Niezgodność stanów magazynowych - produkty sprzedane bez dokumentów WZ
Na czym polega problem?
Jeśli stany magazynowe w systemie różnią się od wyliczeń na podstawie dokumentów, najczęstszą przyczyną jest sprzedaż towaru bez wystawiania dokumentów WZ. W takim przypadku system traktuje sprzedaną ilość jako “sprzedaną bez dokumentów magazynowych” i uwzględnia ją osobno przy wyliczaniu dostępnego stanu.
Pole Dostępna ilość w karcie produktu jest wyliczane jako różnica między ilością przyjętą na stan a ilością sprzedaną bez dokumentów magazynowych. Jeśli sprzedaż była rejestrowana tylko na fakturach lub paragonach, bez powiązanych dokumentów WZ, stan widoczny w systemie nie będzie odpowiadał rzeczywistości.
Żeby sprawdzić sytuację konkretnego produktu, wejdź w jego kartę i sprawdź sekcję Sprzedane bez dokumentów magazynowych - jeśli widnieje tam jakaś ilość, to właśnie ona powoduje rozbieżność.
Jakie dokumenty do jakich operacji?
Każdy ruch magazynowy powinien być potwierdzony odpowiednim dokumentem:
- WZ (Wydanie zewnętrzne) - wydanie towaru z magazynu w związku ze sprzedażą. Każda sprzedaż powinna mieć powiązany dokument WZ, żeby stan się poprawnie zmniejszał.
- RW (Rozchód wewnętrzny) - zdjęcie towaru ze stanu z przyczyn innych niż sprzedaż, np. uszkodzenie, przeterminowanie, zużycie własne. To właściwy dokument do likwidacji towaru.
- PW (Przyjęcie wewnętrzne) - korekta stanu w górę, gdy fizycznie mamy więcej towaru niż pokazuje system, a nadwyżka nie wynika z dokumentów magazynowych.
Dokumenty PW i RW nie zastępują dokumentów WZ - służą do innych celów i nie “naprawiają” stanów wynikających z brakujących wydań magazynowych.
Jak doprowadzić stany do zgodności?
Jeśli stany w systemie znacznie odbiegają od rzeczywistości, najszybszym rozwiązaniem jest inwentaryzacja - pozwala zbiorczo ustawić stany na wartości rzeczywiste.
Żeby wystawić dokument inwentaryzacji:
- Przejdź do Magazyn > Dokumenty magazynowe > Nowy dokument > Inwentaryzacja
- Nie zatwierdzaj dokumentu od razu - kliknij Edytuj w prawym górnym rogu
- W kolumnie Ilość wpisz faktyczny stan każdego towaru
- Zapisz i zatwierdź dokument
Jak zapobiegać podobnym rozbieżnościom w przyszłości?
Warto włączyć opcję Ograniczenie ilościowe (magazynowe) - oznacz automatycznie dla nowych produktów. Dzięki temu system nie pozwoli sprzedać towaru, którego nie ma na stanie, co wymusza prawidłowe prowadzenie dokumentacji.
Żeby włączyć tę opcję:
- Przejdź do Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Produkty
- Zaznacz checkbox Ograniczenie ilościowe (magazynowe) - oznacz automatycznie dla nowych produktów
- Zapisz zmiany
Przydatne artykuły
- Jak wystawić dokument WZ
- Dokumenty PW i RW - kiedy i jak wystawiać
- Inwentaryzacja produktów w magazynie
- Rozchód wewnętrzny (RW) - jak i w jakim celu wystawiamy
- Przyjęcie wewnętrzne (PW) - jak wystawić dokument magazynowy