Sekcja “Sprzedane bez dokumentów magazynowych” - co oznacza i jak postępować
Jeśli masz włączoną obsługę magazynową, każda faktura sprzedażowa wystawiona bez powiązanego dokumentu WZ trafia do sekcji “Sprzedane bez dokumentów magazynowych” w karcie produktu. System w ten sposób rezerwuje ilość towaru, który powinien zostać zdjęty ze stanu dokumentem wydania, ale jeszcze tego dokumentu nie ma.
Skutkuje to tym, że inwentaryzacje wykonane w różnych miesiącach mogą pokazywać różne wartości - nawet jeśli w danym okresie nie było żadnych dokumentów magazynowych. System uwzględnia sprzedaną (zarezerwowaną) ilość, bo towar fizycznie opuścił magazyn, tylko nie ma jeszcze potwierdzającego to dokumentu WZ.
Jak wyzerować wartość “Sprzedane bez dokumentów magazynowych”
Jedynym sposobem jest dodanie brakujących dokumentów WZ do faktur wystawionych bez dokumentu magazynowego.
Jak znaleźć te faktury:
- Przejdź do karty produktu w zakładce Magazyn > Produkty.
- W sekcji “Dostępna ilość” odszukaj wiersz “Sprzedane bez dokumentów magazynowych”.
- Kliknij przycisk “Zobacz” po prawej stronie - system wyświetli listę konkretnych faktur bez powiązanego WZ.
- Wejdź w podgląd każdej z tych faktur i z menu podręcznego wybierz Dokumenty magazynowe > Dodaj dokument magazynowy, a następnie utwórz dokument Wydania Zewnętrznego (WZ).
Dokument WZ możesz wystawić z dowolną datą - także do faktur z poprzednich miesięcy.
Podwójne zdejmowanie towaru ze stanu - faktury i paragony
Jeśli pracujesz według schematu zamówienie > faktura zaliczkowa > paragon > faktura końcowa i zauważasz, że produkt jest zdejmowany z magazynu dwukrotnie, przyczyną jest brak powiązania między paragonem a fakturą.
Sama opcja “Faktura do paragonu” zaznaczana ręcznie podczas wystawiania dokumentu nie łączy tych dokumentów ze sobą. Służy wyłącznie do celów ewidencyjnych (np. JPK). Aby dokumenty były faktycznie powiązane, fakturę należy tworzyć bezpośrednio z podglądu paragonu.
Poprawna kolejność tworzenia dokumentów:
- Utwórz zamówienie.
- Utwórz zaliczki powiązane z zamówieniem.
- Utwórz paragon.
- Wejdź w podgląd paragonu i z menu podręcznego wybierz Dokumenty magazynowe > Dodaj dokument magazynowy, aby utworzyć dokument WZ.
- Wróć do podglądu paragonu, kliknij “Więcej opcji”, a następnie wybierz “Utwórz końcową do paragonu” (kursor na strzałkę obok opcji “Ustaw fakturę do paragonu”).
Dzięki takiej kolejności system nie zdejmie towaru ze stanu dwukrotnie.
Ustawienia automatycznego tworzenia dokumentów magazynowych
Możesz zdecydować, czy system ma automatycznie tworzyć dokumenty WZ przy wystawianiu faktur. Opcję znajdziesz w Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Magazyny.
Dostępne warianty:
- Automatyczne tworzenie WZ przy wystawianiu faktury - każda nowa faktura sprzedażowa generuje dokument magazynowy. Zalecane ustawienie, które zapobiega pojawianiu się kolejnych pozycji w sekcji “Sprzedane bez dokumentów magazynowych”.
- Wyłączone - faktury nie generują automatycznie dokumentów WZ. W takim przypadku każda faktura bez ręcznie wystawionego WZ będzie trafiać do sekcji “Sprzedane bez dokumentów magazynowych”.
Jeśli wyłączysz automatyczne WZ, warto jednocześnie włączyć blokadę sprzedaży poniżej zera. W tym celu przejdź do Ustawienia > Ustawienia konta > Konfiguracja > Produkty i zaznacz opcję “Nie pozwalaj wystawiać faktur na produkty, których nie ma w magazynach”. Dzięki temu system nie pozwoli wystawić faktury na towar, którego nie ma na stanie.
Zmiana nazwy produktu a stan magazynowy
Edytowanie faktury i zmiana produktu na inny może spowodować usunięcie powiązanego dokumentu WZ, jeśli na koncie jest aktywna opcja “Aktualizuj akcje magazynowe na powiązanym dokumencie”. Produkt, który był na oryginalnej fakturze, traci swój dokument magazynowy i jego ilość trafia do sekcji “Sprzedane bez dokumentów magazynowych”.
W takim przypadku należy sprawdzić, czy stary produkt (który może być już nieaktywny) nadal ma stan w magazynie. Nieaktywne produkty widoczne są po zastosowaniu filtra “Tylko nieaktywne” w zakładce Magazyn > Produkty. Jeśli stan tam jest, można go przenieść do właściwego produktu za pomocą dokumentów RW i PW, a następnie wystawić brakujący WZ do faktury.