Kojarzenie produktów z faktur KSeF - jak działa i dlaczego może nie działać
Faktury zakupowe pobierane z KSeF mogą automatycznie tworzyć dokumenty PZ i aktualizować stany magazynowe - ale tylko wtedy, gdy system poprawnie skojarzy pozycje z faktury z produktami w bazie. Jeśli to kojarzenie nie zadziała, to w zależności od ustawień konta towary wiszą jako tekst bez powiązania z kartoteką i stan magazynowy się nie zmienia lub tworzony jest nowy produkt w bazie.
Jak działa kojarzenie produktów przy włączonej opcji kojarzenia produktów?
System kojarzy produkty z faktury z bazą w następującej kolejności:
- Najpierw po polu Kod produktu w karcie produktu
- Potem po nazwie produktu
Jeśli żaden z warunków nie jest spełniony, połączenie nie następuje i domyślnie tworzy się nowa kartoteka produktu.
Kojarzenie po kodzie EAN nie jest obsługiwane - nawet jeśli kod EAN na fakturze zgadza się z tym wpisanym w karcie produktu w polu Kod EAN, system tego nie uwzględni przy łączeniu.
Najczęstsze przyczyny braku kojarzenia
- W karcie produktu pole Kod produktu jest puste - system nie ma czego porównać
- Dostawca podaje w polu “kod produktu” swój wewnętrzny kod (np. YT-8165), a w karcie produktu wpisany jest kod EAN (np. 5906083981654) - wartości się nie zgadzają
- Dostawca ma inną nazwę towaru niż ta w bazie i brak kodu produktu po obu stronach
- Faktura z KSeF zawiera kod GTIN/EAN w osobnym polu, a nie w polu kodu produktu - system widzi tylko to, co trafia do pola “kod produktu” z pliku XML
- Kod produktu nie jest unikalny (powtarza się dla więcej niż jednego produktu w bazie)
Jak ustawić kojarzenie poprawnie?
Dla każdego produktu, który ma być kojarzony automatycznie, należy:
- Wejść w kartę produktu (Produkty > lista produktów > edytuj)
- W polu Kod produktu wpisać dokładnie tę wartość, która pojawia się w polu “kod produktu” na fakturze od danego dostawcy
- Zapisać kartę
Jeśli różni dostawcy podają różne kody dla tego samego towaru - trzeba wybrać jeden, który jest konsekwentnie używany. Można też wpisać kod EAN w polu Kod produktu, jeśli dostawca zawsze podaje EAN jako kod produktu na fakturze (nie w osobnym polu GTIN).
Niestety, nie ma możliwości dodania kilku alternatywnych kodów do jednej karty produktu.
Co zrobić z dokumentem PZ, który nie skojarzył produktów
Jeśli dokument PZ już powstał, ale pozycje nie są powiązane z kartoteką:
- Przejdź do Magazyn > Dokumenty magazynowe
- Znajdź dokument PZ i kliknij jego numer, żeby wejść w podgląd
- Z menu podręcznego wybierz Edytuj
- W sekcji Pozycje zmień nazwę produktu na tę z Twojej bazy, uzupełnij cenę i ilość zgodną z fakturą
- Kliknij Zapisz
Po zapisaniu stan magazynowy zostanie zaktualizowany.
Zduplikowane karty produktów - jak to naprawić
Jeśli system przez jakiś czas tworzył nowe karty produktów zamiast łączyć z istniejącymi, możesz mieć podwójne kartoteki. Przy aktywnym magazynie funkcja scalania produktów jest niedostępna - jej użycie mogłoby doprowadzić do nieścisłości w dokumentach magazynowych.
Bezpieczne wyjście z tej sytuacji:
- Wystaw dokument RW na zduplikowany produkt (ten z błędną nazwą/kodem) - zdejmie on cały zgromadzony stan
- Wystaw dokument PW na właściwy produkt - doda ten sam stan do właściwej karty
- Zduplikowany produkt ustaw jako nieaktywny: wejdź w edycję karty produktu > Zobacz więcej opcji > zaznacz Nieaktywny > Zapisz
Dzięki temu stany będą spójne i wytłumaczalne w dokumentacji.
Ustawienie tworzenia nowych produktów z faktur KSeF
W Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Produkty znajduje się opcja Produkty na fakturach zakupowych. Jeśli jest ustawiona na “nie dodawaj automatycznie”, system nie tworzy nowych kart gdy nie znajdzie dopasowania - towar pozostaje jako tekst bez powiązania z bazą. Jeśli chcesz, żeby nieskojarzone produkty były automatycznie dodawane do bazy, zmień to ustawienie - ale wcześniej upewnij się, że kody produktów w kartotece są uzupełnione poprawnie, żeby nie tworzyć kolejnych duplikatów.
Jak wyłączyć dodawanie produktów z faktur kosztowych?
Pełna instrukcja znajduje się w artykule: Jak wyłączyć dodawanie produktów do bazy dla faktur pobranych z KSeF?