Filtry i sortowanie na listach faktur - najczęstsze pytania
Poniżej znajdziesz odpowiedzi na pytania dotyczące wyszukiwania, filtrowania i sortowania dokumentów na listach przychodów i wydatków.
Jak wyszukać faktury po treści, nazwie produktu lub numerze zamówienia?
Domyślna wyszukiwarka sprawdza tylko wybrane pola (m.in. numer faktury, NIP, nazwę nabywcy) i może nie znajdować dokumentów według treści pozycji czy opisu.
Żeby rozszerzyć wyszukiwanie:
- Przejdź do zakładki Przychody lub Wydatki.
- Wpisz szukaną frazę w polu Szukane słowo lub numer.
- Zaznacz checkbox Wyszukiwanie dokładne, który pojawia się bezpośrednio pod polem wyszukiwania.
- Jeśli chcesz przeszukać wszystkie dokumenty z całej historii konta, zmień pole Okres na Wszystkie.
- Kliknij Szukaj.
Wyszukiwanie dokładne obejmuje m.in. nazwy i kody produktów na pozycjach faktury, opisy, uwagi, dodatkowy opis nabywcy, numer zamówienia oraz dane sprzedawcy i nabywcy.
Niestety nie ma możliwości ustawienia wyszukiwania dokładnego jako domyślnego - trzeba je włączać przy każdym wyszukiwaniu.
Jak znaleźć dokumenty i rozszerzyć ich wyszukiwanie na liście faktur?
Jak znaleźć wszystkie faktury wystawione dla konkretnego kontrahenta?
Są dwa sposoby:
- Na liście Przychody wpisz nazwę kontrahenta w polu Szukane słowo lub numer, zaznacz Wyszukiwanie dokładne i w polu Okres wybierz Wszystkie.
- Przejdź do zakładki Klienci, znajdź kontrahenta na liście, wejdź w jego kartę i kliknij przycisk Zobacz faktury. Wyświetli się lista wszystkich dokumentów powiązanych z tym klientem - tam również możesz użyć wyszukiwania dokładnego.
Osobnego filtra po kontrahencie na liście faktur nie ma i jego wdrożenie nie jest planowane.
Jak filtrować wydatki według źródła - np. tylko faktury spoza KSeF?
Na liście Wydatki dostępny jest filtr Źródło. Możesz wybrać:
- Z KSeF - faktury pobrane automatycznie z KSeF,
- Nie z KSeF - faktury dodane ręcznie lub w inny sposób niż pobranie z KSeF,
- Inbox - faktury przesłane przez skrzynkę odbiorczą.
Opcja Nie z KSeF pozwala szybko znaleźć dokumenty, które trzeba przekazać do biura rachunkowego w tradycyjny sposób, np. mailem.
Jak wyfiltrować faktury rzeczywiście pozostające do zapłaty w przypadku faktur z korektą?
Filtr Nieopłacona w połączeniu z typem dokumentu Faktura nie daje dokładnego wyniku - na liście pojawią się również faktury, do których wystawiono korekty lub które zostały anulowane. Wynika to z tego, że korekta nie zmienia typu dokumentu - faktura nadal widnieje jako “Faktura”, mimo że korekta wpłynęła na jej wartość lub status.
Aktualnie w filtrach listy faktur nie ma możliwości uzyskania widoku zawierającego wyłącznie faktury rzeczywiście pozostające do opłacenia (z wyłączeniem korygowanych i anulowanych).
Jeśli potrzebujesz takiego zestawienia, możesz posiłkować się raportem należności lub eksportem danych do arkusza kalkulacyjnego i tam zastosować dodatkowe filtrowanie.
W wydatkach pojawiają się zamówienia - jak je ukryć?
Zamówienia, które pojawiają się na liście Wydatki, są tworzone automatycznie przez KSeF jako dokumenty powiązane z fakturami zaliczkowymi i końcowymi. Nie można tego wyłączyć po stronie Fakturowni.
