Faktura końcowa przy częściowej dostawie - zaliczka 100% lub kilka transportów
Fakturownia obsługuje standardowy scenariusz: jedna lub klika zaliczek - jedna faktura końcowa rozliczająca całe zamówienie. Sytuacje, w których dostawa odbywa się w częściach lub kilkoma transportami, wymagają innego podejścia, bo system nie pozwala wystawić kilku osobnych faktur końcowych w ramach jednego łańcucha zaliczkowego.
Na czym polega ograniczenie?
Gdy wystawiasz fakturę końcową, system automatycznie rozlicza całą kwotę powiązanych zaliczek. Nie ma możliwości ograniczenia tej kwoty tylko do wartości dostarczonej części towaru. Jeśli zaliczka obejmowała 100% zamówienia, a dostarczona partia to np. 60% wartości, faktura końcowa dla tej partii wyjdzie na wartość ujemną.
To samo dotyczy sytuacji, gdy towar jedzie kilkoma transportami i do każdego trzeba wystawić osobny dokument.
Co możesz zrobić
Poczekaj z fakturą końcową do ostatniej dostawy - jeśli wszystkie pozycje zostaną w końcu dostarczone, możesz wystawić jedną fakturę końcową obejmującą całe zamówienie. System rozliczy zaliczkę poprawnie i dokument wyjdzie na zero.
Podziel zamówienie na mniejsze części od początku - zamiast jednego dużego zamówienia, stwórz osobne zamówienie dla każdego transportu lub każdej partii towaru, z przypisanym do niego asortymentem i odpowiednią częścią zaliczki. Każda partia ma wtedy swój pełny, niezależny cykl dokumentów: proforma, zaliczka, faktura końcowa.
Wystaw dokument WZ - jeśli zależy Ci przede wszystkim na potwierdzeniu wydania towaru, dokument wydania zewnętrznego (WZ) spełni tę funkcję bez konieczności wystawiania faktury końcowej.
Wystaw zwykłą fakturę VAT - możesz wystawić fakturę dokumentującą dostawę każdej partii bez powiązania z systemem zaliczkowym. W takim przypadku ręcznie wskazujesz, jaka część należności jest już opłacona. Faktury te nie będą jednak automatycznie połączone z wystawionymi wcześniej zaliczkami, a prawidłowość takiego rozliczenia warto skonsultować z księgową.
Eksport towarów i faktury zaliczkowe
W przypadku eksportu poza UE (np. do Indii) sytuacja jest podobna. W systemie nie ma faktury zaliczkowej z typem “Eksport towarów” - możesz wystawić albo fakturę zaliczkową VAT, albo fakturę eksportową ze stawką 0%-EX, ale nie możesz powiązać faktury eksportowej z wcześniej wystawioną zaliczką.
Jeśli wysyłasz towar w kilku partiach i każda wymaga faktury eksportowej, rozwiązaniem systemowym jest wystawianie kolejnych faktur eksportowych z wartością odpowiadającą danej partii (np. 20%, 30%, 50% wartości zamówienia) bez łączenia ich z zaliczką w systemie. Na ile takie podejście będzie zgodne z przepisami w Twojej konkretnej sytuacji, warto potwierdzić z księgową lub w Urzędzie Skarbowym.
Zgłoszenia celne
Jeśli dokumenty mają jednocześnie spełniać wymogi podatkowe i celne (co jest typowe przy dostawach kilkoma transportami), dobór właściwego rozwiązania skonsultuj z księgową przed wystawieniem pierwszego dokumentu. Wymagania obu procedur mogą wpływać na to, który z powyższych wariantów jest w Twoim przypadku odpowiedni.