Duplikaty produktów w magazynie - przyczyny i rozwiązania

Jeśli w bazie produktów pojawiły się dwa identyczne (lub bardzo podobne) produkty, a stan magazynowy schodzi z tego “złego” - najczęściej wynika to z jednej z kilku przyczyn opisanych poniżej.

Dlaczego system tworzy nowy produkt zamiast używać istniejącego?

Automatyczne dodawanie produktów z dokumentów sprzedażowych

Na koncie może być włączona opcja automatycznego dodawania produktów do bazy na podstawie wystawianych faktur. Jeśli nazwa produktu na dokumencie choć nieznacznie różni się od nazwy w kartotece (np. inna wielkość liter, dodatkowa spacja, inny znak), system potraktuje go jako nowy produkt i utworzy osobną kartę.

Sprawdź to w: Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Produkty.

Kojarzenie produktów po kodzie jest wyłączone

Domyślnie system porównuje produkty po nazwie. Jeśli integracja (np. sklep online lub inne narzędzie) wysyła produkt bez wskazania konkretnego ID produktu z Fakturowni, system szuka go po nazwie. Wystarczy drobna różnica - i zamiast dowiązać istniejący produkt, tworzy nowy.

Żeby temu zapobiec, włącz opcję kojarzenia po kodzie produktu: Ustawienia > Ustawienia konta > Integracja > Kojarzenie produktów po kodzie produktu. Wtedy przy identycznym SKU/kodzie produktu system powiąże istniejącą kartę produktu, nawet jeśli nazwa się nieznacznie różni.

Integracja tworzy produkt samodzielnie przed wystawieniem faktury

W niektórych przypadkach to sama integracja wysyła osobne żądanie utworzenia nowego produktu - zanim jeszcze przyśle fakturę. W efekcie w Fakturowni ląduje świeżo utworzona karta produktu, a ułamek sekundy później faktura z pozycją bez ID - system dopasowuje po nazwie i, przy remisie, wybiera tę nowszą kartę. Od tego momentu integracja “zapamiętuje” ID nowej karty i każdy kolejny dokument trafia do duplikatu.

W takiej sytuacji warto skontaktować się z dostawcą integracji i poprosić o weryfikację, czy przy wysyłaniu faktur przekazywane jest ID produktu z Fakturowni.

Ręczne tworzenie dokumentów z różnymi nazwami produktów

Jeśli przyjmujesz towar przez PZ pod jedną nazwą, a wydajesz przez WZ pod inną (nawet jeśli chodzi o ten sam fizyczny produkt), system traktuje je jako osobne produkty. Nie ma możliwości ręcznego połączenia produktów w module magazynowym - dla systemu to dwie różne karty.

Jak naprawić istniejące duplikaty?

Ustal, który produkt jest właściwy (ten z poprawną kartą i historią magazynową).
Jeśli duplikat powstał przez błędnie wystawione dokumenty, możesz edytować faktury i podmienić produkt na właściwy - przy zapisie system zaktualizuje powiązany ruch magazynowy, o ile dokument magazynowy nie został jeszcze zrealizowany jako wydanie.
Jeśli WZ do faktury już istnieje i ruch magazynowy został zarejestrowany, sama edycja faktury nie przeniesie automatycznie ruchu na właściwy produkt. W takiej sytuacji należy anulować lub skorygować błędny dokument magazynowy i wystawić nowy na właściwą kartę produktu.
Stany magazynowe możesz wyrównać dokumentem RW (rozchód wewnętrzny) na duplikacie i PW (przyjęcie wewnętrzne) na właściwym produkcie.
Po uporządkowaniu ruchów duplikat oznacz jako nieaktywny, żeby nie pojawiał się przy wystawianiu kolejnych dokumentów.

Jak zapobiec duplikatom w przyszłości?

Włącz kojarzenie produktów po kodzie produktu (Ustawienia > Ustawienia konta > Integracja) - to najprostsze zabezpieczenie przy pracy z integracjami.
Jeśli korzystasz z integracji, upewnij się, że wysyła ona do Fakturowni ID produktu, a nie tylko jego nazwę. Samo kojarzenie po kodzie może nie zadziałać, jeśli integracja nie przekazuje kodu produktu w pozycjach dokumentu.
Przy ręcznym wystawianiu dokumentów magazynowych dbaj o spójność nazw - PZ i WZ dla tego samego towaru powinny wskazywać na tę samą kartę produktu.
Jeśli nie korzystasz z integracji, a duplikaty pojawiają się przy fakturach - sprawdź, czy masz włączone automatyczne dodawanie produktów z dokumentów i ewentualnie wyłącz tę opcję.

Źródła

Źródła

Duplikaty produktów w magazynie - przyczyny i rozwiązania

Przejdź do sekcji