Najprostsze rozwiązanie to filtrowanie widoku:
- Użyj filtra Typ dokumentu i ustaw go tylko na Faktury - zamówienia znikną z widoku.
- Ewentualnie skorzystaj z filtra Źródło i wybierz KSeF, żeby widzieć tylko faktury pobrane z KSeF bez dokumentów powiązanych.
Fakturownia nie zapisuje domyślnych ustawień filtrów, więc filtr trzeba ustawiać przy każdym logowaniu.
Dlaczego po powrocie z faktury filtry się resetują?
To standardowe zachowanie aplikacji webowej. Filtry są przechowywane w pamięci podręcznej przeglądarki (cache) i resetują się po przejściu do innej strony lub kliknięciu przycisku Powrót w systemie.
Żeby uniknąć konieczności ponownego ustawiania filtrów, otwieraj faktury w nowej karcie przeglądarki - kliknij prawym przyciskiem myszy na dokument i wybierz Otwórz w nowej karcie. Dzięki temu lista z ustawionymi filtrami pozostaje otwarta w oryginalnej karcie i możesz do niej wrócić po zakończeniu pracy z dokumentem.
Nie ma możliwości zapisania domyślnego widoku z wybranymi filtrami ani ustawienia stałego widoku dla wybranego działu lub okresu.
Jak filtrować faktury według działów - czy można wybrać kilka działów jednocześnie?
Tak. Filtr Działy na listach faktur i wydatków obsługuje wybór wielu działów jednocześnie (multi-select). W filtrze dostępna jest wyszukiwarka, która ułatwia odnalezienie właściwego działu, gdy masz ich więcej.
Jak filtrować faktury według waluty?
Na liście Przychody dostępny jest filtr Waluta. Lista obejmuje: EUR, PLN, USD, GBP, CAD, AUD oraz JPY. Pozostałe waluty są grupowane pod pozycją Pozostałe waluty.
Nie ma możliwości dodania konkretnej waluty jako osobnej pozycji filtra. Jeśli potrzebujesz filtrować faktury w walucie spoza standardowej listy, możesz wyeksportować listę faktur do pliku i przefiltrować kolumnę z walutą w arkuszu kalkulacyjnym.
Jak sortować faktury według działu?
Kolumna Nazwa skrócona działu jest widoczna na liście, ale nie obsługuje sortowania przez kliknięcie nagłówka. To nie błąd - funkcja sortowania po tej kolumnie po prostu nie została zaimplementowana.
Kolumny obsługujące sortowanie to: numer, wartość netto, wartość brutto, sprzedawca, klient, data sprzedaży, data wystawienia, data płatności, termin płatności, produkt/usługa, nr zamówienia, NIP.
Jako obejście możesz skorzystać z filtra Działy po lewej stronie listy, który pozwala zawęzić wyniki do dokumentów z konkretnego działu.
Faktura z danego miesiąca wyświetla się zawsze na górze listy wydatków - dlaczego?
Jeśli konkretna faktura zawsze pojawia się na początku listy niezależnie od sortowania, przyczyną może być nieprawidłowa data wpływu dokumentu.
Żeby to poprawić:
- Wejdź w edycję tej faktury.
- Kliknij przycisk Więcej, a następnie Pokaż opcje dodatkowe.
- Znajdź pole Data wpływu dokumentu i popraw datę.
- Zapisz zmiany.
Czy można filtrować produkty według tego, w jakich zestawach się znajdują?
Nie - w systemie nie ma możliwości filtrowania produktów według przynależności do zestawu. Skład zestawu można sprawdzić tylko wchodząc bezpośrednio w dany zestaw.
Czy można zapisać ustawienia filtrów jako domyślny widok?
Nie. Fakturownia nie umożliwia zapisania domyślnych ustawień filtrów ani szablonów wyszukiwania. Domyślnie na listach faktur wyświetlane są dokumenty z ostatnich 12 miesięcy i nie ma możliwości zmiany tego ustawienia.