne z konfiguracją w Optimie.
Żeby sprawdzić prawidłowe identyfikatory, przejdź w Optimie do: System - Konfiguracja - Firma - Ogólne - Praca rozproszona. Tam znajdziesz Identyfikator księgowości - domyślnie jest to KSIEG, ale w Twojej instalacji może być inny.
Jeśli wartości w Fakturowni i w Optimie się nie zgadzają, import nie zadziała. W razie wątpliwości co do konkretnych wartości skontaktuj się z pomocą techniczną Comarch, ponieważ są one specyficzne dla każdej instalacji.
Identyfikatory baz wpisujesz przy każdym eksporcie - nie są one zapisywane na stałe w ustawieniach aplikacji.
Błąd “Niezgodność identyfikatora bazy źródłowej”
To jeden z najczęstszych problemów. Oznacza, że wartość identyfikatora zapisana w pliku XML różni się od tego, który jest ustawiony w Optimie.
Co sprawdzić:
- W Optimie (System - Konfiguracja - Firma - Ogólne - Praca rozproszona) zweryfikuj dokładną wartość Identyfikatora księgowości, zwracając uwagę na wielkość liter.
- Upewnij się, że w tej samej sekcji wybrana jest rola Księgowość.
- Sprawdź, czy w Optimie (System - Konfiguracja - Stanowisko - Praca rozproszona) wskazany jest katalog, z którego program pobiera pliki do importu.
- Wygeneruj plik eksportu ponownie po poprawieniu identyfikatorów - wcześniej wygenerowany plik zawiera już stare wartości.
Skróty ‘FAKON’ i ‘FAIN’ widoczne w komunikatach błędów to wewnętrzne oznaczenia sekcji w pliku XML (np. Faktury Kontrahenci, Faktury Import). Nie są to pola, które uzupełniasz w Fakturowni - pochodzą one z samego pliku i są bezpośrednio powiązane z identyfikatorem wpisanym podczas eksportu.
Brak numerów KSeF po imporcie do Optimy
Numery KSeF są zawarte w plikach eksportu ERP Optima (XML), jeśli dany dokument był wysłany do KSeF z Fakturowni. Jeśli po imporcie do Optimy numery te nie są widoczne, warto sprawdzić ustawienia po stronie Optimy lub skontaktować się z pomocą techniczną Comarch.
Pliki JPK nie są przeznaczone do integracji z programami księgowymi - są to pliki przeznaczone dla organów skarbowych. Do przekazywania dokumentów do Optimy należy korzystać z dedykowanego eksportu ERP Optima, nie z pliku JPK.
Oznaczenie JPK_FA na fakturach eksportowanych do Optimy
Faktury wysłane do KSeF, które następnie eksportujesz przez eksport ERP Optima, automatycznie otrzymują oznaczenie JPK_FA. Na chwilę obecną nie ma możliwości wyłączenia ani zmiany tego zachowania - eksport ERP Optima nie posiada odrębnych ustawień do modyfikacji.
Błąd przy imporcie kontrahenta z numerem VAT UE
Jeśli kontrahent ma przypisany numer identyfikacyjny jako VAT UE (z prefiksem kraju, np. DE123456789), Optima może wyświetlać błąd przy imporcie, traktując taki numer jako nieprawidłowy NIP.
Wynika to z tego, że schemat FA(3) Ministerstwa Finansów wymaga podawania odpowiedniego rodzaju identyfikacji dla kontrahentów zagranicznych - Fakturownia przekazuje te dane zgodnie z wymogami struktury.
Jeśli problem dotyczy importu bezpośrednio z KSeF do Optimy, należy zgłosić go do wsparcia technicznego Comarch - faktury wysyłane z Fakturowni do KSeF są zgodne z obowiązującym schematem FA(3).
Jak zaimportować faktury z Comarch do Fakturowni
Fakturownia nie posiada dedykowanego importu dla plików z programu Comarch Optima.
Dostępne opcje:
- Eksport faktur z Optimy do pliku w formacie XLS, XLSX, CSV, TXT lub TSV, a następnie dostosowanie go do wzoru importu Fakturowni. Szczegóły znajdziesz w instrukcji: Import faktur - jak to zrobić.
- Jeśli faktury były wysyłane do KSeF, można je zaimportować bezpośrednio z KSeF przez opcję dostępną w Ustawienia - Integracje i dodatki - Import KSeF XML (struktura FA(3).